Existem algumas etapas da digitalização de documentos que precisam ser cumpridas para garantir a qualidade do resultado. São elas:
Nenhuma etapa deve ser pulada já que juntas elas tornam possível se livrar da papelada e adotar documentos digitais com regra dentro de sua empresa, diminuído gastos e tornando o fluxo de trabalho mais eficiente.
A digitalização tem se tornado um tema cada vez mais frequente dentro das empresas. Quem ainda não migrou para esse modelo de arquivamento deve ao menos considerar a possibilidade, já que traz inúmeros benefícios e facilidades.
No entanto, muitas pessoas nem cogitam mudar porque julgam que o processo será trabalhoso e difícil. Por esse motivo decidimos trazer este conteúdo esclarecendo quais são as etapas da digitalização bem como os principais benefícios disso para o seu negócio.
A digitalização ocorre quando documentos físicos são convertidos em arquivos digitais. Esse processo é feito de forma que se mantenha a validade do documento intacta.
Os benefícios são inúmeros. A digitalização garante maior organização, facilidade no acesso, segurança e até economia de espaço e dinheiro, já que custos com papel para impressão são reduzidos drasticamente.
A digitalização é implantada a partir de um software específico que existe justamente para transformar e organizar esses arquivos – antes papéis – em arquivos digitais.
Não importa qual é o tamanho de sua empresa, o acúmulo de documentos é um processo normal para qualquer negócio. Mas, fazer a migração para o modelo digital requer o cumprimento de algumas etapas. São elas:
O planejamento é a primeira etapa fundamental desse processo. Nesse sentido, é preciso decidir algumas coisas que são os pilares de sua digitalização.
Para começar, é importante pensar se faz mais sentido fazer uma captura de documento centralizada ou descentralizada. Também é importante pensar se o armazenamento será em nuvem ou em um servidor local.
Todo o planejamento ajuda a entender quais são os próximos passos e como é possível digitalizar a sua documentação de forma mais organizada.
Olhe para todo o volume de papéis que será digitalizado e entenda qual é o nível de desorganização atual para traçar planos e prosseguir com a digitalização.
Em seguida separe todos os documentos que devem ser digitalizados. É interessante separá-los em algum tipo de categoria que faça sentido na hora de converter.
Também é hora de limpar os documentos, retirando grampos e clipes, pois eles podem prejudicar as etapas da digitalização. Outro ponto importante é desamassar dobras para que as informações fiquem nítidas quando passar o arquivo para o digital.
Feito isso partimos para etapa de escanear todos os documentos. Como eles podem variar de tamanho e formato, é interessante conferir antecipadamente se a máquina dá conta de todas as demandas.
Uma dica interessante é que antes de começar o processo propriamente dito é bom fazer um teste para ter certeza de que o scanner está funcionando e entregando a qualidade esperada.
Após a digitalização é sempre indicado que cada documento seja conferido. Ainda que a máquina seja de boa qualidade, podem ocorrer problemas que danifiquem o arquivo.
Uma conferida rápida para verificar se as informações estão visíveis e se todos os dados foram transformados em digitais já garante a qualidade e evita problemas no futuro.
Essa talvez seja a mais importante das etapas de digitalização. A indexação representa a organização dos documentos digitais. Nesse quesito é importante pensar em classificações de organização que facilitem a busca.
Afinal, a proposta da digitalização de documentos é justamente facilitar o acesso quando necessário. Sendo assim, criar classificações que sejam intuitivas e seguras é importante. Algumas opções são classificar por data, setor, nome, seção, etc.
Cada empresa tem uma demanda e para cada uma fará sentido uma organização diferente. O mais importante é ter certeza de que o gerenciador de documentos do software utilizado consiga localizá-los.
Concluída essa etapa é só disponibilizar o acesso a quem precisa e pronto. Toda aquela papelada que levava horas para ser organizada agora foi convertida em arquivos digitais de fácil manuseio e muito mais segurança.
Conhecer as etapas da digitalização ajuda a entender que esse processo é mais rápido e seguro do que se imagina. Ainda assim, alguns empresários se questionam se essa estratégia faria sentido em seus negócios.
A verdade é que a digitalização de documentos é indicada para empresas que possuem um fluxo alto de documentos e que precisa pensar em uma gestão mais eficaz para isso.
Os benefícios são diversos, sendo alguns dos principais:
Se antes a sua equipe levava horas para encontrar e acessar um documento, com a digitalização isso muda completamente.
Os arquivos podem ser rapidamente compartilhados entre os departamentos que precisam ter acesso a eles, o que torna a rotina de trabalho muito mais eficiente.
Quantas vezes uma tarefa não foi concluída por conta de atraso na confirmação e acesso de documentos? Ou ainda porque um gestor específico precisava analisar essa documentação antes de dar um ok, mas ele não estava na empresa no momento.
Ao digitalizar, os documentos podem ser acessados rapidamente de qualquer lugar, desde que a pessoa tenha sido liberada para isso. Assim fica muito mais fácil concluir tarefas rapidamente e tocar projetos que estão parados.
Perdeu um documento? No mínimo você vai se estressar um pouco para conseguir obter uma nova via, isso sem falar nos custos que podem ser desencadeados para tal.
A digitalização também garante uma segurança muito maior, já que o sistema em nuvem torna quase impossível a perda de documentos.
Por si só esse é um grande benefício já que exclui a necessidade de manter arquivos físicos que ocupam espaço, criam poeira e correm riscos diversos de deterioração.
Tenha um histórico a respeito das alterações de dados e acessos aos documentos, o que torna as informações mais seguras e passíveis de comprovação de alteração.
Colocando na ponta do lápis os custos com impressão de documentos podem representar uma parcela bastante expressiva de seu orçamento mensal. Documentos digitais podem ser replicados sem custos e sem limite de cópias.
Dê adeus aqueles armários e arquivos atolados de pastas, mesas repletas de papéis velhos e todo aquele aspecto desorganizado que a sua empresa tem. Digitalize e economize espaço, inclusive com a possibilidade de migrar para um aluguel mais barato, se for o caso.
Se você tivesse a possibilidade de olhar documento por documento que a sua empresa arquiva, com certeza encontraria inúmeros deles que estão obsoletos, que não servem mais e não precisam ser mantidos.
Entender as etapas da digitalização deixou mais claro que esse é um processo seguro e eficiente, certo? Porém, o processo de digitalização deve ser feito por uma empresa responsável e qualificada.
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