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Virtualização e otimização de processos: Conceito e benefícios

A virtualização e otimização de processos é uma solução moderna que pode tornar tarefas de sua empresa – desde as mais simples às mais complexas – mais fáceis e eficientes.
Michelle Andrade
Michelle Andrade
Postado em 5 de abril de 2021

virtualização e otimização de processos é uma solução moderna que pode tornar tarefas de sua empresa – desde as mais simples às mais complexas – mais fáceis e eficientes. Se trata da utilização de um sistema de qualidade que ajude a gerir de forma adequada todos os principais processos empresariais. 

virtualização e otimização de processos consiste em transformar etapas físicas do seu trabalho em virtuais, tornando as atividades mais práticas, eficientes e econômicas em muitos aspectos. 

É praticamente impossível falar em ganho de mercado e crescimento empresarial sem considerarmos a importância da tecnologia. Os elementos tecnológicos são grandes aliados para qualquer crescimento e por isso devem estar no seu radar de prioridades. 

Nesse sentido, investir em virtualização e otimização de processos acaba se tornando um caminho natural para empresas que querem crescer e se desenvolver além de encontrar estratégias que tornem a atividade mais eficiente e econômica.  

O que é e como funciona a virtualização e otimização de processos? 

Como o próprio nome sugere, a virtualização e otimização de processos consiste em transformar processos físicos em virtuais, trazendo maior agilidade para as tarefas rotineiras.  

Isso é feito através de uma estratégia de BPM – Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio”. Esse gerenciamento é realizado através de um sistema que parametrizável e ofereça soluções para as demandas da organização. 

O software contribui para que diversas etapas das tarefas – desde as  simples às mais sofisticadas e complexas de sua empresa – se tornem práticas e ágeis. Muitas das atividades serão organizadas de maneira automática através do software.  

Virtualização é cloud computing? 

Você com certeza já ouviu falar em cloud computing, ou, computação em nuvem. Esse é um conceito que tem se tornado bastante popular, e muitas pessoas confundem a virtualização com a nuvem. Porém, embora semelhantes em alguns aspectos, esses são dois conceitos diferentes, que precisam ser compreendidos isoladamente.  

A computação em nuvem é um sistema de armazenamento que mantém documentos e arquivos virtuais que podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer hora. Nesse caso, o sistema requer uma assinatura.  

Já a virtualização ocorre através de um sistema que cria ambientes computacionais para mantém esses arquivos de forma estruturada– e que também podem ser acessados remotamente. Com a virtualização, é possível criar diferentes usuários para o sistema, e esses usuários terão permissão de acesso personalizadas para cada um.  

O grande triunfo da virtualização é que ela diminui a necessidade da infraestrutura física para funcionamento de todos os softwares e sistemas, tornando o processo rápido e ágil sem ocupar espaço demais. Uma vantagem do ArqGED, sistema virtual da Arquivar, é que ele também é online, não necessitando nem de instalação de software na máquina do usuário para ser acessado e gerenciado. Nesse software, é possível fazer de forma virtual: controle de processos, execução de tarefas, envio, compartilhamento e edição de documentos, assinatura digital e eletrônica, controle de NF-e, busca por conteúdo dos arquivos, o que permite inclusive criar um processo de RH Digital, contratação sem papel, e muitas outras opções para os mais diversos setores e departamentos. 

4 vantagens que você precisa conhecer 

Se você está interessado em ter um software para virtualização e otimização de processosconhecer as vantagens que isso poderá trazer para o seu negócio é importantíssimo. Veja algumas delas: 

  • Padrão e transparência nos processos: 

A virtualização permite que você mantenha alguns padrões para a realização das tarefas. Com isso, os processos se tornam mais transparentes, já que todas as pessoas autorizadas saberão quais são os trâmites e os passos de cada atividade. 

Como “processos” reconhecemos diversas tarefas que são essenciais para uma empresa. Por exemplo, um chamado para TI é um processo, assim como a assinatura de documentos, o arquivamento de contratos etc. 

 A transparência, por sua vez, aumenta a confiança e contribui para uma relação mais saudável e um desempenho melhor dos profissionais da empresa.  

É muito simples: sabendo como as coisas funcionam, os erros diminuirão consideravelmente, e todos os colaboradores trabalharão de maneira mais assertiva.  

  • Aumento da produtividade:  

A virtualização também, contribui para que alguns gargalos sejam eliminados. Isso faz com que os processos sejam otimizados de diferentes maneiras. Como resultado você terá uma melhora considerável na produtividade, fazendo com que o trabalho renda mais e traga melhores retornos de forma mais rápida e eficiente.  

  •  Redução de custos: 

Obviamente o item anterior também será refletido no orçamento. Com processos otimizados você terá uma redução nos custos de sua empresa.  Isso ocorre principalmente porque diminuirão consideravelmente os erros nas tomadas de decisões. Com uma visão mais ampla dos processos e uma organização maior das tarefas, as decisões se tornam mais assertivas. 

Como resultado você verá uma economia não somente nos investimentos de sua empresa, mas também nos gastos com horas extras – já que muitas atividades serão otimizadas – e nas perdas com erros de processo – que poderão ser reduzidos ao mínimo ou completamente dizimados.  

  • Aumente a eficiência de sua equipe 

Uma empresa depende tanto de seu patrimônio financeiro quanto de seu patrimônio humano para funcionar bem. Porém, quando os colaboradores não encontram condições adequadas de trabalho, o rendimento tende a cair. 

