Política de Privacidade

Site Arquivar e Site ArqSign

I. INTRODUÇÃO
1.1. Padrão de Governança da Arquivar frente à Proteção de Dados

A ARQUIVAR possui mais de 30 anos de mercado, atuando como provedora de soluções, serviços e softwares no âmbito da gestão de documentos e processos, de modo a assegurar o gerenciamento e automação de fluxos de trabalho, serviços de organização de documentos, digitalização e microfilmagem.

A Arquivar, neste contexto, atende hoje empresas de diversos segmentos que estejam interessadas em modernizar, com segurança, seus processos para gerir e controlar adequadamente seus documentos.

A Arquivar, como já comprovado, acredita que a excepcionalidade de uma empresa está não somente no produto ou serviço que entrega, mas também na qualidade do processo que o gera. Assim, a Arquivar tem o compromisso com você (“Você” ou “Cliente”) de assegurar a proteção dos seus dados, em consonância aos padrões legais estipulados nacional e internacionalmente. Logo, é ideal que esclareçamos como operamos e protegemos os dados tratados em nossas Plataformas.

Considerando o exposto, a presente Política de Privacidade (“Política”) visa assegurar inequívoca interpretação de como são realizados todos os atos necessários ao devido tratamento das informações e dados pessoais disponibilizados à Arquivar para a utilização dos nossos sites, inclusive o arquivar.com, arquivar.com.br, arqsign.com e arqsign.com.br, bem como seus subdomínios, aplicativos móveis, cliente web ou cliente profissional e/ou qualquer um dos nossos outros produtos ou serviços vinculados a esta Política de Privacidade (os “Serviços”).

A presente Política se insere em um espectro amplo de elementos que integram a ética de valorização e de proteção do cliente na Arquivar e, portanto, deve ser lida e interpretada a partir do conjunto de regulamentos que compõem a nossa estrutura de governança da informação e proteção dos usuários, incluindo, mas não se limitando, aos Termos de Uso.

II. DEFINIÇÕES

Pautando-se nos seus valores de transparência e diligência, a Arquivar, na oportunidade, esclarecerá alguns conceitos basilares para a LGPD, a fim de garantir o recebimento desta mensagem de forma clara e inequívoca.

2.1 Agentes de Tratamento de Dados Pessoais

Ao operar e tratar as informações recebidas, a Arquivar assume a posição de agente de tratamento dos dados pessoais. A depender do contexto, a Arquivar pode figurar como controladora ou operadora de dados, nos termos do artigo 39 da LGPD.

2.2 Anonimização

Tratamento realizado ao dado pessoal de modo a impedir a sua associação, direta ou indireta, a um indivíduo. Assim, o dado anonimizado não se insere no escopo de proteção e incidência da LGPD.

2.3 Controlador

É a pessoa (física ou jurídica) a quem compete as decisões relativas ao tratamento dos dados pessoais na Plataforma.

Na maioria das vezes, o Controlador é Você, cliente, que emite ordens de processamento das referidas informações.

2.4 Dados Pessoais

Quaisquer dados que, em análise isolada ou conjunta, possibilitem a identificação de pessoa natural, bem como aqueles que forem utilizados para formação de perfis comportamentais. Nesse sentido, dados sobre pessoas jurídicas não se incluem no escopo da LGPD.

2.5 Dados Pessoais Sensíveis

Dados vinculados à pessoa natural, que a exponham a maior condição de vulnerabilidade e/ou discriminação. Assim, são sensíveis dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dados genéticos ou biométricos.

2.6 Operador

Pessoa (física ou jurídica) que realiza o tratamento de Dados em nome do controlador. É a principal função como agente de dados que a Arquivar assume, tendo em vista que nós coletaremos e trataremos Dados Pessoais por conta e ordem do Cliente.

2.7 Titular de Dados Pessoais

Pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

2.8 Tratamento de Dados Pessoais

Toda operação realizada com as informações e os dados fornecidos. De maneira exemplificativa e não exaustiva: as atividades de coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação e transferência.

III. ESCOPO

A presente Política visa esclarecer como a Arquivar sistematiza o tratamento de dados pessoais dos Clientes.

Dessa forma, recomendamos o estudo da presente Política de Privacidade, observando a adequação às suas expectativas pessoais e profissionais, tendo em vista que a concordância a esta Política é essencial para utilização dos nossos Serviços. Isso porque, ao enviar as informações solicitadas e utilizar nossos Serviços, os Clientes submetem seus dados à responsabilidade da Arquivar.

