Gestão de Documentos para sua Empresa

Utilizar um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) na gestão empresarial traz uma série de vantagens. O sistema de GED da Arquivar, o ArqGED, é uma ferramenta muito robusta e segura, e que agrega grande valor aos mais diversos segmentos de negócios. Entre algumas das inúmeras vantagens de implantar o ArqGED na sua empresa estão: 

• Agilidade na localização de documentos e informações, em suporte físico ou digital, com formas personalizadas de consulta e pesquisas;

• Garantia de segurança das informações com relatórios em nuvem e em tempo real;

• Criação de fluxos de trabalho para maior controle dos processos de negócio;

• Assinatura digital e eletrônica de documentos com validade jurídica;

• Possibilidade da substituição do papel e implementação de uma rotina digital, “empresa paperless”.

Hoje com as novas legislações finalmente é possível digitalizar e descartar documentos. Porém, há alguns pontos de atenção que precisam ser observados na hora de contratar esse serviço:

Legalmente, não é qualquer digitalização que permite o descarte. Há uma série de critérios técnicos estabelecidos no decreto Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020, e que precisam ser atendidos.

Além do mais, a legislação estabelece que as imagens digitais precisam ser certificadas no padrão ICP – Brasil. Se quer digitalizar e descartar os seus documentos, a Arquivar pode ajudá-lo (a). Atendemos a todos os requisitos legais para que a digitalização permita a sua empresa realizar o descarte das cópias físicas de documentos, eliminando o papel.

Em tese, assinatura eletrônica é toda assinatura que tem como suporte um dispositivo eletrônico, realizada por meio de um computador, smartphone, etc. Portanto, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. A assinatura eletrônica pressupõe um acordo entre as partes, que as identifiquem no ato da assinatura, e que para inúmeros casos é válido. Para efeitos legais, em algumas ocasiões, essa assinatura eletrônica necessita estar vinculada a uma certificação ICP – Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é um sistema nacional brasileiro de certificação digital. Neste último caso, a assinatura eletrônica será chamada digital.

Sim. O ArqGED possui uma API de integração já publicada e de fácil implementação para comunicação com outros sistemas.

O ArqGED permite a sua empresa configurar usuários ilimitados para acesso ao sistema, tudo controlado por login e senha, conforme perfis e restrições de acesso, sem que isso represente qualquer custo adicional no uso da ferramenta.

Primeiramente é preciso entender a diferença entre organizar e arrumar os documentos. Organização de documentos pressupõe a implementação de um padrão de gestão documental, de modo que a organização perdure com o passar do tempo. Nesse sentido, o primeiro passo é contratar uma empresa especializada para implementar na sua organização uma metodologia de gestão dos documentos e informações. A Arquivar possui um time técnico com especialistas nas áreas de Biblioteconomia, Arquivologia e áreas afins, que permitirão a sua empresa classificar e tratar os documentos da forma correta, e também, com a assessoria técnica para o entendimento de como manipular e armazenar documentos conforme às legislações vigentes, em especial, a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que é um elemento de risco para as empresas que possuem arquivos bagunçados, sem metodologias de guarda e acesso à informação.

Atentos as demandas de transformação digital nas empresas, a Arquivar, empresa pioneira em gestão da informação no Brasil, desenvolveu tecnologias que permitem que a transformação digital na sua empresa esteja ao seu alcance. O primeiro passo é o fornecimento de uma consultoria especializada para o entendimento dos processos e fluxos em sua empresa, desde a geração dos documentos, passando pelo consumo e armazenagem das informações. Essa consultoria visa criar para você a melhor experiência de transformação digital na sua empresa, que agregue valor ao seu negócio e entregue qualidade ao seu produto, serviço e cliente. A partir do claro entendimento do seu negócio e metas a serem alcançadas com a transformação digital, o time técnico da Arquivar irá desenhar a melhor solução que se adapta a sua empresa. O software de gestão da informação da Arquivar, o ArqGED, é personalizado conforme cada seguimento de cada negócio e cliente.

A microfilmagem consiste na captação da imagem através de processo fotográfico. Os arquivos são consideravelmente reduzidos através da microfilmagem, e armazenados em filmes em diazo ou prata, e este último destinados destinadas a backup jurídico. A microfilmagem produzida pela Arquivar é a microfilmagem eletrônica (microfilmes gerados a partir da imagem digitalizada) Por possuir legislação específica, os documentos microfilmados, para todos os casos possuem validade jurídica, permitindo o descarte das cópias físicas.

Para muitos casos terceirizar a guarda de documentos da empresa pode ser uma alternativa eficaz, além de legal perante a legislação. Mas, antes de terceirizar a guarda dos documentos da sua corporação, algumas questões devem ser observadas: Em primeiro lugar, é preciso certificar se a empresa que irá realizar a guarda é confiável, se possui instalações adequadas para gerenciar os seus documentos. Caso contrário, a sua organização pode se expor ao risco de multas pesadas e passivos jurídicos pelo extravio de documentos e não armazenamento adequado. Com quase 30 anos de mercado, a razão de ser da Arquivar é cuidar de forma séria e criteriosa das informações dos seus clientes. E por isso, desenvolvemos estruturas adequadas e preparadas para armazenagem de documentos, com segurança e equipe especializada 24 horas por dia, sete dias na semana, propiciando a segurança necessária para os arquivos da sua empresa.

Quando na escolha de uma ferramenta de GED/ECM para a gestão das informações corporativas da sua empresa é preciso realizar uma avaliação criteriosa. Afinal, implementar uma ferramenta que não seja capaz de englobar os processos da sua corporação como um todo e auxiliar na criação de um padrão de gestão da informação que perdure, sem que isso signifique retrabalhos – o ciclo de investimento e gastos para recompor o investimento inicial – pode se tornar um problema.

Pensando nisso, é importante consultar empresas que tenham sólida experiência em gestão da informação, e com quase 30 anos de existência, a Arquivar desenvolveu uma ferramenta de GED/ECM para atender às demandas do mercado, permitindo a criação de soluções sob medida “tailor made” para os mais diversos tipos de seguimentos. Com o ArqGED você poderá englobar todos os departamentos da sua empresa em uma única solução, gerenciar múltiplos CNPJ´s, filias, unidades, sem que isso represente qualquer custo adicional.

A ferramenta de GED/ECM da Arquivar implementará na sua empresa a melhor experiência em gestão da informação, com a criação de um padrão corporativo de gestão que perdure ao longo do tempo.

Toda empresa gera documentos e informações, e por isso, as organizações devem se adequar à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Para tanto, o primeiro passo é buscar consultoria especializada em gestão da informação, a fim de obter o entendimento da melhor maneira de armazenar e tratar os documentos da sua companhia.

E para isso, a Arquivar possui um time técnico multidisciplinar, que poderá ajudar a sua empresa a criar um procedimento de gestão documental como manda à Lei.

Outro passo importante, é implementar o uso de um software GED, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a gestão automatizada das informações, facilitando a busca dos documentos quando demandados, uma vez que LGPD exige que os dados estejam sempre disponíveis quando solicitado pelo titular, configurando a perda e extravio de um documento fator que pode acarretar multas pesadas, com impacto negativo para a saúde financeira da sua empresa.

Hospedada no datacenter da Microsoft Azure, a ferramenta de GED da Arquivar, o ArqGED, apresenta-se como uma das soluções mais robustas e seguras para a gestão dos documentos da sua corporação. Tudo controlado por login e senha, conforme perfis de acesso, é garantido que os dados da sua empresa e clientes estejam disponíveis apenas para quem é de Direito, conforme exigência da LGPD.