Gestão de contratos: como fazer em cooperativas de crédito?
A gestão de documentos é importante para qualquer empresa. Veja como fazer a gestão de contratos em cooperativas!
Em todas as empresas, a eficiência e a agilidade nos processos são essenciais para o sucesso. Um aspecto crítico para isso é o handoff, que é a transferência de responsabilidade ou informação de uma pessoa, ou equipe para outra.
Quando realizado corretamente, o handoff pode reduzir significativamente o tempo do fluxo de aprovação e otimizar processos, resultando em maior produtividade e melhor desempenho organizacional.
Você conhece esse termo? Discorremos sobre ele a seguir. Confira!
Handoff é o processo de passar informações ou responsabilidades de um funcionário ou departamento para outro, ou seja, uma passagem de bastão. Trata-se de uma prática comum em várias indústrias, desde saúde até tecnologia, e sua eficiência pode determinar o sucesso ou fracasso de projetos complexos.
Essa etapa é crucial no Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). Por isso, é importante entender como implementar o handoff e quais ferramentas podem ser úteis para automatizá-lo, evitando erros.
Para implementar o handoff de maneira eficaz é essencial seguir algumas etapas. São elas:
Antes de começar, prepare-se adequadamente. Para isso, é preciso mapear os processos, documentando todos os passos do fluxo de transferência.
Uma boa prática é criar um fluxograma com todas as etapas-chave, analisando os pontos de passagem e acompanhando as pessoas e os passos. Lembre-se, um bom BPM sempre busca a melhoria contínua.
Todo processo eficiente tem responsáveis e papéis bem definidos. Assim, após mapear os processos, é importante registrar quem responde por cada etapa. Isso ajuda a evitar a repetição de trabalho ou, pior ainda, a não execução das tarefas.
Além disso, é essencial deixar bem claro para o time a função de cada um.
Esse acordo estabelece as diretrizes e responsabilidades para a troca de informações e tarefas entre equipes e/ou departamentos. Nele são detalhados prazos, fluxos de aprovação, formatos de documentação e tudo o que é necessário para assegurar uma transição suave e eficiente.
Por fim, é preciso executar. Existem várias ferramentas para isso, como CRMs, RPAs ou BPMs, que registram os dados importantes, permitindo uma transferência eficaz entre as etapas.
Além de seguir os passos mencionados, considere estas dicas adicionais para garantir o sucesso do handoff:
Além de entender como aplicar a passagem de bastão, é preciso entender os possíveis erros decorrentes dessa prática, concorda? Então, veja ações preventivas para evitar falhas.
Mesmo com estratégias bem definidas, erros podem ocorrer. Felizmente, existem algumas maneiras de mitigá-los:
O uso de um software de BPM tem se mostrado um grande aliado para as empresas no gerenciamento de processos. Este tipo de software transforma a maneira como as empresas lidam com o handoff, tornando-se cada vez mais indispensável no mundo corporativo. Aqui estão algumas das principais vantagens do seu uso:
Reduzir o tempo de aprovação nos processos é fundamental para melhorar a eficiência e a produtividade de sua empresa.
Nesse sentido, implementar práticas eficazes de handoff e utilizar um BPMS são estratégias que fazem toda a diferença. Ao padronizar processos, definir alçadas de aprovação e otimizar fluxos de trabalho, sua empresa estará melhor equipada para enfrentar os desafios do mercado e alcançar o sucesso.
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