IV. PRINCÍPIOS DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Em consonância ao disposto no artigo 6º da LGPD, a Arquivar acompanha os seguintes princípios de proteção de dados pessoais quando do respectivo tratamento:

  • Finalidade. A Arquivar realiza o tratamento de dados pessoais somente para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular de dados pessoais.
  • Adequação. O tratamento de dados pessoais é realizado de forma compatível com as finalidades informadas nesta Política, e em consonância ao contexto do tratamento.
  • Necessidade. A Arquivar garante que somente os dados pertinentes, proporcionais e não excessivos à ocasião de tratamento são operados, de modo a não expor dados imotivadamente.
  • Livre Acesso. A Arquivar garante que os Clientes poderão consultar livremente, de forma facilitada e gratuita sobre o prazo de retenção e as condições do tratamento dos dados pessoais, bem como sobre a integralidade deles.
  • Qualidade dos Dados. Conforme a necessidade e para o cumprimento da finalidade do tratamento dos dados pessoais, a Arquivar garante aos titulares dos dados exatidão, clareza, relevância e atualização dos mesmos, assegurando a correção de informações incompletas, inexatas ou desatualizadas.
  • Transparência. A Arquivar assegura a prestação de informações claras, inequívocas e facilmente compreensíveis aos titulares acerca da realização do tratamento de seus dados e os respectivos agentes de tratamento, observados os direitos comerciais e industriais.
  • Segurança. A Arquivar envida os melhores esforços técnicos e administrativos aptos a combater condutas danosas, bem como a detectar e prevenir ameaças para manter a integridade de nossos serviços.
  • Prevenção. A Arquivar, ao envidar os melhores esforços técnicos e administrativos, busca precaver os dados dos titulares de quaisquer ocorrências danosas em virtude do tratamento por ela realizado.
  • Não Discriminação. Buscando relações duradouras com os Clientes, a Arquivar assegura que jamais utilizará os dados que lhe forem confiados para discriminar, tampouco promover abusos contra os seus titulares.
  • Responsabilização e Prestação de Contas. A Arquivar se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, bem como a eficácia dessas medidas.
V. FORMAS DE COLETA DOS DADOS PESSOAIS

Ao se cadastrar e utilizar nossos Serviços, Você pode nos fornecer alguns Dados Pessoais. Caso não os forneça, provável que não consiga aproveitar algumas funcionalidades, conforme será demonstrado adiante.

Por exemplo, para que criemos uma assinatura digital em seu nome, são necessários alguns dados essenciais à autenticação da sua identidade. Portanto, caso não os forneça, não conseguiremos confrontar as informações para validá-la.

5.1. DADOS PESSOAIS DISPONIBILIZADOS POR VOCÊ
5.1.1. CRIAÇÃO DO SEU ACESSO

Para a utilização de determinados serviços será necessária a realização de cadastro mediante o fornecimento das seguintes informações:

  • E-mail;
  • Endereço;
  • Nome Completo;
  • Profissão; e
  • Telefone.
5.1.2. INFORMAÇÕES DE PAGAMENTO

Ao escolher um plano para utilização de determinados Serviços, Você nos disponibiliza os dados de pagamento necessários à cobrança correspondente. São solicitados os seguintes dados:

  • Nome;
  • Sobrenome;
  • Número do Cartão;
  • Validade; e
  • CVV.
5.1.3. INFORMAÇÕES DE OUTRAS PESSOAS

Ao usufruir determinadas funcionalidades dos Serviços, Você pode vir a inserir Dados Pessoais referentes a outras pessoas. A título de exemplo, pode acontecer quando Você (i) compartilha informações em uma sala; (ii) insere comentários nos documentos; (iii) insere documentos com dados pessoais; e (iv) indica amigos.

5.1.4. DADOS PESSOAIS COLETADOS PELA NAVEGAÇÃO NOS SITES

Coletamos automaticamente algumas informações de e sobre os dispositivos utilizados por você, quando navega em nossos sites. Informações que obtemos dessa forma incluem, mas não se limitam a informações a respeito do dispositivo, informações de uso e acesso do site e dados operacionais. Não exaustivamente, são coletados:

  • Endereço IP;
  • Atributos e identificadores do dispositivo. Por exemplo, o sistema operacional e o tipo de navegador;
  • Dados de operações do dispositivo. Por exemplo, número de cliques, data e horário de acesso, tempo de permanência na plataforma, frequência de uso das funcionalidades garantidas pela Arquivar e outros atributos semelhantes; e
  • Dados operacionais.
5.1.5. COOKIES E TECNOLOGIAS RELACIONADAS

Podemos usar cookies, que são arquivos de texto contendo pequenas quantidades de informação que são baixados em seu dispositivo (“Cookies”), para armazenar ou coletar informações. Os Cookies podem armazenar as suas preferências e nome de usuário.

