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Virtualização de Processos: o que é e como impacta a sua empresa?

Grupo de pessoas profissionais que trabalham usando tecnologia ilustrando a virtualização de processos nas empresas.

Vivemos a era da transformação digital e da virtualização de processos (VP). Você com certeza já ouviu esses termos por aí, mas, talvez, não entenda o que eles realmente querem dizer.

Passamos grande parte de nossos dias conectados, utilizando o celular ou o computador para lazer, trabalho e comunicação.

Tudo é (ou será) virtual e isso implica em mudanças profundas no funcionamento das empresas.

Aliás, a Arquivar é especialista nesse assunto. Por isso, reunimos todas as informações que você precisa para otimizar o seu negócio e garantir competitividade agora e no futuro.

Aqui, você vai descobrir:

  • O que é virtualização de processos;
  • Vantagens da virtualização de processos para o seu negócio;
  • Metodologias e ferramentas essenciais para tornar empresas digitais;
  • Como implementar a VP no seu negócio.

Você está repensando o seu negócio para a era digital? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas.

>> Você também pode acompanhar esse conteúdo por meio do nosso vídeo. Clique e assista:

Virtualização de processos: o que é e como se relaciona à transformação digital?

Transformação digital e virtualização de processos são conceitos distintos, mas complementares.

A primeira refere-se à integração e utilização abrangente de tecnologias digitais em todos os aspectos de uma organização, incluindo processos, operações, modelos de negócios e interações com clientes e parceiros.

Por outro lado, a virtualização de processos se concentra na replicação digital de processos físicos ou operacionais existentes. Isso envolve a digitalização de processos e documentos, a automação de fluxos de trabalho e a criação de ambientes virtuais.

A virtualização visa aumentar a eficiência, reduzir erros e permitir a análise de dados para otimização contínua.

Isso é feito mediante uma estratégia de BPM (Business Process Management), que significa “Gerenciamento de Processos de Negócio”, realizada por meio de um sistema parametrizável, um software que oferece soluções para as demandas da organização, desde as mais simples até as mais sofisticadas e complexas.

A transformação digital (TD), por sua vez, é uma estratégia de negócios que envolve a adoção de tecnologias digitais para melhorar ou transformar fundamentalmente processos, produtos, serviços e modelos de negócios.

Tal estratégia visa reinventar como a empresa se estrutura, opera e interage com seus clientes, parceiros e funcionários.

Isso pode envolver a implementação de tecnologias como inteligência artificial, análise de dados, Internet das Coisas (IoT), computação em nuvem e outras para criar novas oportunidades de negócios e melhorar a eficiência.

A TD marca um novo tempo em que processos analógicos cada vez mais dão lugar para processos digitais. Nas empresas isso representa uma grande revolução.

Negócios fundados no que chamamos de era “pré-digital” estão acostumados a utilizarem processos que não são mais funcionais.

Portanto, é essencial se adaptar e partir para mudanças que adotem a tecnologia como elemento essencial no dia a dia. A transformação digital representa justamente essa mudança de mentalidade e de costumes.

Abandonar o analógico é entender que a tecnologia se tornou não somente importante, mas fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

A grande questão a respeito da transformação digital é que ela só ocorre quando a tecnologia e os processos digitais passam a nortear quase todas as atividades da empresa. Eles se tornam maioria e são uma espécie de alicerce para o funcionamento do negócio.

Tecnologias essenciais para a virtualização de processos

No contexto de virtualização de processos, existem metodologias e ferramentas essenciais. Veja:

1. Computação em nuvem (cloud computing)

Você com certeza já ouviu falar em cloud computing, ou computação em nuvem, certo? Alguns dos principais provedores desse serviço são as famosas Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure, Google Cloud Platform (GCP) e muitos outros.

Mão feminina digita em teclado de notebook, à frente há ícones gráficos ilustrando computação em nuvem e virtualização de processos.
Cloud computing é um programa de armazenamento de documentos virtuais. (Imagem: Freepik)

A computação em nuvem é um sistema de armazenamento para documentos e arquivos virtuais que podem ser acessados em qualquer lugar, a qualquer hora.

