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Assinatura eletrônica e digital mais gestão de contratos em um só lugar

Imagem com o título: Assinatura eletrônica e digital mais gestão de contratos em um só lugar

Com certeza você já ouviu falar em assinatura eletrônica e digital para contratos. Esses documentos são essenciais para a formalização de acordos entre duas ou mais partes, principalmente nas empresas. Há bem pouco tempo, eles eram feitos à mão, o que tornava o processo lento e burocrático, gerando atrasos e problemas de comunicação.

Porém, hoje, a assinatura digital, aliada à gestão eletrônica de documentos, se tornou uma alternativa cada vez mais popular, sobretudo porque é eficiente, segura e extremamente conveniente, concorda?

Neste conteúdo, vamos discutir os benefícios da assinatura eletrônica e digital para contratos, e como elas podem ajudar as empresas a melhorar sua eficiência e segurança documental. Continue a leitura!

Como funciona a assinatura eletrônica e digital para contratos?

A assinatura eletrônica e digital para contratos é um método de autenticação e validação de documentos digitais que substitui as assinaturas manuscritas tradicionais.

Elas oferecem segurança, rastreabilidade e agilidade, tornando a assinatura de contratos mais eficiente, reduzindo a necessidade de papel e permitindo a assinatura de documentos à distância, economizando tempo e recursos.

Contudo, assinar um contrato digitalmente é uma das etapas do ciclo de vida desse tipo de documento. Após assinado o contrato entra em um processo de gerenciamento, que envolve armazenamento, disponibilidade para consulta, controle de acesso, versionamento e outros.

O que é a Gestão de Contratos?

A Gestão de Contratos é um conjunto de processos e práticas que visam administrar, monitorar e otimizar o ciclo de vida de contratos entre uma empresa e seus parceiros, fornecedores, clientes ou outras partes envolvidas.

Ela abrange desde a criação e negociação de contratos até a sua execução, monitoramento, renovação e, eventualmente, o encerramento.

Pessoa digitando no notebook. Filtro acima da imagem representando processos digitais.
Gerenciamento de contrato engloba várias etapas e em todas a segurança do arquivo deve ser preservada. (Imagem: Freepik)

Alguns dos principais objetivos do Gerenciamento de Contratos incluem:

  •     Garantir o cumprimento de termos e condições contratuais.
  •     Maximizar o valor dos contratos, reduzindo custos e riscos.
  •     Monitorar o desempenho das partes envolvidas no contrato.
  •     Facilitar a conformidade com regulamentos e normas.
  •     Agilizar a renovação ou renegociação de contratos.
  •     Reduzir conflitos e litígios contratuais.

O processo de gerenciamento de contratos geralmente envolve:

  1. Criação e Negociação: Envolve a criação do contrato, identificação de cláusulas, negociação de termos e condições e aprovação de todas as partes envolvidas.
  2. Execução: Uma vez que o contrato é assinado, ele entra na fase de execução, na qual as partes envolvidas devem cumprir suas obrigações.
  3. Monitoramento e Desempenho: É essencial acompanhar o desempenho das partes e garantir que todas as cláusulas sejam cumpridas. Isso pode incluir a verificação de métricas de desempenho e o tratamento de desvios.
  4. Renovação ou Encerramento: Os contratos podem ser renovados, renegociados ou encerrados de acordo com os termos e prazos estabelecidos.
  5. Arquivamento e Documentação: Documentação adequada é fundamental para o gerenciamento de contratos, incluindo o arquivamento de contratos, correspondências e registros.

No mercado, diversas plataformas de assinatura eletrônica e digital já disponibilizam tecnologia não apenas para a assinatura em si, mas também para facilitar essa gestão.

Com a implementação de um sistema desse tipo, é possível aprimorar a eficiência, a segurança e a conveniência de todos os processos comerciais.

Qual a relação entre gestão de documentos e assinatura eletrônica e digital para contratos?

