Gestão Eletrônica de Documentos – GED: o que é e como funciona?

Há diversas tarefas que são fundamentais para que uma empresa funcione muito bem. A gestão eletrônica de documentos é parte dessa demanda, já que através dela fica mais fácil organizar a papelada e controlar o acesso às informações.  

Esse formato de gestão já vem sendo adotado por muitas empresas de diferentes portes. Manter os dados empresariais e informações de colaboradores e clientes sob total segurança deixou de ser uma questão secundária e ganhou prioridade na maioria das empresas.  

Se você também entende a necessidade de migrar para uma solução mais moderna e mais qualificada, então continue lendo esse conteúdo até o final e descubra como GED – Gestão Eletrônica de Documentos funciona. 

O que é GED? 

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Se trata de uma evolução da gestão de documentos tradicional. Antigamente, tudo era feito através dos documentos impressos em papel.  

Existem muitos problemas relacionados a esta gestão arcaica. Os principais deles são: 

• Falta de segurança; 
• Perda e extravio de documentos; 
• Falta de espaço; 
• Acumulo de documentos sem validade. 

Para solucionar isso surgiu a gestão eletrônica. Nesse caso, os documentos são digitalizados e transformados em arquivos que ficam salvos em dispositivos – como computadores, celulares e tablets.  

• Softwares de qualidade: Para que seja possível fazer a Gestão Eletrônica de Documentos é preciso também contar com um software de qualidade. Esses programas são instalados em hardwares – como computadores e tablets – e integrados a equipamentos como scanners e impressoras. Com um GED é possível digitalizar rapidamente os seus documentos, de modo que você transforme aquele monte de papel em arquivos digitais fáceis de acessar e organizar. 
• Principais Objetivos De Uma Gestão Eletrônica De Documentos: Diferentemente do que muita gente pensa, a gestão eletrônica de documentos não existe com o propósito único de acabar com a papelada de seu escritório – embora isso, por si só, já seja muito bom.  

Existem outros objetivos que estão atrelados a adoção dessa nova forma de organização. São eles: 

• Padronização de procedimentos: Com um software é mais fácil padronizar o tratamento dos documentos de sua empresa. Basta treinar a equipe e apresentar as ferramentas do software para que todos trabalhem da mesma forma. 
• Melhor controle de acesso: Existem dados que não somente dizem respeito ao desempenho de sua empresa, mas também estão relacionados a segurança dos seus funcionários, clientes e fornecedores. Pensando nisso, é importante garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações. Com uma Gestão Eletrônica de Documentos fica mais fácil manter esse controle, já que é possível criar login e senha de acesso. 
• Racionalizar a produção de documentos: Quanto a sua empresa gasta, por mês, em impressão de papeis? Pode parecer que não, mas na ponta do lápis os documentos físicos podem pesar bastante no orçamento mensal. A gestão eletrônica de documentos também serve para diminuir os gastos com papel, já que muitos documentos podem ser gerenciados exclusivamente na versão digital, sem necessidade de impressão. 
• Agilizar o processo decisório: Há muitas decisões que só podem ser tomadas depois que alguns documentos são checados, assinados e compartilhados. Fazer isso de forma física pode demandar tempo e uma baita burocracia. Com arquivos digitais tudo fica mais fácil. Você pode baixar e acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer hora. Basta ter um computador com acesso a internet para conseguir  

Esses são alguns dos principais objetivos de um software de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Mas ao começar a usar você pode identificar muitos outros benefícios proporcionados por esses programas.  

Como funciona um software de gestão eletrônica de documentos? 

Essa é uma das principais perguntas feitas por pessoas que querem aderir a esse tipo de gestão: como funcionam esses softwares? Será que vou me adaptar a eles? É fácil de usar? 

O software de gestão eletrônica de documentos funciona com o sistema de armazenamento em nuvem. Portanto, os arquivos ficam arquivados em um espaço virtual e podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.  

Porém, é preciso determinar senha de acesso para conseguir visualizar e editar os arquivos. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguem acessar os documentos.  

Além disso, os softwares mostram um histórico de edições, o que permite que você controle as alterações feitas nos documentos.  

Mecanismos de pesquisa: 

Não é só isso, um bom software de Gestão Eletrônica de Documentos também permite que você faça pesquisas para localizar um determinado documento. Isso agiliza bastante o processo de busca.  

Os dados podem ser programados para integração, por exemplo, facilitando a atualização de cadastros de clientes ou fornecedores.  

Principais funcionalidades de um software de gestão eletrônica de documentos

Veja uma lista com as principais funcionalidades de um software de Gestão Eletrônica de Documentos.  

• Serve para arquivar documentos em diferentes formatos – PDF, Word, e-mails, planilhas, fotos etc; 
• Histórico de edições e acessos; 
• Regulamento de documentos vencidos e que podem ser descartados; 
• Rápido compartilhamento de documentos entre setores. 

Todas essas funções ajudam a garantir um fluxo de trabalho mais qualificado, prático e seguro na sua empresa. Isso também colabora para que os próprios funcionários tenham mais tempo livre para se dedicarem a outras tarefas.  

Dicas para escolher o melhor GED para a sua empresa 

Agora que você já sabe como funciona um software de Gestão Eletrônica de Documentos é hora de falarmos sobre alguns atributos que devem ser considerados na hora de escolher o seu GED.  

• Conheça a empresa: É importante conhecer um pouco sobre a empresa que você está contratando. Descubra se é uma empresa experiente, há quantos anos está no mercado e quais são as soluções propostas. 
• Prova social: Busque por provas sociais, opiniões de clientes que usaram os serviços. Saber a opinião de outros clientes é muito importante ara entender como essa marca poderá lhe ajudar a solucionar os seus próprios problemas. 
• Funcionalidades do sistema: É claro que é importantíssimo ter certeza que o sistema em questão atende mesmo as suas demandas. A melhor forma de fazer isso é tirando todas as suas dúvidas sobre ele antes de contratar. 
• Meios de contato e suporte técnico: Por fim, saiba quais são os meios de contato disponibilizados pela empresa e como ela presta suporte em caso de alguma dificuldade técnica. Afinal, é importante entender como a marca se disponibiliza a ajudar caso você encontre algum problema ou tenha alguma dúvida a respeito do serviço.  

Solução Arquivar Para Gestão Eletrônica de Documentos

Você já entendeu que a Gestão Eletrônica De Documentos é algo importantíssimo para a sua empresa. Seja para manter a segurança dos dados ou para garantir um fluxo de trabalho mais eficiente, essa é a melhor solução.  

A Arquivar possui mais de 30 anos de experiência em organização e digitalização de documentos. Ajudamos empresas de diferentes portes a alcançarem excelência na gestão de documentos.  

Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios e as vantagens de digitalizar os seus documentos, entre em contato com a nossa equipe preenchendo o formulario abaixo e agende uma reunião.  

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