5.1.6. OUTRAS FONTES DE DADOS PESSOAIS

Não corresponde à regra, mas a Arquivar pode coletar dados pessoais seus por meio de outras pessoas e/ou fontes. Explica-se: para que algumas funcionalidades dos Serviços sejam liberadas, é necessário que o Cliente nos forneça dados da outra pessoa com quem ele pretende se relacionar. A título de exemplo, caso você deseje compartilhar um documento para assinatura de outra pessoa, será necessário que nos envie, no mínimo, o nome e o e-mail daquela pessoa.

VI. TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

A fruição adequada dos Serviços ofertados pela Arquivar depende da coleta de informações pessoais dos Clientes. Assim, a coleta dos dados pessoais supramencionados visa:

a) Cadastrar o Cliente e o visitante do site (“Visitante”) para utilização dos Serviços;

b) Assegurar a autenticação e identificação dos usuários dos Serviços, a fim de obstar fraudes no sistema;

c) Prestar os serviços de assinatura eletrônica, gestão e operação de documentos;

d) Fornecer os serviços divulgados pela Arquivar;

e) Atender as dúvidas e/ou demandas trazidas pelos Clientes;

f) Gerenciar o sistema operacional utilizado para prestação dos Serviços, mediante análises estatísticas e pesquisas de satisfação;

g) Atender aos atos normativos e regulatórios aplicáveis, mantendo a Arquivar em conformidade aos melhores padrões de governança nacional e internacional;

h) Assegurar eventual defesa em juízo ou fora dele, na hipótese de violação dos deveres e obrigações dispostos nos atos regulatórios aplicáveis, incluindo, mas não se limitando, aos Termos de Uso e à esta Política de Privacidade;

i) Comunicar aos Clientes eventuais avisos operacionais referentes aos Serviços; e

j) Viabilizar a entrega de produtos e serviços personalizados ao Cliente, além de fornecer suporte de marketing e publicidade.

VII. BASES LEGAIS

Todas as operações de tratamento de dados pessoais, realizadas enquanto da prestação de serviços da Arquivar, têm uma base legal que respalde a sua realização, à luz do contexto em que essas atividades se inserem, os riscos e os benefícios vigentes, bem como a adequação aos interesses comerciais da Arquivar.

Nesse sentido, a maioria dos dados pessoais é tratada pela Arquivar em razão do consentimento, para cumprir a lei ou para exercício regular de direitos, da execução de contratos e/ou do legítimo interesse, conforme estipulam os incisos I, II, VI, V e IX, do artigo 7º, respectivamente, da LGPD. É o que se passa a explicitar.

7.1. Consentimento

Ao inserir as informações solicitadas quando do cadastro para utilização dos Serviços e quando da disponibilização dos dados para faturamento pelo Cliente, o consentimento livre, informado e inequívoco do Cliente é obtido pela Arquivar.

Levando-se em consideração que a Arquivar fornece uma plataforma de assinatura eletrônica (“Plataforma”) integralmente aderente à legislação brasileira e com funcionalidades de gestão documental, os respectivos serviços somente podem ser disponibilizados pela Arquivar mediante a utilização da Plataforma, da autenticação e identificação do sujeito assinante e seguinte processamento e compartilhamento entre os usuários envolvidos.

Assim, a Arquivar entende razoável que, na condição de signatário, o Cliente espere segurança da Plataforma e consequente validação da assinatura, de modo que o tratamento dos dados pessoais se torna imprescindível. Faz parte do core business da Arquivar a gestão inteligente de documentos. Por isso, buscamos não abrir brechas para potenciais fraudes na Plataforma, assegurando a qualidade dos dados que nos são confiados.

Para tanto, essa operação dos dados pessoais somente poderá ser realizada pela Arquivar a partir do consentimento expresso e inequívoco do Cliente.

7.2. Execução de Contratos

Enquanto usuário dos Serviços, o Cliente espera que, ao final, todas as funcionalidades contratadas sejam fornecidas.

Assim, para garantir o idôneo cumprimento dos contratos firmados com os Clientes, será necessário que os dados pessoais fornecidos pelos Clientes sejam tratados nas atividades administrativas internas.

7.3. Interesses Legítimos

Situações atípicas e/ou emergenciais podem surgir, tornando necessário o tratamento de dados pautado no legítimo interesse. Assim, de modo a assegurar o legítimo interesse fundamentado, necessário e pertinente, o procedimento de tratamento de dados deste Item especificamente perpassará pela seguinte análise crítica:

Necessidade: quando o tratamento dos dados dos Clientes e/ou usuários dos Serviços resultar do legítimo interesse da Arquivar, tratar-se-á de uma situação concreta e mensurável, sendo o respectivo tratamento indispensável para a fruição idônea dos serviços prestados.

