Sustentabilidade: Por que reduzir o uso de papel na empresa?

mãos segurando o planeta, sustentabilidade

Responda rápido: você sabe qual a quantidade de papel é usada na sua empresa? Certamente, é um volume que pode ser reduzido. E esta é a tendência, reduzir o uso de papel não somente onde você trabalha, mas nas organizações em geral.  

Segundo dados da ABGD (Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos) são gerados entre 400 e 500 tipos diferentes de documentos por cada empresa. Imagina só tudo isso impresso! Então é preciso buscar soluções para reduzir o uso de papel

A utilização intensa do papel ainda faz parte da cultura de várias companhias. Isso ocorre, muitas vezes, em função da burocracia ou mesmo do hábito de se manusear os documentos impressos.  

Por outro lado, há alguns anos, novas políticas vêm sendo adotadas pelas corporações, com o objetivo de reduzir o uso de papel, ou fazê-lo de forma mais consciente. E isso pode ser aplicado às empresas de todos os portes e mais variados segmentos. 

São práticas como a redução da necessidade de documentos impressos, documentos nato digitais, e também a virtualização de processos que costumavam ser analógicos para serem controlados via workflow e automação. Além disso, existe o processo de digitalização de  documentos em papel através do escaneamento, e a certificação da versão digital, que passa a ter a mesma validade jurídica do papel, se for feito de acordo com as normativas do decreto. As organizações identificam rapidamente os benefícios reais de migrar da papelada para o digital. A tendência é que cada vez mais os empresários sintam confiança na digitalização, uma vez que os protocolos de segurança garantem a criptografia digital.  

Além disso, atualmente é crucial entender melhor a necessidade de preservar recursos do meio ambiente. Quer pelo menos um motivo para reduzir o uso de papel? Então, apresentaremos cinco! 

5 motivos para reduzir o uso de papel 

1 – Redução de custos  

Comprar, transportar, armazenar, copiar, imprimir… Tudo isso onera processos e acaba por impedir o aumento da produtividade. Isso sem contar a necessidade de espaço para guardar todo o aparato físico que a papelada demanda. Sobretudo, quando se trata de documentações sigilosas. 

Mas, voltando ao ponto: custos! Faça um breve cálculo de quanto sua empresa investe em pacotes de papel, impressoras, tonners, cópias, local para armazenar, mobiliário para arquivar e transporte seguro dos documentos impressos. Não temos dúvidas de que o resultado dessa conta não é baixo, então, reduzir o uso de papel traz uma grande economia. 

Considere também o tempo despendido pelos funcionários na localização de informações perdidas entre as inúmeras pastas, caixas e arquivos. Nesse contexto, a digitalização pode trazer vantagens e benefícios em muitos aspectos, mas a agilidade na localização de informações é um dos mais relevantes. 

Veja só o exemplo dos setores de DP, neste post: Solução para DP reduz \custos e traz mais produtividade para empresas.  

2 – Organização do ambiente de trabalho 

Evitar o acúmulo de documentos no local de trabalho não apenas libera espaço, como também é um dos fatores que torna o ambiente mais agradável para os funcionários.  

Seguramente, isso favorece uma relação harmoniosa entre os colegas, e incentiva a produtividade de toda a equipe, como explica a Sociedade Brasileira de Coaching: Ambiente de trabalho organizado e suas vantagens


3 -Segurança das informações  

Um documento físico está sujeito a sofrer degradação por fatores ambientais, manuseio incorreto, acidentes e extravios. Mas, quando você transfere os documentos para plataformas digitais, que sejam capazes de gerar backup, permitir acesso remoto e aplicar recursos avançados de proteção de dados – pode ter certeza de que seu acervo está protegido de todas as situações acima.  

Desse modo, escolher arquivar digitalmente todos os documentos é mais seguro, dispensa totalmente a necessidade de impressões, e dispensa o uso de protocolos complexos para acessar informações.  

Além disso, com um Software especializado em gestão de documentos é possível definir controle de acesso dos usuários, ou seja, podem-se criar usuários ilimitados no ArqGED, que terá acesso ao sistema somente mediante login e senha, e cada usuário terá permissão para acessar a documentação que diz respeito a seu setor apenas, e nada mais. O sistema também fornece relatórios com informação de quais usuários acessaram um documento, em que horário, e o que foi feito com o mesmo, por exemplo, se houve impressão desse arquivo, se foi feito o download, etc.  

Para você entender mais, sugerimos este artigo: Como a tecnologia garante a segurança dos seus documentos

4 – Preservação do meio ambiente 

O planeta emite diariamente alertas de que precisamos explorar moderadamente seus recursos. A ABDG verificou que 37% das impressões feitas nas empresas são desnecessárias. Isso porque os dados poderiam ser acessados e geridos virtualmente.   

Os elevados volumes de produção de papel levam à extrapolação dos limites de desmatamento, o que resulta em perdas significativas para a natureza, e até mesmo a destruição de ecossistemas. Para se ter uma ideia, para a fabricação de 1 única folha de papel A4 são necessários, em média, 10 litros de água. 

