Valem – Como a empresa automatizou seus processos

blocos de madeira sendo colocados lado a lado, com imagens que remetem a saúde

A Valem é uma importante administradora de planos de saúde. A empresa é um destaque no mercado por oferecer não somente as melhores condições, mas também uma grande liberdade na escolha de coberturas. 

Atualmente, a empresa gera em torno de 800 planos ao mês. Todo esse processo demanda uma grande quantidade de papel, e a Valem chegou a emitir 25 mil páginas de documentos em um mês quando o seu trabalho era 100% manual.  

O grande problema é que esse volume atrasava muitos processos. Havia um gap, um tempo grande de espera que ocorria entre a contratação do plano e a ativação do serviço, pois requeria uma revisão de documentação e recolhimento de dados que podia levar dias. Isso comprometia o trabalho e a própria relação com o cliente, uma vez que o serviço demorava para ser liberado.  

Com a chegada da pandemia, a empresa também sofreu com as restrições, como, por exemplo, o fato de não poder receber os seus clientes para assinatura de documentos, o que gerava mais desgaste e mais atrasos. 

Abordagem Arquivar: 

Conforme o cliente relatou os seus problemas e necessidades, identificamos um processo que deveria ser implementado e requeria um desenho bem detalhado da estratégia. A nossa abordagem seguiu os passos considerando: 

  • Solicitação de documentos após contratação do serviço; 
  • Elaboração de minuta; 
  • Assinatura da minuta; 
  • Entrevista médica para alguns planos; 
  • Ativação do plano. 
Desafios: 
  • Tempo curto para implementação da solução (apenas uma semana); 
  • Empresa com altas demandas; 
Soluções propostas: 

Entendendo as demandas do cliente e visando entregar os melhores resultados, a proposta da Arquivar incluiu: 

  • Virtualizar o processo integralmente; 
  • Oferecer um plano e assinatura de digital; 
  • Implantação dos softwares ArqFlow para automatizar processos, ArqSign que dispensava a presença para assinatura no período de pandemia e ArqGed para melhor gestão e agilidade.  
Resultados alcançados: 

Os resultados foram diversos e trouxeram muitos benefícios para a empresa. Dentre eles podemos destacar: 

  • Diminuição drástica de papéis; 
  • Agilidade na assinatura digital e ativação de planos; 
  • Diminuição de erros e problemas na etapa de negociação do corretor; 
  • Maior controle sobre execução de minuta; 
  • Processo muito bem mapeado; 
  • Controle de processos; 
  • Aumento de faturamento sem aumento de custos; 
  • Ampliação de mercado; 
  • Integração com rede de corretores; 
  • Crescimento em período de pandemia que permitiu, inclusive, aquisição de uma outra corretora no estado de Minas Gerais.  

Quer saber como a Arquivar pode ajudar sua empresa a otimizar processos e dar mais autonomia e produtividade para sua equipe? Entre em contato com um de nossos consultores.

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