Manifesto Empresa sem papel: junte-se a essa causa

Você imagina manter uma empresa sem papel? Em um mundo que olha cada vez mais para as questões sustentáveis, pensar em manter o seu negócio de maneira mais ecológica e menos agressiva para o planeta é fundamental.  

No mês de junho comemoraremos a Semana do Meio Ambiente. Pensando nisso, trouxemos aqui algumas sugestões para empresas que querem continuar crescendo, mas também pretendem rever seu modo de produção e reduzir os impactos ambientais em suas atividades.  

Motivos para reduzir a quantidade de papel na sua empresa 

Existem muitos motivos pelos quais você deve pensar em reduzir a quantidade de papel consumido na sua empresa. Um dos principais é a questão econômica.  

Pesquisas apontam que de 1 a 3% da receita de uma empresa pode ser destinada exclusivamente ao consumo de papel, o que traz impactos financeiros bem expoentes para os negócios. A maioria desses gastos se concentra justamente na impressão de documentos.  

Mas, o que nem todo mundo sabe é que essas despesas, embora surjam com os documentos, não se restringem a eles. Existe também o que chamamos de “gastos invisíveis”, são aqueles que ocorrem de maneira secundária pelo acúmulo de papel.  

Listamos a seguir 7 motivos pelos quais você deve pensar em uma empresa sem papel, e na sequência algumas estratégias que podem ajudar o seu negócio a migrar para um modelo mais sustentável e mais positivo em relação ao meio-ambiente.  

3 motivos para apostar em uma empresa sem papel 

Talvez não seja possível abolir totalmente as impressões, mas você pode pensar em soluções sem papel para muitas atividades. Veja agora bons motivos para isso.  

Diminuição dos custos: 

Como adiantamos anteriormente, o motivo mais importante para diminuir o consumo de papel na sua empresa é a redução de custos.  

Além da própria compra de insumos, podemos citar outros gastos que estão diretamente relacionados ao consumo excessivo de papel, tais como: 

  • Tempo gasto com a gestão; 
  • Problemas de produtividade; 
  • Gatos com espaço para armazenamento; 
  • Manutenção de equipamentos (Como a própria impressora), entre outros.  

Além disso, não podemos esquecer que a própria energia elétrica acaba sobrecarregada quando a sua impressora precisa trabalhar o dia inteiro para manter a atividade da empresa.  

Eficiência no armazenamento: 

O mau armazenamento de documentos também é um problema que precisa ser resolvido. Quando você falha nesse sentido, corre risco de perder informações importantes. Além disso, a equipe de trabalho acaba gastando muito mais tempo para resolver coisas que poderiam ser bem mais simples.  

Além disso, uma sala de arquivos ocupa muito espaço e pode impactar diretamente no aluguel. A digitalização permite um armazenamento mais eficiente, seguro e econômico.  

Empresa menos poluente: 

Os consumidores hoje em dia pensam muito além da compra. É importante para o cliente consumir de empresas que tenham valores éticos e morais condizentes com o dele. 

Pensando nisso uma empresa sem papel pode se destacar por se mostrar menos poluente e mais ativa em causas que envolvam a preservação ambiente e a redução dos impactos no planeta.  

Menos papel, menos gastos, menos poluição. Com esse combo a tendência é que a sua empresa cresça mais e de forma muito ágil, conquistando a simpatia do público e se destacando perante a concorrência.  

Como fazer essa migração

Como dissemos anteriormente, uma das dificuldades das empresas é justamente migrar de um modelo que demanda muito papel para um que não precisa mais disso. Veja algumas dicas para fazer esse processo de mudança ser menos complexo.  

Conscientize a equipe 

Conscientizar a sua equipe é a chave para tudo. Os funcionários precisam entender os malefícios do papel para o planeta e para a própria produtividade.  

Uma sugestão aqui é trabalhar bem a comunicação interna para que todos recebam informativos – preferencialmente digitais – sobre como usar e reutilizar o papel, diminuindo a quantidade.  

Outra ideia é realizar treinamentos e reuniões em que todos os departamentos possam opinar e sugerir mudanças para que juntos transformem em uma empresa sem papel.  

Diminua o número de impressão 

Quanto é gasto, efetivamente, em impressões desnecessárias? Também devemos pensar sobre isso para diminuir a quantidade de papel que é usada dentro da empresa. 

Muitas vezes um documento sai errado por conta da digitação, por exemplo, o que seria facilmente resolvido como uma simples revisão. Além disso, aproveite sempre que possível os dois lados das folhas, use as sobras como rascunho ao invés de post-it etc.  

Opte pela comunicação digital 

Vocês ainda imprimem informativos e usam quadro de recados com papéis fixados? Em plena era tecnológica, apostar na comunicação digital como ferramenta principal é muito importante. Além de ser mais ágil, ela diminui consideravelmente o número de impressões desnecessárias.  

Atas e anotações sobre reuniões podem ser enviadas por e-mail para os interessados, ao invés de impressas. Procure usar mais a comunicação digital para apoiar uma empresa em papel.  

3 dicas de ouro para diminuir o consumo do papel na sua empresa 

Tudo o que apresentamos até aqui são opções interessantes para quem quer fazer a migração para uma modelo de empresa sem papel. Mas, essas pequenas mudanças ainda não são suficientes para causar grandes impactos.  

As próximas 3 dicas são fundamentais e podem ajudar a sua empresa a ter os melhores resultados em economia, organização, fluxo de trabalho e apelo sustentável.  

Digitalize os documentos: 

Contratos, informativos, documentos empresariais, fichas de funcionários…tudo isso gera um volume imenso de papel, compromete a segurança das informações e complica a rotina de trabalho.  

Transforme esses papéis em arquivos digitais fáceis de serem manuseados e muito mais seguros e acessíveis. A digitalização é uma solução moderna e que pode transformar completamente a rotina em sua empresa.  

Aposte em assinaturas eletrônicas ou digitais: 

Se o seu receio com relação à adoção de documentos digitais diz respeito a assinatura, não se preocupe: há uma solução para isso também.  

As assinaturas eletrônicas validam os documentos e possuem reconhecimento jurídico exatamente como a assinatura manual.  

A diferença é que ela é feita pelo computador, sem a necessidade de impressão o documento e sem a necessidade da reunião dos signatários. A assinatura digital é reconhecida pela Medida Provisória nº 2.200-2/01.  

Priorize contratos digitais: 

Por fim, com uma assinatura digital de qualidade e com documentos digitalizados que podem ser facilmente compartilhados você pode abolir os contratos físicos e passar a usar os contratos digitais.  

Basta contar com um gerenciamento qualificado de documentos para manter todos os dados organizados e com isso aproveitar as vantagens da tecnologia diminuindo o número de impressões. 

Soluções Arquivar Para Uma Empresa Sem Papel 

Tornar-se uma empresa sem papel não é somente bom para o fluxo de trabalho: é uma estrela a mais na reputação de sua empresa. Marcas que demonstram preocupação com questões ambientais e que se empenham em melhorar são muito bem quistas pela clientela.  

A Arquivar possui mais de 30 anos de experiência no mercado de digitalização. Oferecemos um serviço de gestão estratégica cuja função é ajudar a sua empresa a crescer mais e melhor, tornando-se cada vez mais relevante em seu nicho de atuação.  

Nossas soluções ArqGED, ArqSign e ArqScan oferecem respaldo para que a sua empresa migre do documento físico para o documento digital, transformando-se em uma empresa sem papel: mais moderna, mais inteligente e mais econômica.  

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