A gestão de documentos e a assinatura digital são duas tecnologias complementares que podem ajudar as empresas a melhorarem a eficiência, a segurança e a conveniência dos seus processos de negócios.

Utilizar uma plataforma que possibilita as duas soluções em conjunto torna o processo de autenticação, que valida a autoria ou a aprovação de um documento, mais simples.

Essa dupla é utilizada para substituir as tradicionais assinaturas manuais em papel, garantindo a validade jurídica quando cumprem os requisitos legais.

Um dos critérios para a conformidade legal é o vínculo da assinatura com o Certificado Digital ICP-Brasil. Este, aliás, é exclusivo das assinaturas digitais, logo, as que não o possuem são classificadas apenas como assinaturas eletrônicas.

As assinaturas digitais são mais seguras, pois geralmente envolvem algoritmos de criptografia para criar uma representação única da assinatura de uma pessoa. Elas garantem a autenticidade do documento e ajudam a evitar adulterações, proporcionando proteção de dados e integridade aos arquivos eletrônicos.

Por que usar assinatura eletrônica e digital em contratos?

Vamos falar mais sobre isso? Imagine ter todos os contratos da sua empresa centralizados e organizados em um sistema virtual. O ideal seria ter também assinaturas eletrônicas e digitais para as partes poderem autenticar o documento nesse mesmo sistema, sem precisar fazer impressão e entrega de uma cópia física, concorda?

Profissional em frente a computador segura celular. Há uma camada de filtro azul com linhas que remetem a uma tabela sobre a foto.
Por que usar assinatura eletrônica e digital em contratos? (Imagem: Freepik)

A resposta poderia ser simples assim, mas vamos além. 

Usar assinaturas eletrônicas e digitais é mais uma forma de ter agilidades nos processos da empresa com clientes e fornecedores. Como resultado, há uma economia de recursos financeiros pela eliminação de gastos com tinta, impressora e espaço para armazenamento físico de arquivos.

Soma-se a isso que os contratos assinados eletronicamente podem ser facilmente organizados e arquivados, ao utilizar um bom software, permitindo um acesso rápido aos registros.

Esses sistemas, inclusive, garantem a segurança de informações e contam com tecnologias que asseguram a autenticidade e integridade dos termos. Ou seja, dificilmente eles serão alterados e, se forem, é possível acessar o histórico e identificar a alteração.

Isso porque as soluções de assinatura eletrônica e digital geralmente oferecem recursos de rastreamento e auditoria, permitindo que as empresas monitorem quem assinou o documento, quando e onde.

>> Quer saber mais sobre assinatura digital? Conheça os 5 sinais de que está na hora de implementar essa solução na sua empresa:

ASSINATURAS DIGITAIS | 5 sinais de que é AGORA o momento de implementar em sua empresa

Assinatura digital segura e gestão de documentos é com a ArqSign!

A ArqSign é a solução completa para controle de assinaturas de contratos na sua empresa. Garantimos que o seu negócio tenha acesso a uma solução excepcional, proporcionando total transparência e conformidade legal. 

Veja como:

  • Garantia de transparência e conformidade legal: com a ArqSign, você pode confiar na total transparência e adequação jurídica dos seus documentos. Nossa solução atende a todos os requisitos da legislação brasileira, proporcionando tranquilidade e segurança jurídica;
  • Rastreio completo do documento e das assinaturas: mantenha o controle total com o rastreio abrangente de seus documentos e de todas as assinaturas. Saiba exatamente quem assinou e quando, garantindo a integridade do processo;
  • Mais de 31 anos de experiência em gestão de documentos: conte com a expertise de mais de três décadas em gestão de documentos. Com a ArqSign, você está escolhendo uma solução comprovada e confiável.