Com ela, em vez de hospedar software, armazenamento de dados e recursos de computação localmente em hardware físico ou em servidores dedicados, você pode acessar recursos remotamente através da Internet.

Existem várias características-chave da computação em nuvem, como sua flexibilidade, escalabilidade e economia de custos.

2. Automação de processos

Há especialistas que afirmam que tudo o que puder ser automatizado, um dia será, e essa afirmação tem fundamento.

A automação refere-se à utilização de tecnologia e sistemas para realizar tarefas ou processos de forma automática, sem intervenção humana direta. Ela pode abranger uma ampla variedade de tarefas, dos processos simples e repetitivos aos complexos e baseados em regras.

Estamos falando de uma solução fundamental na virtualização de processos das empresas por permitir aprimorar a eficiência operacional, reduzir custos e erros e acelerar tarefas.

Um clássico exemplo é a automação de marketing e atendimento ao cliente. Chatbots e interagem com clientes, respondendo a perguntas comuns e fornecendo suporte 24/7. A automação de marketing também permite o envio de mensagens personalizadas com base no comportamento do consumidor.

Portanto, a automação desempenha um papel essencial nas empresas hoje, permitindo a otimização de processos, a melhoria da eficiência, a oferta de serviços mais ágeis e personalizados e a capacidade de se adaptar às demandas em constante mudança do mercado.

3. Internet das Coisas (IoT)

Um conceito importante que toda pessoa gestora e empresária precisa conhecer é a Internet das Coisas, ou seja, a conexão de objetos físicos e dispositivos à internet, permitindo que eles coletem e compartilhem dados e informações.

Ficou confuso? Na prática, é muito simples.

Veja um exemplo: Na indústria de logística, as empresas podem rastrear a localização e a condição de mercadorias em trânsito usando sensores IoT. Isso melhora a visibilidade da cadeia de suprimentos, reduz o roubo de carga e ajuda a garantir que os produtos permaneçam em condições ideais durante o transporte.

Outras aplicações práticas de internet das coisas ocorre em hospitais e clínicas, que podem usar dispositivos IoT para monitorar pacientes remotamente.

A IoT capacita esses objetos a se comunicarem entre si e com sistemas de computação, permitindo coletar e analisar dados em tempo real ou em intervalos regulares.

4. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED)

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permite a transição de processos de negócios analógicos para fluxos de trabalho digitais eficientes e organizados.

Quando um negócio passa a se reestruturar com base numa transformação digital, o GED possibilita a criação e automação de novos e mais rápidos fluxos de trabalho, digitalizando, indexando e armazenando eletronicamente documentos. E mais: dentro dum um fluxo (flow) assertivo que otimiza a cadeia de produção, seja qual for a indústria.

Com o GED, documentos podem ser facilmente acessados e compartilhados de forma rápida e segura.

Nele, vários usuários podem acessar e editar documentos ao mesmo tempo, com trilhas de auditoria para rastrear as alterações e limitações de acesso. Isso torna os processos de colaboração mais eficientes.

>> Tem dúvidas sobre o tema? Confira nosso conteúdo em vídeo enquanto lê este artigo: 

7 vantagens que a virtualização de processos pode trazer para sua empresa hoje

A VP é essencial para empresas que desejam se manter competitivas e relevantes no mercado atual. Ela traz uma série de vantagens que vão desde o aumento de produtividade até o desenvolvimento de novas habilidades nos colaboradores.

Pessoas analisando e verificando gráficos em escritório ilustrando o conceito de virtualização de processos.
A virtualização de processos é essencial para os negócios se manterem competitivos e relevantes no mercado. (Imagem: Freepik)

Algumas vantagens da virtualização de processos são:

1. Aumento de Produtividade

A adoção de tecnologias digitais pode automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. Isso, por sua vez, permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.

Por exemplo, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) agiliza processos administrativos, como a assinatura de documentos. Isso resulta em uma maior eficiência e produtividade, reduzindo o tempo gasto em atividades burocráticas.

Além disso, a relação entre os funcionários se torna mais saudável. Isso porque os erros diminuem quando todos compreendem como as coisas funcionam, o que resulta em um trabalho mais assertivo e produtivo.