Isso deixa claro que o uso de papel para qualquer finalidade deve ser repensado para além de impressões. Adotar a gestão digital de documentos vai além de questões de inovações e tecnologia, se trata de seguir princípios que comprovadamente prezam pela sustentabilidade. Por exemplo, os 3R’s: reduzir, reutilizar e reciclar. 

5 – Preferência do consumidor 

O mercado consumidor tem consciência desses problemas ambientais, e o número de clientes que optam por consumir produtos e serviços de empresas ecologicamente responsáveis só aumenta. Inclusive, através das redes sociais, muitas pessoas expõem marcas a respeito do assunto, seja para elogiar a conduta ou para expressar críticas. 

Diante disso, é nítido que além da urgência da preservação ambiental, assumir posturas ecossustentáveis valorizam as empresas e fortalecem os laços com os consumidores. Reduzir o uso de papel se torna então uma ação estratégica, que pode aumentar a competitividade e agregar valor às marcas, produtos e serviços. 

Talvez você esteja pensando: OK, entendi e gostaria de migrar para a gestão de documentos digitais, mas o que faço com meus arquivos em papel? A resposta é simples: Faça a digitalização dos mesmos e direcione o legado para reciclagem,  permitindo que eles sejam a matéria prima para outros produtos como embalagens, por exemplo. 

Ferramenta eficaz para reduzir o uso de papel 

Infelizmente, ainda não conseguimos chegar no índice zero de uso de papel nas empresas, isso acontece por diversos fatores. Entretanto, conforme já comentamos anteriormente, há no mercado soluções extremamente eficientes, capazes de reduzir o uso de papel a partir de tecnologias de gestão documental. 

Um exemplo disso é o GED, uma plataforma que permite acesso a todos os dados documentais da empresa virtualmente, e o documento original é resguardado de danos e acidentes. Com isso, os fluxos de trabalho são mais ágeis e a troca de informações mais fluidas.  

A gestão documental por meio de uma plataforma digital, é atualmente a alternativa mais rentável e eficaz para empresas que buscam diminuir os gastos e otimizar o trato dos documentos. 

Como é feita a gestão de documentos pelo GED 

O GED é uma plataforma dedicada à gestão digital de documentos. Desse modo, através dela é possível controlar todos os documentos, sobretudo os confidenciais, mantendo-os seguros, pois os acessos são baseados em permissões. 

Além disso, sempre que for necessário localizar ou buscar qualquer informação, o GED otimiza essa busca trazendo os dados de que precisa com muita agilidade. Como uma ferramenta pensada para empresas, inclui tudo que é necessário para gerir e armazenar documentos com total segurança. 

Portanto, não se trata de um local em nuvem para simplesmente guardar informações. O GED é um recurso mais robusto, que visa realmente gerenciar dados e documentos de maneira estruturada.  

Além disso, permite integração com ferramentas de BPM (Workflow), digitalização de documentos com OCR, realização de assinaturas digitais, guarda terceirizada e organização  de documentos. 

Mudando a gestão de documentos físicos para gestão digital 

Processos e procedimentos são estabelecidos de acordo com as necessidades do negócio, mas com o tempo podem se enraizar e tornar-se parte da cultura da empresa. 

Quando inovações chegam e as mudanças são necessárias, é importante compreender que todo processo de transição envolve primeiro uma mudança cultural, o que pede um novo mindset. Esse aspecto deve ser trabalhado em todos os níveis hierárquicos da empresa. 

Para que todo o processo de transição flua bem, o ideal é que todos os envolvidos compreendam já de início os benefícios que a digitalização vai proporcionar. Otimização de tarefas e ganhos em produtividade são as primeiras vantagens observadas, independente do setor. 

Após a implementação, a adaptabilidade costuma acontecer de maneira muito mais rápida quando a mentalidade está preparada para as inovações. Além disso, a percepção das melhorias é um motivador adicional que vem rapidamente. 

Com a chegada da LGPD, locais que durante muito tempo só lidavam com documentos impressos, já atuam considerando a gestão de documento digital, como é o caso dos cartórios.  

Por fim, vale mencionar que o próprio governo tem incentivado o processo de digitalização para empresas por meio da lei 13.726/18, que também é conhecida como lei da desburocratização. Além disso, há também a lei 14.603 que respalda as assinaturas digitais. 

A gestão digital de documentos é uma consequência da pandemia? 

Nesse sentido, a pandemia não gerou essa necessidade. O que observamos, é que houve uma aceleração nas empresas para aderir à uma tendência que já vem de muitos anos. Durante a pandemia, muitas empresas – independente do porte ou setor – se viram obrigadas a adentrar as portas do mundo virtual como forma de manter-se ativa. 

O home-office passou a ser a alternativa para milhões de colaboradores, e nesse processo de mudança se tornou mais visível a necessidade de achar maneiras de lidar com os documentos digitalmente. Contudo, muitas empresas já haviam adotado o modelo de gestão documental digital, e é por esse motivo que falamos com propriedade sobre os benefícios que essa escolha traz. 

O GED e outras soluções Arquivar destacam-se no mercado atual, devido ao padrão de excelência oferecido e efetividade em otimizar a gestão de documentos de nossos clientes. Conheça Mais! 

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