Guarda de documentos físicos: riscos e custos de fazer na própria empresa

mulher em um arquivo com uma pasta de documentos nas mãos, guarda de documentos

A guarda de documentos físicos em sua empresa pode ocupar espaço, gerar desorganização e colocar em risco informações cruciais para o bom funcionamento do negócio. Afinal, os papéis correm risco de se deteriorarem com o tempo além de extravios e acidentes como incêndios e inundações. Contar com uma equipe terceirizada qualificada para organizar isso é fundamental, além, é claro, de migrar para a versão digitalização da gestão de documentos. 

Uma empresa gera diversos documentos em pouco tempo. Contratos, notas, licenças…cada um deles acaba se acumulando e ocupando espaço no escritório. Fazer a guarda de documentos físicos não é tarefa simples – mas precisa ser feita de maneira correta.  

Afinal, muitas desses documentos precisam ser acessados de maneira esporádica, seja para estratégias internas ou mesmo para cumprimento fiscal. Em qualquer situação, ter acesso rápido as informações é algo crucial.  

O que ocorre é que muitas empresas não fazem a guarda adequada e acabam negligenciando esses cuidados. O que se tem é não somente um problema quando essas informações se fazem necessárias, mas também um risco iminente de que dados importantes acabem vazando.  

O que é a guarda de documentos e por que pensar nela com cuidado? 

A guarda de documentos físicos é a prática de arquivar e organizar corretamente a papelada de sua empresa. Isso pode facilitar muito a rotina de trabalho e garantir que as informações sejam facilmente acessadas quando você precisar delas.  

Mas, mais do que isso, o arquivamento correto desses papéis garante uma segurança maior das informações contidas ali. Afinal, muitos desses documentos trazem dados empresariais e até pessoais que demandam muito cuidado.  

Uma guarda de documentos eficiente garante uma rotina de trabalho mais fluida e produtiva. Pense sobre o tanto de tempo que os seus funcionários perdem tentando localizar documentos quando, na verdade, deveriam estar se dedicando a outras tarefas – como prospecção e fidelização de clientes.  

O armazenamento correto contribui com o trabalho de todos os departamentos, incluindo aqueles que são os pilares da empresa, como o RH e o departamento financeiro.  

Riscos e gastos relacionados aos documentos físicos 

É importante esclarecer que o arquivamento desqualificado gera gastos para a sua empresa. Podemos citar rapidamente o próprio espaço físico que é dedicação a sua papelada. Quanto de aluguel você gasta por mês? 

Talvez, revisando esses documentos todos que são mantidos por anos, você descubra que muitos deles não precisam mais ser arquivados, ou que podem ser substituídos por versões digitais.  

Isso ajudaria a economizar espaço e manter o escritório mais organizado e agradável, inclusive impactando na qualidade de vida de sua equipe durante as horas de trabalho. Um escritório atolado de papéis e armários para arquivos é sufocante pode comprometer o bem-estar dos profissionais.  

Riscos: 

Para além disso, arquivos em papel estão em constante risco. Eles podem ser deteriorados pelos efeitos do tempo, ficam amarelos, informações se perdem e rasgam.  

Além disso, acidentes como incêndios e enchentes podem levar embora dados essenciais e estratégicos, comprometendo para sempre as estratégias de sua empresa no mercado.  

Por fim, há risco iminente de extravio e roubo de informações. Essas são situações que não somente preocupam, mas que podem causar grandes problemas – como o vazamento de dados secretos.  

Terceirizar a guarda de documentos é a solução 

É claro que a sua empresa não pode simplesmente se desfazer de todos os papéis da noite para o dia. É preciso primeiro pensar em uma forma de organizar, catalogar e arquivar corretamente tudo isso.  

Não importa se a sua empresa tem 2 meses ou 20 anos de existência. Com certeza o acúmulo de papel já é grande o suficiente para fazer dessa uma tarefa bastante árdua.  

Mas não se você terceirizar. Uma empresa especializada na guarda de documentos físicos consegue estruturar uma estratégia qualificada para que a sua empresa tenha mais qualidade no arquivamento de documentos. 

Principais vantagens da terceirização 

Existem inúmeras vantagens que podemos facilmente destacar quando o assunto é terceirizar a guarda de documentos físicos. Mas há algumas que merecem ser citadas para esclarecer ainda mais a importância disso.  

Conte com o know-how: 

Não se martirize por guardar os documentos de sua empresa de maneira errada. Sem prática, conhecimento técnico e experiência, é normal não pensar nos detalhes. Leia mais sobre os erros mais comuns na gestão de documentos clicando aqui.  

Ao contratar um profissional qualificado você conta com todo o conhecimento e toda a expertise disponíveis para ajudar nessa missão de maneira ágil e eficiente.  

A melhor solução para a sua empresa: 

Cada empresa tem uma demanda diferente. O que o profissional terceirizado faz é justamente entender qual é a solução mais adequada para a sua empresa, compreendendo que sua marca possui necessidades particulares na guarda de documentos físicos.  

Economize tempo e dinheiro: 

Com os documentos organizados você economiza espaço físico e, em alguns casos, pode até cogitar migrar para um espaço menor, o que traria uma boa economia em seus gastos mensais.  

Além disso, o tempo de trabalho será muito mais proveitoso. Sem pilhas e mais pilhas de papéis para lidar fica muito mais fácil encontrar rapidamente a informação que você precisa e dar prosseguimento às ações fundamentais de sua empresa.  

Diminua os riscos: 

Diminua os riscos de perder os dados e informações importantes contidos em seus documentos. Organizar não é somente catalogar e colocar em ordem alfabética.  

Isso requer uma análise criteriosa sobre qual é o melhor espaço, o local mais adequado e até mesmo uma manipulação climática do ambiente para evitar amarelamento e perda de dados.  

Digitalização garante maior segurança e facilidade 

Talvez você nunca tenha pensado na guarda de documentos físicos como um problema a ser resolvido. A verdade é que não priorizar esse assunto pode trazer uma grande dor de cabeça, por exemplo, com relação às obrigações fiscais de sua empresa.  

Uma empresa que almeja sucesso e crescimento no mercado precisa também pensar em meios de se atualizar e acompanhar os avanços tecnológicos.  

Nesse sentido, migrar para arquivos digitais é um dos passos mais importantes. Além da questão da agilidade, que já citamos anteriormente, você garante a segurança tão importante desses dados.  

Com a digitalização é possível inclusive controlar quem tem acesso às informações contidas nos documentos, além de garantir o acesso a eles mesmo a distância.  

Com isso, ainda que você esteja em uma viagem poderá verificar os dados daquela parceria que está prestes a ser fechada, ou checar o contrato do novo gerente de negócios sem demora, fazendo tudo de forma remota e segura.  

Soluções Arquivar 

A Arquivar está no mercado de digitalização e guarda de documentos há 30 anos e acumula mais de 1.500 clientes nesse período. Ajudamos empresas de diferentes portes a alcançarem excelência na gestão de documentos.  

Com isso, contribuímos diretamente para o aumento do faturamento e melhor aproveitamento das horas de trabalho. É claro que o resultado é positivo, levando nossos clientes a novos patamares de sucesso.  

Se você chegou até aqui é porque entende a importância de garantir uma gestão qualificada e entende os riscos da guarda de documentos físicos. Então, entre em contato com a nossa equipe clicando aqui e agende uma reunião.  

Documentos empresariais carregam informações vitais sobre o seu negócio. Por isso, entregue esses cuidados às mãos profissionais de nossa equipe. 

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