funcionaria analisando dados e pensando

Gestão de Documentos para sua Empresa

A Arquivar possui o melhor sistema de gestão de documentos do mercado, destacando-se tanto em soluções para documentos físicos quanto em soluções para documentos eletrônicos. Queremos usar nossa expertise para ajudar sua empresa no gerenciamento qualitativo de documentos e processos.

Soluções para Documentos Eletrônicos

pin-arquivo

Organização de Documentos

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-solucoes

Sistema de Digitalização

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-computador

Assinatura Digital

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-telefone

Gestão de NF-e

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-conexao

Auditoria de Processos

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-conexao

Virtualização de Processos

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Odio faucibus id lectus diam non. Convallis viverra turpis adipiscing in ullamcorper faucibus integer massa. Lorem erat feugiat tempus tellus semper est. In.

pin-arquivo

1. Organização de Documentos

Com as ferramentas da Arquivar, você armazena e organiza os documentos da sua empresa na nuvem. Fácil e rápida identificação, catalogação e localização dos documentos originais. 

pin-solucoes

2. Digitalização In-Company

Faça a digitalização dos documentos da sua empresa in-company, de acordo com a necessidade do seu departamento. O sistema indexa e você acessa os documentos em um software estruturado.

 

pin-computador

3. Assinatura Digital

Assine digitalmente os documentos de sua empresa de forma fácil, ágil, segura e confiável com a Arquivar. Certificado digital, validade jurídica e em conformidade com as normas do ITI e ICP Brasil.

 

pin-telefone

4. Gestão de NF-e

Consulta, baixa e guarda automaticamente todas as Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte da sua empresa, atendendo a legislação quanto ao armazenamento xml. Gestão detalhada e eficaz das suas NFes e CTes.

 

 

pin-conexao

5. Auditoria de Documentos

Mantenha a documentação da sua empresa sempre em dia e de acordo com a lei. Catalogação de documentos e checagem automática por sistema para informar quais documentos em falta ou documentos pendentes de renovação.
pin-conexao

6. Virtualização de Processos

Faça a transformação digital da sua empresa e otimize os processos de trabalho. Migre suas etapas manuais para etapas eletrônicas. Gere escalabilidade à empresa, redução de custos, garantia de qualidade e maior competitividade no mercado.

Soluções para Documentos Físicos

pin-group

1. Digitalização de Arquivo

Acabe com o excesso de papel, com a dificuldade de encontrar documentos antigos e com arquivos mortos. A Arquivar digitaliza seu arquivo e armazena os documentos online. Compartilhe e edite rapidamente, acesso 24h de qualquer lugar.

pin-arquivos

2. Controle de Arquivo

A Arquivar organiza e cataloga os documentos do seu arquivo. Você identifica e localiza rapidamente os documentos originais da sua empresa por sistema digital. Não perca tempo procurando e refazendo documentos perdidos.

pin-conexao

3. Microfilmagem

Se sua empresa precisa guardar documentos por longos períodos de tempo, a microfilmagem é a solução. Preserve informações por meio da captação da imagem de documentos por processo fotográfico. Possui a mesma validade jurídica de um documento físico.
pin-arquivo

4. Arquivo de Conservação

Possui documentos valiosos que sua empresa precisa armazenar, preservando as características originais do acervo? Na Arquivar, você guarda seus documentos em ambientes de conservação, com temperatura e umidade controlada de acordo com a necessidade do acervo.

pin-pasta

5. Guarda de Documentos

Armazenamento, arquivo e manutenção dos documentos originais da sua empresa em galpões seguros e estruturados, gerenciados pela Arquivar. Nós organizamos e catalogamos os arquivos, possibilitando o fácil acesso e identificação para quando sua empresa precisar.

Outros Serviços Arquivar

pin-seguranca

Adequação à LGPD

Os dados sensíveis são o bem mais importante do seu negócio. A Arquivar sabe como cuidar deles! Adeque a área documental da sua empresa à LGPD com quem tem 30 anos de experiência.

pin-procurando-arquivo

Consultoria Documental

Com profissionais especializados na área da gestão da informação, a Arquivar realiza a consultoria completa em gestão documental, com técnicas e conhecimentos apropriados.

pin-computador

Transformação Digital

Digitalize os documentos de sua empresa com amparo legal, descarte e recicle a documentação física, transforme processos físicos e manuais em processos virtuais e automatizados.

