Como a LGPD impactou na guarda de documentos físicos?

homem segurando um tablet com um certificado com chave na frente, remetendo à segurança

A guarda de documentos físicos em sua empresa pode ocupar espaço, gerar desorganização e colocar em risco informações cruciais. A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em 2020 e propõe um cuidado mais minucioso com os dados de seus clientes.  Para tanto, as empresas devem pensar em alternativas que ajudem na gestão correta desses dados. A melhor forma de fazer isso é migrando para a versão digital. Arquivos digitais estão mais seguros e podem ser facilmente acessados de qualquer lugar, a qualquer hora.  

Ao entrar em vigor em 2020, a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – trouxe à tona uma preocupação para todas as empresas: como manter os arquivos e os dados em proteção? 

É evidente a forma como a LGPD impactou na guarda de documentos físicos. Diante dos decretos previstos em lei ficou ainda mais clara a importância de garantir uma boa gestão.  

O que é a LGPD? 

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados. Ela prevê a obrigatoriedade de empresas manterem dados de qualquer cidadão em solo brasileiro sob plena segurança. Passa a ser de total responsabilidade das marcas garantir isso.  

É importante ressaltar que qualquer falha nos protocolos impostos pela lei pode gerar sanções e multas, o que fatalmente prejudica a imagem e o orçamento da empresa. Na LGPD existem 4 papéis importantes que são cumpridos: 

  • Titular de dados: a pessoa a quem os dados se referem, O titular.  
  • Controlador: aquele que toma as decisões a respeito do uso dos dados, por exemplo, a própria empresa. A LGPD determina que pode ser tanto uma empresa privada ou pública, ONGs, órgãos da administração pública etc.); 
  • Operador: operador é quem apenas processa e opera os dados, mas não possui decisão de uso sobre eles.  
  • Encarregado (DPO): Esse é o cargo que surge com a LGPD para guarda de documentos. O Data Protection Officer é o profissional designado a coordenar as ações de adequação a lei e manter contato com o titular e com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). 

Conhecer estes papéis é fundamental para que a sua empresa de fato consiga entrar nos trâmites propostos pela lei e cumpra todos os protocolos sem riscos de multa.  

Impactos da LGPD na guarda de documentos 

Naturalmente o vigor da lei também trouxe mudanças fundamentais para dentro das empresas. Todas elas, sem exceção, precisam se adequar ao que é previsto para que não corram riscos.  

Tempo de guarda: 

Um dos tópicos mais importantes da Lei diz respeito ao tempo de guarda de documentos. Os dados devem ser mantidos na base empresarial apenas pelo tempo necessário.  

Ou seja, a empresa fica proibida de arquivar informações que não são mais utilizadas. Isso só pode ser feito através de uma gestão de documentos de qualidade e que se mantém atualizada sobre sua base de clientes.  

Dados divulgados pelo Varonis Global Data Risk Report apontam que mais de 70% das pastas das empresas que participaram da pesquisa possuem dados obsoletos.  

Como cuidar disso? 

Dar conta de um alto volume de documentos pode ser algo muito trabalhoso. Na verdade, em alguns casos é até impossível cuidar de tudo de forma correta.  

Para conseguir isso é preciso automatizar alguns processos. A melhor forma de fazer isso e através da adoção de um GED, um software adequado para gestão de documentos.  

Através desse software você consegue digitalizar os documentos e mantê-los devidamente seguros e organizados. O software exige identificação para acesso através de login e senha, o que diminui consideravelmente os problemas com acesso indevido.  

Documentos físicos x documentos digitais: 

A LGPD não diferencia em importância documentos físicos de documentos digitais. Dessa forma, o mesmo cuidado dedicado a um deve ser dedicado ao outro.  

A solução para esse caso é apostar em digitalização. Através dela você transforma os seus arquivos físicos em arquivos digitais, protegidos pelo armazenamento em nuvem.  

Com isso, a gestão se torna muito mais fácil e possível, já que os arquivos são organizados de maneira correta e há um controle mais assíduo acerca das datas e vencimento de cada um.  

Principais benefícios da digitalização de documentos 

Os benefícios da digitalização são diversos. Listaremos alguns a seguir para que você entenda por que é tão importante adequar a sua empresa adotando métodos tecnológicos que ajudem na guarda de documentos e gestão. 

Segurança: 

Documentos físicos correm riscos constantes. Eles podem ser extraviados, roubados, perdidos, queimados ou podem se deteriorar com o passar do tempo.  

Mantê-los seguros requer um grande investimento, inclusive no que diz respeito ao controle da temperatura do ambiente. Com a adoção de arquivos digitais isso muda completamente.  

Acesso e disponibilidade: 

Com a digitalização fica muito mais fácil compartilhar documentos. Inclusive, você consegue integrar setores permitindo que os profissionais tenham acesso às informações sempre que precisarem.  

Economia de espaço e de dinheiro: 

Também precisamos ressaltar que ocorre uma grande economia de espaço, já que os papéis físicos demandam muito mais. Isso também impacta nos gastos.  

Com a digitalização a guarda de documentos fica mais barata, já que você não precisa de um espaço tão grande e não precisa imprimir tanto, o que gera despesas com folhas e insumos.  

Qual é o melhor sistema de gestão de documentos? 

Escolher o melhor software de gestão requer atenção. O primeiro passo é escolher uma empresa que seja referência no mercado e que ofereça um serviço que realmente atenda às suas demandas.  

A Arquivar possui mais de 30 anos de experiência em organização e digitalização de documentos. Ajudamos empresas de diferentes portes a alcançarem excelência na gestão de documentos.  

Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios e as vantagens de digitalizar os seus documentos, entre em contato com a nossa equipe clicando aqui e agende uma reunião.  

Documentos empresariais carregam informações vitais sobre o seu negócio. Por isso, entregue esses cuidados às mãos profissionais de nossa equipe. Acesse o site e saiba mais.  

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