Balanceamento e proporcionalidade: a Arquivar operará somente os dados estritamente necessários quando do tratamento baseado no legítimo interesse.

Salvaguardas: o Cliente e/ou usuário dos Serviços poderá, a qualquer momento, entrar em contato com a Arquivar, pelo canal comunicacao@arquivar.com, para esclarecer o modo de tratamento de seus dados pessoais, inclusive quando tratados com base no legítimo interesse.

VIII. REGISTROS DAS OPERAÇÕES

Para todos os atos de tratamento de dados realizados pela Arquivar, serão mantidos registros das respectivas operações, categorizadas a partir de sua finalidade de uso, de modo a assegurar comprovante aos Clientes e/ou aos órgãos e instituições reguladores a conformidade do tratamento de dados realizado por nós, servindo até mesmo como base de fiscalização.  

IX. COM QUEM COMPARTILHAMOS OS DADOS PESSOAIS

As informações e os dados pessoais coletados mediante requerimento da Arquivar poderão ser compartilhados com órgãos ou entidades públicas oficiais, autoridades regulatórias, policiais ou governamentais para cumprimento de obrigações legais e regulatórias, no contexto de conflito de direitos e deveres.

X. SEGURANÇA E ELIMINAÇÃO DOS DADOS
10.1. Segurança dos Dados Pessoais

A fim de assegurar o idôneo cumprimento desta Política, a Arquivar envida os melhores esforços. Para tanto, são empregadas ferramentas físicas, eletrônicas e gerenciais de controle em seus sistemas operacionais. Não somente, são estabelecidas diretrizes internas e políticas de treinamento aos colaboradores da Arquivar, no que couber, em estrito cumprimento à nossa política governança de tratamento de dados.

Além disso, em razão da segurança do armazenamento, a Arquivar possui colaboradores especializados na prestação de serviços de informática para realização de assessorias, consultorias, controle do fluxo de entrada e saída de informações, incluindo a detecção e proteção à intrusão de softwares maliciosos. A Arquivar ainda conta com um desenvolvido sistema de gestão, que visa garantir a continuidade dos serviços em cenários de contingência, ao contar com firewalls, arquitetura de softwares com cópia, restauração e recuperação de dados (backup e restore) e prevenção à invasão.

Sabe-se, todavia, que são sempre possíveis ataques à internet, apesar de minoradas as chances em razão do nível de segurança provido por programas de proteção. Nesta toada, a Arquivar não pode prometer eficácia plena das ferramentas físicas, eletrônicas e gerenciais de controle adotadas contra os ataques de agentes maliciosos e hackers do sistema.

10.2. Eliminação dos Dados Pessoais

Sempre que as informações e dados pessoais deixarem de ser necessários a um fim da Arquivar, automaticamente os respectivos dados serão excluídos dos nossos servidores. De todo modo, o Cliente da Arquivar, desejando o encerramento também dos serviços, poderá requerer a exclusão de seus dados pessoais da nossa base de dados, reservando-se a Arquivar o direito de optar pelo procedimento de eliminação empregado.

Sem prejuízo do exposto, a Arquivar poderá manter os dados pessoais na Plataforma sempre que for necessário ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória, vedado o seu acesso por terceiros não autorizado, salvo quando anonimizados.

10.3. Direitos dos Titulares

Em estrita observância à regulamentação aplicável, a Arquivar, como operadora e controladora de dados pessoais, reforça o seu compromisso com os direitos dos titulares, a saber:

  • a confirmação da existência de tratamento;
  • o acesso aos dados;
  • a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
  • a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
  • a portabilidade de seus dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa pelo Cliente;
  • a eliminação dos dados tratados com consentimento do Cliente;
  • a obtenção de informações sobre as entidades públicas ou privadas com as quais a Arquivar compartilhou seus dados;
  • a informação sobre a possibilidade de não fornecer o seu consentimento, bem como de ser informado sobre as consequências, em caso de negativa; e
  • a revogação do consentimento.
10.4. Atualizações da Política e Fale Conosco

A Arquivar busca se manter consonante aos melhores padrões legais nacional e internacional de proteção de dados. Dessa forma, será periodicamente reanalisada, inclusive para se manter de acordo às normas e recomendações emitidas pela ANPD – Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Tendo em vista o exposto, é necessário que o Cliente consulte regularmente esta Política, para que se mantenha ciente de eventuais alterações, sem prejuízo de nós os comunicarmos sempre que as alterações forem substanciais.

Caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queira esclarecer algum ponto, estamos inteiramente à disposição através do contato comunicacao@arquivar.com.

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