ArqGED, a solução completa de gestão de documentos e processos da Arquivar

Estruture a gestão de dados de seu negócio com um sistema online para organizar seus fluxos e processos operacionais, além de disponibilizar o armazenamento e gerenciamento dos seus documentos na nuvem.

Soluções Customizadas

Sistema Gestão de Documentos

Para seu segmento

Para seu departamento

Sistema Gestão de Documentos
Sistema Gestão de Documentos

Perguntas Frequentes

Utilizar um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) na gestão empresarial traz uma série de vantagens. O sistema de GED da Arquivar, o ArqGED, é uma ferramenta muito robusta e segura, e que agrega grande valor aos mais diversos segmentos de negócios. Entre algumas das inúmeras vantagens de implantar o ArqGED na sua empresa estão: 

• Agilidade na localização de documentos e informações, em suporte físico ou digital, com formas personalizadas de consulta e pesquisas;

• Garantia de segurança das informações com relatórios em nuvem e em tempo real;

• Criação de fluxos de trabalho para maior controle dos processos de negócio;

• Assinatura digital e eletrônica de documentos com validade jurídica;

• Possibilidade da substituição do papel e implementação de uma rotina digital, “empresa paperless”.

Hoje com as novas legislações finalmente é possível digitalizar e descartar documentos. Porém, há alguns pontos de atenção que precisam ser observados na hora de contratar esse serviço:

Legalmente, não é qualquer digitalização que permite o descarte. Há uma série de critérios técnicos estabelecidos no decreto Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020, e que precisam ser atendidos.

Além do mais, a legislação estabelece que as imagens digitais precisam ser certificadas no padrão ICP – Brasil. Se quer digitalizar e descartar os seus documentos, a Arquivar pode ajudá-lo (a). Atendemos a todos os requisitos legais para que a digitalização permita a sua empresa realizar o descarte das cópias físicas de documentos, eliminando o papel.

Em tese, assinatura eletrônica é toda assinatura que tem como suporte um dispositivo eletrônico, realizada por meio de um computador, smartphone, etc. Portanto, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. A assinatura eletrônica pressupõe um acordo entre as partes, que as identifiquem no ato da assinatura, e que para inúmeros casos é válido. Para efeitos legais, em algumas ocasiões, essa assinatura eletrônica necessita estar vinculada a uma certificação ICP – Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é um sistema nacional brasileiro de certificação digital. Neste último caso, a assinatura eletrônica será chamada digital.

Sim. O ArqGED possui uma API de integração já publicada e de fácil implementação para comunicação com outros sistemas.

O ArqGED permite a sua empresa configurar usuários ilimitados para acesso ao sistema, tudo controlado por login e senha, conforme perfis e restrições de acesso, sem que isso represente qualquer custo adicional no uso da ferramenta.

Primeiramente é preciso entender a diferença entre organizar e arrumar os documentos. Organização de documentos pressupõe a implementação de um padrão de gestão documental, de modo que a organização perdure com o passar do tempo. Nesse sentido, o primeiro passo é contratar uma empresa especializada para implementar na sua organização uma metodologia de gestão dos documentos e informações. A Arquivar possui um time técnico com especialistas nas áreas de Biblioteconomia, Arquivologia e áreas afins, que permitirão a sua empresa classificar e tratar os documentos da forma correta, e também, com a assessoria técnica para o entendimento de como manipular e armazenar documentos conforme às legislações vigentes, em especial, a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que é um elemento de risco para as empresas que possuem arquivos bagunçados, sem metodologias de guarda e acesso à informação.

Atentos as demandas de transformação digital nas empresas, a Arquivar, empresa pioneira em gestão da informação no Brasil, desenvolveu tecnologias que permitem que a transformação digital na sua empresa esteja ao seu alcance. O primeiro passo é o fornecimento de uma consultoria especializada para o entendimento dos processos e fluxos em sua empresa, desde a geração dos documentos, passando pelo consumo e armazenagem das informações. Essa consultoria visa criar para você a melhor experiência de transformação digital na sua empresa, que agregue valor ao seu negócio e entregue qualidade ao seu produto, serviço e cliente. A partir do claro entendimento do seu negócio e metas a serem alcançadas com a transformação digital, o time técnico da Arquivar irá desenhar a melhor solução que se adapta a sua empresa. O software de gestão da informação da Arquivar, o ArqGED, é personalizado conforme cada seguimento de cada negócio e cliente.