Por fim, ferramentas digitais eliminam gargalos, otimizando os processos de várias maneiras, melhorando significativamente a produtividade e gerando retornos mais rápidos e eficientes.

2. Ganho em Competitividade de Mercado

Empresas que optam pela virtualização de processos também estão melhor posicionadas para competir no mercado global.

Elas podem se adaptar rapidamente às mudanças nas preferências dos clientes, lançar produtos inovadores e explorar novos canais de distribuição.

Um exemplo notável é a Amazon, que revolucionou o varejo por meio de tecnologias digitais, como a personalização de recomendações de produtos e a entrega rápida.

3. Redução de Gastos

Essa é uma das principais metas de todas as pessoas gestoras empresárias, concorda?

Veja, a automação e a digitalização de processos podem resultar em economias significativas. Isso porque as empresas podem reduzir gastos com papel, armazenamento físico, manutenção de equipamentos e tantas outras despesas.

Um exemplo muito prático e simples é o uso de videoconferências, que reduz despesas com viagens e hospedagem.

4. Facilidade na tomada de decisões

Com processos otimizados e digitais, você terá uma redução nos custos de sua empresa.  Isso ocorre, principalmente, porque diminuirão os erros nas tomadas de decisões.

Com uma visão mais ampla dos processos e dados de análises, as decisões se tornam mais assertivas.

Assim, também haverá economia com gastos desnecessários. Por exemplo, horas extras e perdas com erros de processo, que serão reduzidos ao mínimo ou completamente dizimados.

5. Maior Segurança da Informação

Sempre que falamos em digitalização, surge uma dúvida muito pertinente: “mas, e a segurança?”

Felizmente, hoje, estamos bem avançados nesse quesito e os melhores softwares possuem segurança cibernética que protegem os dados sensíveis da empresa contra ameaças digitais, como ataques de hackers e malware.

Além disso, o uso de criptografia reforça a proteção das informações.

6. Experiência do Cliente

A virtualização de processos permite que as empresas ofereçam uma experiência do cliente excepcional.

Isso se dá pela personalização de produtos e serviços com base em dados de comportamento do cliente, que melhora sua satisfação e fidelização.

Por exemplo, empresas de streaming de áudio, como o Spotify, usam algoritmos para recomendar músicas com base nas preferências individuais dos usuários.

7. Desenvolvimento de Novas Habilidades nos Colaboradores

Por fim, mas não menos importante, a VP cria novas oportunidades de aprendizado para os colaboradores.

A aquisição de habilidades em análise de dados, inteligência artificial e automação é valiosa tanto para os indivíduos quanto para a empresa. Isso melhora a empregabilidade dos funcionários e a capacidade da empresa de inovar.

Como você pôde notar, a virtualização de processos oferece uma série de vantagens para as empresas.

No entanto, é importante destacar que sua implementação requer um planejamento cuidadoso e um comprometimento com a atualização constante das tecnologias.

Vamos falar mais a respeito disso a seguir.

Afinal, como implantar a virtualização de processos na sua empresa?

Uma vez que você compreende a importância de digitalizar o seu negócio, é hora de começar a traçar meios de implantação.

Close de mão feminina segurando tablet com dados gráficos feitos via virtualização em um café, sugerindo um diagnóstico de processos de negócios.
Fazer um diagnóstico honesto da situação atual do seu negócio é essencial para implementar a virtualização de processos. (Imagem: Freepik)

Para isso, não há uma receita que atenda a todo tipo de empresa, mas existem dicas valiosas. São elas:

Faça um diagnóstico honesto da situação atual

É importante olhar para o seu negócio atualmente. Assim, fica mais fácil entender quais são os pontos críticos dos processos, aqueles que precisam urgentemente de melhorias. Você deve começar por eles.

Para algumas empresas é uma prioridade melhorar o sistema de pagamentos, para outra fazer a digitalização e documentos ou, ainda, implantar um atendimento omnichannel, etc.

É importante que você faça uma análise honesta disso.

