Dependendo do perfil, pode ser que algumas pessoas ainda prefiram lidar com documentos impressos. Isso porque se sentem mais seguras em ter algo palpável em mãos. Entretanto, tudo é uma questão de se habituar a outros processos e para isso a adaptação é essencial, na implementação de GED não seria diferente.
No entanto, para estabelecer novos hábitos, é importante primeiro que a pessoa compreenda os motivos das mudanças.
Quando há entendimento e clareza quanto às razões que justificam alguma alteração, fica mais fácil se dispor ao aprendizado de coisas novas.
No caso do GED, entender as vantagens obtidas em redução de custos, praticidade, eficiência, produtividade, segurança e sustentabilidade faz com que as pessoas revejam sua preferência por documentos impressos.
O motivo é que o GED é um completo sistema de gestão de documentos, e com ele o gerenciamento das atividades ganha agilidade e otimização.
Quer entender melhor? Então acompanhe a leitura e fique por dentro da melhor solução para administrar diferentes tipos de documentos usando uma tecnologia adaptável a diversos negócios.
Conforme dissemos, o GED foca na gestão de tipos diferentes de documentos. É um software que foi desenvolvido especialmente para essa atividade, logo possui funcionalidades específicas para garantir:
A aplicação se estende aos diferentes formatos de documentos como textos, imagens, áudios e vídeos. Além disso, o acesso aos documentos é extremamente ágil e direcionado somente às pessoas que devem acessá-los.
Desse modo, o GED prevê que cada funcionário tenha autorização prévia. Sendo assim, quem fizer a busca por documentos deve justificar porque precisa consultá-los ou emiti-los.
O primeiro passo para que a implementação do GED seja bem sucedida é engajar os colaboradores da empresa.
Isso porque, os usuários do dia a dia serão beneficiados em larga escala no manuseio dos documentos e, assim a empresa como um todo obterá vantagens.
Levando em conta esses aspectos, faça com que as equipes tomem conhecimento dos benefícios e mantenha a porta aberta para esclarecer todas as dúvidas.
Uma das vantagens percebidas logo de início se relaciona à redução de custos, mas além dela existem outras, confira:
Além disso, com apoio especializado a implementação poderá ser customizada para atender as principais demandas do negócio.
Embora a transformação seja realmente expressiva, o processo de implementação do GED foca em reduzir ao máximo o impacto na rotina da empresa.
A ideia é que as novas soluções não tragam transtornos, e que tudo seja realizado da forma mais rápida e simples possível. Vamos listar abaixo as 4 principais etapas para uma boa implementação do GED.
A implementação do GED, como qualquer outra, vai exigir que os colaboradores lidem com tarefas relacionadas ao assunto. Logo, planejar as ações se torna um dos fatores primordiais para que o processo flua bem.
Dentro disso, é importante definir as atividades, quem serão os responsáveis e estabelecer prazos para as entregas. Isso porque o volume de documentos para digitalizar pode ser grande no começo.
Mas, a verificação de quais realmente devem passar pelo processo deve ser feita previamente, porém, com datas definidas para começar e terminar.
Já mencionamos que a ideia do GED é otimizar e aumentar a produtividade, sem que a implementação cause impactos significativos na rotina dos usuários.
Desse modo, dependendo da complexidade de um negócio, a implementação do GED poderá ser realizada em fases.
Embora possa demorar um pouco mais, definir isso ainda no início do planejamento poderá otimizar as várias etapas que serão necessárias.
Essa tarefa pode ser dividida entre as áreas, pois os funcionários de cada departamento são as melhores pessoas para classificar o que segue para digitalização ou para o descarte.
Dependendo da quantidade de documentos, o processo pode levar mais ou menos tempo. E isso pode se diferenciar por área, pois nem todas fazem uso de papeis e mídias com a mesma frequência e quantidade.
Em suma, se trata de inventariar a base documental e na oportunidade otimizar o processo, redefinindo as informações que realmente precisam ser arquivadas ou não.
Descarte de documentos
Os documentos que serão direcionados para o descarte deverão permanecer armazenados por mais um período, em geral, de 30 a 90 dias.
Somente após a confirmação de que a digitalização desses documentos foi bem-sucedida é que eles devem ser descartados definitivamente. Dessa forma, considere que se trata de um backup temporário.
Também é importante analisar cuidadosamente a tabela de temporalidade de documentos, para ter certeza de que o mesmo pode ser descartado.
A segurança dos dados e informações é um dos pontos altos da ferramenta. Isso porque o GED possibilita que os acessos sejam estabelecidos por hierarquia e conforme as funções de cada funcionário.
Desse modo, cada um vai acessar apenas as informações que precisa – impreterivelmente – para realizar seu trabalho.
Além disso, tudo que for feito em relação ao documento fica registrado: adição ou exclusão de dados, data do acesso, etc.
Passo 4: Teste a implementação do GED
Todos os colaboradores que farão uso da plataforma do GED devem ser treinados, o que também é muito simples, pois a ferramenta é totalmente intuitiva.
Contudo, é importante testar a implementação do GED antes de começar o uso definitivo. Faça isso enviando pequenos lotes de documentos e realize as conferências que evidenciam o sucesso da operação.
O acompanhamento da atualização dos fluxos de atividades deverá ser realizado por um período. Isso porque, os colaboradores podem ter dúvidas quanto aos novos procedimentos e é de suma importância orientá-los.
A completa implementação do GED só se dá quando os funcionários dominam as tarefas da sua área com o uso do novo sistema. Soma-se a isso a confirmação de que a plataforma está realizando as atividades perfeitamente.
Dentro do sistema GED, a publicação final de um documento passa por algumas etapas na “Central de Documentos”:
Vamos complementar com uma explicação prática.
Supondo que a digitalização se refere à uma base cadastral, como clientes ou consumidores, por exemplo.
Na etapa 1, a definição do tipo de documento pode ser “Cadastro de Clientes” ou “Cadastro de Consumidores”.
Já na etapa 2, serão informados quais campos são necessários para identificação desse padrão de documento.
Ainda na etapa 2, caso haja mais algum documento que precise ser anexado, por exemplo, um contrato, basta inseri-lo no “campo arquivo” já no formato digitalizado.
Por fim, através da Central de Documentos, a etapa 3 acontece com a publicação do documento. Tudo isso de forma descomplicada e muito rápida.
Se a sua empresa faz uso de outro sistema de gestão documental, é possível fazer a migração para o GED sem grandes complicações. Basta importar o conteúdo guardado na base de dados para a plataforma do GED.
Mas, caso tenha documentos e mídias físicos também, após digitalizá-los eles poderão se integrar na base do GED sem maiores problemas.
O processo de migração poderá ser feito em lotes ou em uma única remessa. Tudo dependerá do volume de documentos da empresa.
A gestão documental por meio do GED, é a alternativa mais rentável e eficaz da atualidade para negócios – de todos os portes – que buscam diminuir custos e otimizar o gerenciamento de documentos.
O ArqGED e outras soluções da Arquivar se destacam no mercado devido ao padrão de excelência oferecido e efetividade garantida na otimização da gestão de documentos de nossos clientes. Saiba mais!
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