A microfilmagem consiste na captação da imagem através de processo fotográfico. Os arquivos são consideravelmente reduzidos através da microfilmagem, e armazenados em filmes em diazo ou prata, e este último destinados destinadas a backup jurídico. A microfilmagem produzida pela Arquivar é a microfilmagem eletrônica (microfilmes gerados a partir da imagem digitalizada) Por possuir legislação específica, os documentos microfilmados, para todos os casos possuem validade jurídica, permitindo o descarte das cópias físicas.

Para muitos casos terceirizar a guarda de documentos da empresa pode ser uma alternativa eficaz, além de legal perante a legislação. Mas, antes de terceirizar a guarda dos documentos da sua corporação, algumas questões devem ser observadas: Em primeiro lugar, é preciso certificar se a empresa que irá realizar a guarda é confiável, se possui instalações adequadas para gerenciar os seus documentos. Caso contrário, a sua organização pode se expor ao risco de multas pesadas e passivos jurídicos pelo extravio de documentos e não armazenamento adequado. Com quase 30 anos de mercado, a razão de ser da Arquivar é cuidar de forma séria e criteriosa das informações dos seus clientes. E por isso, desenvolvemos estruturas adequadas e preparadas para armazenagem de documentos, com segurança e equipe especializada 24 horas por dia, sete dias na semana, propiciando a segurança necessária para os arquivos da sua empresa.

Quando na escolha de uma ferramenta de GED/ECM para a gestão das informações corporativas da sua empresa é preciso realizar uma avaliação criteriosa. Afinal, implementar uma ferramenta que não seja capaz de englobar os processos da sua corporação como um todo e auxiliar na criação de um padrão de gestão da informação que perdure, sem que isso signifique retrabalhos – o ciclo de investimento e gastos para recompor o investimento inicial – pode se tornar um problema.

Pensando nisso, é importante consultar empresas que tenham sólida experiência em gestão da informação, e com quase 30 anos de existência, a Arquivar desenvolveu uma ferramenta de GED/ECM para atender às demandas do mercado, permitindo a criação de soluções sob medida “tailor made” para os mais diversos tipos de seguimentos. Com o ArqGED você poderá englobar todos os departamentos da sua empresa em uma única solução, gerenciar múltiplos CNPJ´s, filias, unidades, sem que isso represente qualquer custo adicional.

A ferramenta de GED/ECM da Arquivar implementará na sua empresa a melhor experiência em gestão da informação, com a criação de um padrão corporativo de gestão que perdure ao longo do tempo.

Toda empresa gera documentos e informações, e por isso, as organizações devem se adequar à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Para tanto, o primeiro passo é buscar consultoria especializada em gestão da informação, a fim de obter o entendimento da melhor maneira de armazenar e tratar os documentos da sua companhia.

E para isso, a Arquivar possui um time técnico multidisciplinar, que poderá ajudar a sua empresa a criar um procedimento de gestão documental como manda à Lei.

Outro passo importante, é implementar o uso de um software GED, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a gestão automatizada das informações, facilitando a busca dos documentos quando demandados, uma vez que LGPD exige que os dados estejam sempre disponíveis quando solicitado pelo titular, configurando a perda e extravio de um documento fator que pode acarretar multas pesadas, com impacto negativo para a saúde financeira da sua empresa.

Hospedada no datacenter da Microsoft Azure, a ferramenta de GED da Arquivar, o ArqGED, apresenta-se como uma das soluções mais robustas e seguras para a gestão dos documentos da sua corporação. Tudo controlado por login e senha, conforme perfis de acesso, é garantido que os dados da sua empresa e clientes estejam disponíveis apenas para quem é de Direito, conforme exigência da LGPD.

Soluções Customizadas

localizacoes-no-brasil

Fale com um especialista Arquivar

30 anos e mais de 1.500 clientes satisfeitos