Alinhamento e treinamento da equipe são indispensáveis

Tudo começa com as lideranças. Se elas estiverem engajadas e compreenderem o propósito da mudança de mindset, os colaboradores seguirão o mesmo caminho.

É muito importante destacar a mudança de pensamento. Somente com o entendimento correto, as pessoas se envolverão de verdade nessa nova fase.

Escolha um bom software para implementar a estratégia

Uma vez que a equipe tenha ciência das mudanças que estão por vir, é hora de adotar efetivamente a implementação.

Para isso, escolha o melhor software para criar processos certeiros. Lembre-se de considerar as prioridades definidas no diagnóstico inicial.

Teste as soluções

É importante testar se soluções adotadas estão realmente atendendo suas demandas. Para isso, crie métricas que ajudem a medir a produtividade ou gerar relatórios sobre as informações que você deseja obter.

Avalie os resultados e faça os ajustes de rota

Após um período de teste, recolha todas as informações e verifique se realmente houve resultados interessantes.

Aliás, não tenha medo de mudar o que foi implementado, se isso não estiver atendendo às expectativas. Fazer esses ajustes é crucial para colher todas as vantagens da VP.

Para alcançar os melhores resultados da virtualização de processos, é crucial contar com ferramentas que lhe auxilie a estruturá-la estrategicamente. Para isso, conheça a Arquivar.

Arquivar: a sua parceira na Virtualização de Processos

A Arquivar oferece soluções personalizadas para a Gestão Estratégica de Documentos e Criação de Processos.

Nossos serviços permitem que você elimine o uso de papel e simplifique procedimentos. Com a Arquivar, você terá acesso ao software ideal para a virtualização e receberá orientação personalizada para executar a transformação digital em sua empresa.

Isso resultará em uma gestão mais ágil, segura, econômica e eficiente. Além disso, nossa abordagem proporciona uma rastreabilidade de processos que ajuda a identificar e corrigir erros, melhorando o desempenho da sua empresa em várias áreas.

Conheça o ArqGED: sua nova ferramenta de gestão documental e de processos

O ArqGed é o software de BPM (Gestão Documental e de Processos) desenvolvido pela Arquivar que oferece uma solução abrangente para o fluxo de trabalho.

Esquema de serviços oferecidos pela empresa Arquivar.
Contamos com soluções para documentos físicos e eletrônicos.

Utilizando a abordagem BPMN (Business Process Model and Notation), o ArqGed cria uma linguagem padronizada para a modelagem de processos do seu negócio. Isso possibilita a criação de fluxos personalizados, que podem incluir etapas de autorização e a execução de assinaturas eletrônicas e digitais, adaptando-se às especificidades de cada tipo de contrato.

Com o ArqGed, você pode criar documentos diretamente na plataforma e configurar o fluxo de trabalho com as pessoas responsáveis, aprovações necessárias e ponderações para cada fase do processo de criação e assinatura.

Além disso, o sistema permite notificar as partes envolvidas de maneira estratégica, visando agilizar e otimizar o andamento do processo de forma eficaz.

Como criar processos personalizados no ArqGED?

O ArqFlow, um dos módulos do ArqGED, permite desenhar processos para diversos tipos de funções e áreas de uma empresa.

Veja as principais funcionalidades da nossa solução:

  • Atribuição de responsáveis;
  • Estabelecimento de prazos;
  • Flexibilidade na alocação de tarefas;
  • Utilização de formulários eletrônicos integrados (por exemplo, fichas de cadastro, termos de LGPD, etc.);
  • Colaboração com recursos de comentários no sistema;
  • Implementação de assinaturas eletrônicas e digitais com validade jurídica;
  • Acompanhamento do status das tarefas na plataforma;
  • Envio de notificações personalizadas no início, avanço e conclusão das tarefas;
  • Anexação e compartilhamento de documentos;
  • Controle do cumprimento das obrigações por parte dos responsáveis;
  • Facilitação do fluxo de informações digital para otimizar o uso do tempo no processo;
  • Arquivamento de evidências, incluindo documentos gerados e assinados no sistema.

Comece a implementar a virtualização digital agora mesmo com a Arquivar!

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