Além disso, com a nossa plataforma, você pode:

  • Assinar rapidamente e de qualquer lugar: com a ArqSign, esse processo é simples e ágil. Você e seus signatários podem assinar documentos de qualquer dispositivo com acesso à internet;
  • Assinar com ICP Brasil: se você possui um certificado A1 ICP Brasil, basta fazer o upload na plataforma ArqSign e começar a assinar imediatamente;
  • Ter certeza da maior segurança, com autenticação adicionais: o que também inclui a representação visual da assinatura, certificado digital, informações complementares (CPF, CNPJ, geolocalização, endereço de IP), documentos de pessoa física e jurídica, selfies, autenticação por código de acesso e anexação de documentos adicionais ou imagens;
  • Coletar de assinaturas ilimitadas: envie seu documento para quantas pessoas precisarem assinar com apenas um disparo, sem custos adicionais;
  • Rastrear 100% seus documentos: acompanhe o status das assinaturas em tempo real, acesse o histórico completo do documento, controle versões e registre todas as assinaturas.

Como é o fluxo de assinaturas na ArqSign?

O fluxo de assinaturas na ArqSign é simples, intuitivo e personalizável. Veja:

  1. Configure a identidade visual da sua marca – Personalize mensagens e notificações com as cores e identidade visual da marca.
  2. Tenha tudo organizado como quiser: crie pastas – Com a ArqSign, você pode criar pastas para agrupar documentos relacionados, garantindo a ordem e a facilidade para encontrar seus arquivos.
  3. Segurança em primeiro lugar: configure de acessos por usuário – Tenha o controle de quem pode acessar e assinar seus documentos. Defina permissões de acesso por usuário ou grupos de usuários.
  4. Conte com a conveniência de salvar os seus contatos – Aproveite a praticidade de salvar contatos frequentes na plataforma e suas informações. Com isso, você e toda sua equipe economizam tempo e ganham produtividade.
  5. Você define a ordem de assinatura – Chega de falta de alinhamento, retorno de trabalho e atrasos nas entregas. Com a ArqSign, você desenha o fluxo de assinatura dos envolvidos, garantindo que cada responsável seja notificado no momento certo da transação.
  6. Sem mais burocracias: faça upload do certificado digital – Já pensou em não precisar instalar seu certificado digital em cada dispositivo? A ArqSign acabou com essa burocracia. Agora, você pode simplificar a autenticação e a assinatura fazendo o upload em nossa plataforma uma única vez, além de usar quando e onde quiser.
Reunião de pessoas que acabaram de fechar um acordo comercial, foco nas mãos, um deles com tablet.
Com a assinatura digital, você define a ordem de quem tem acesso ao documento (Imagem: Freepik)

Como é feita a gestão de contratos e outros documentos dentro da ArqSign?

A plataforma possui várias outras funcionalidades que facilitam a gestão de documentos, além de garantir total segurança nesta parte do processo.

A gestão de documentos na ArqSign envolve recursos como versionamento, criação de pastas, controle de acesso por usuários e outras, trazendo vários benefícios. Vamos analisar alguns desses aspectos:

Versionamento:

 O versionamento de documentos na ArqSign permite acompanhar todas as versões de um documento ao longo do tempo.

Criação de pastas por departamento:

A ArqSign permite a organização de documentos em pastas, o que é especialmente útil em organizações com múltiplos departamentos ou equipes. Os documentos podem ser categorizados em pastas específicas, tornando mais fácil a localização e o gerenciamento dos arquivos relevantes.

Controle de acesso por usuários:

O controle de acesso é uma funcionalidade fundamental para manter a segurança dos documentos. Na ArqSign, os administradores podem atribuir permissões específicas a cada usuário ou grupo de usuários. Isso significa que apenas pessoas autorizadas podem acessar, editar ou assinar determinados documentos.

A ArqSign foi desenvolvida para tornar o processo de gerenciamento de documentos mais eficiente, seguro e organizado, proporcionando benefícios significativos para organizações de todos os tamanhos e setores.

>> Não perca tempo. Faça um teste grátis e comprove!

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