Ainda que você invista muito em treinamentos, preparos e na contratação de mão-de-obra qualificada, se não houver elementos tecnológicos de qualidade, os resultados serão sempre aquém do esperado. Por exemplo, se processos simples demoram muito para serem concluídos, ou se dependem da liberação de gestores mesmo quando há funcionários capacitados para a realização, a tarefa acaba empacando em determinados pontos. Isso muitas vezes independe da capacidade ou da qualidade de trabalho dos colaboradores.  

No entanto, isso pode causar não somente um atraso nas entregas, mas também – e principalmente – um desgaste desnecessário dos funcionários.  

O impacto na eficiência dos profissionais é imediato. Cansado e sobrecarregado de maneira desnecessária, até o melhor colaborador terá uma queda de rendimento.  

Por isso mesmo é que ressaltamos que automatizar e investir em virtualização e otimização de processos é também um fator essencial para elevar a qualidade do trabalho de seus funcionários. Consequentemente você terá melhores resultados e uma equipe mais motivada, o que irá impactar até mesmo no turnover de seu negócio.  

Os benefícios das tarefas remotas 

Ainda destacando alguns dos benefícios e vantagens da virtualização e otimização de processos, podemos lembrar que através de um software BPM você consegue realizar diversas tarefas remotamente. Ou seja, a organização e manuseio de alguns processos poderão ocorrer de qualquer lugar, desde que a pessoa tenha a devida autorização para esse acessoNesse sentido podemos apontar três benefícios essenciais: 

  • Tarefas poderão ser feitas de qualquer lugar e a qualquer hora; 
  • Os processos serão realizados com muito mais agilidade; 
  • Documentos e arquivos poderão ser controlados e auditados à distância. 

Essas são algumas das vantagens que são especialmente importantes para gestores de empresas de médio porte, que muitas vezes precisam assinar ou concretizar tarefas para que os processos continuem. Também é o tipo de vantagem que contempla quem precisa viajar e quer manter o controle das coisas da empresa mesmo à distância, resolvendo pequenas pendências mesmo sem estar presente, de forma ágil e segura. 

  • Autonomia: 

Por fim, nesse tópico podemos citar o quanto isso traz autonomia para a sua equipe, ajudando para que cada profissional evolua individualmente e consiga assumir tarefas que serão executadas com qualidade  

  • Otimizar para evoluir 

Um dos erros comumente cometidos quando falamos em virtualização e otimização de processos é o seguinte: Muitos gestores procuram virtualizar processos sem antes torná-los verdadeiramente eficientes. Por isso que a otimização é um passo essencial. 

Afinal, não adianta simplesmente transportar um processo defasado para o mundo virtual. Ele continuará sendo menos eficiente do que pode, o que trará atrasos e prejudicará o desempenho de qualquer forma.  A otimização, portanto, se torna parte fundamental do processo de virtualização. Com ela, todas as etapas serão melhoradas, de modo que o elemento virtual venha para agregar e tornar, de fato, as tarefas mais eficientes. Para isso, você pode contar com a consultoria da Arquivar – empresa consolidada há 30 anos, que ajuda seus clientes a serem competitivos no mercado. 

  • Competividade: 

Em outras palavras, a virtualização e otimização de processos, quando aplicadas em conjunto, conseguem aumentar a produtividade, melhorar o desempenho e, com isso, contribuem para que sua empresa se torne mais competitiva no mercado.  Com a melhoria das tarefas a sua marca será bem-vista não somente pela audiência, mas também será encarada com maior seriedade pela concorrência, aumentando assim a sua autoridade em seu nicho de atuação.  

Você irá poder oferecer ao seu cliente maior agilidade para assinatura de contrato, execução de serviço, e garantir uma padronização ao controle de qualidade estabelecido. 

Como fazer a virtualização? 

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens da virtualização e otimização de processos é hora de falarmos sobre como de fato, implementar isso em sua empresa.  

Basicamente, você precisará transformar etapas que são feitas presencialmente em tarefas que podem ser realizadas de maneira virtual. Isso poderá ser feito através da implementação de um software de qualidade.  

No entanto, vale ressaltar que a virtualização e otimização de processos é uma espécie de cultura da empresa. Os funcionários precisam conhecer o sistema e receber a devida orientação a respeito dele.  Assim, todos saberão como extrair os melhores resultados dessa tecnologia que, como dissemos anteriormente, deve vir para agregar e somar à rotina da empresa.  

O que a Arquivar proporciona a seus cliente é acesso à plataforma chamada Universidade Arquivar. Nela, os colaboradores podem aprender a utilizar a ferramenta da melhor forma possível. 

  • Tipos de soluções: 

Diversas soluções podem surgir com a virtualização e otimização de processos. Você desfrutará, por exemplo, de uma melhor organização de documentos, maior segurança dos dados, facilidade na assinatura eletrônica, entre outros, segurança e escalabilidade. 

Como a Arquivar pode ajudar a sua empresa? 

É difícil pensarmos em uma empresa que almeja crescimento e ganho de mercado, mas não investe em evolução tecnológica. É por isso que você deve priorizar a virtualização e otimização de processos 

A Arquivar é uma empresa renomada que atua no mercado de soluções tecnológicas oferecendo metodologias customizadas para Gestão Estratégica de Documentos 

Desfaça-se dos papéis e livre-se de processos que podem atrasar os resultados de sua empresa. Com a Arquivar você encontrará o software perfeito para virtualização e otimização de processosalém de uma consultoria para executar a transformação digital na sua empresa com um passo a passo personalizado para você. 

Como resultado, você terá uma gestão mais ágil, segura, econômica e eficiente, garantindo, inclusive uma rastreabilidade de processos que permita identificar erros e corrigi-los, melhorando o desempenho de sua empresa em diversas formas.  

Preencha o formulário e tire todas as suas dúvidas com a nossa equipe.  

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