A Valem é uma importante administradora de planos de saúde. A empresa é um destaque no mercado por oferecer não somente as melhores condições, mas também uma grande liberdade na escolha de coberturas.
Atualmente, a empresa gera em torno de 800 planos ao mês. Todo esse processo demanda uma grande quantidade de papel, e a Valem chegou a emitir 25 mil páginas de documentos em um mês quando o seu trabalho era 100% manual.
O grande problema é que esse volume atrasava muitos processos. Havia um gap, um tempo grande de espera que ocorria entre a contratação do plano e a ativação do serviço, pois requeria uma revisão de documentação e recolhimento de dados que podia levar dias. Isso comprometia o trabalho e a própria relação com o cliente, uma vez que o serviço demorava para ser liberado.
Com a chegada da pandemia, a empresa também sofreu com as restrições, como, por exemplo, o fato de não poder receber os seus clientes para assinatura de documentos, o que gerava mais desgaste e mais atrasos.
Abordagem Arquivar:
Conforme o cliente relatou os seus problemas e necessidades, identificamos um processo que deveria ser implementado e requeria um desenho bem detalhado da estratégia. A nossa abordagem seguiu os passos considerando:
- Solicitação de documentos após contratação do serviço;
- Elaboração de minuta;
- Assinatura da minuta;
- Entrevista médica para alguns planos;
- Ativação do plano.
Desafios:
- Tempo curto para implementação da solução (apenas uma semana);
- Empresa com altas demandas;
Soluções implementadas
Entendendo as demandas do cliente e visando entregar os melhores resultados, a proposta da Arquivar incluiu:
- Virtualizar o processo integralmente;
- Oferecer um plano e assinatura de digital;
- Implantação dos softwares ArqFlow para automatizar processos, ArqSign que dispensava a presença para assinatura no período de pandemia e ArqGed para melhor gestão e agilidade.
Resultados alcançados
Os resultados foram diversos e trouxeram muitos benefícios para a empresa. Dentre eles podemos destacar:
- Diminuição drástica de papéis;
- Agilidade na assinatura digital e ativação de planos;
- Diminuição de erros e problemas na etapa de negociação do corretor;
- Maior controle sobre execução de minuta;
- Processo muito bem mapeado;
- Controle de processos;
- Aumento de faturamento sem aumento de custos;
- Ampliação de mercado;
- Integração com rede de corretores;
- Crescimento em período de pandemia que permitiu, inclusive, aquisição de uma outra corretora no estado de Minas Gerais.
Quer saber como a Arquivar pode ajudar sua empresa a otimizar processos e dar mais autonomia e produtividade para sua equipe? Entre em contato com um de nossos consultores.