Os erros de gestão de documentos que você deve evitar

gestão de documentos é parte fundamental da rotina empresarial. Ela permite que você mantenha dados importantes em plena segurança e os acesse com facilidade quando precisar. Nesse conteúdo você verá os 5 erros de gestão de documentos que devem ser evitados. São eles: 

  • Não digitalizar os documentos; 
  • Gerenciar somente o formato impresso; 
  • Não organizar por ordem cronológica; 
  • Esquecer os documentos no armário; 
  • Não ter controle de quem acessa. 

Saiba mais a respeito lendo o conteúdo até o final. 

Investir em uma boa gestão de documentos é um dos pontos essenciais para que a sua empresa tenha organização e consiga planejar um crescimento saudável. Mas, muitos empresários acabam negligenciando esse assunto.  

A geração de documentos e papeis é constante em um negócio. Isso independente do porte ou do segmento: a partir do momento em que a empresa está em funcionamento ela passa a gerar papelada.  

Muitos desses documentos são fundamentais para as tomadas de decisão e precisam ser acessados com frequência. Por isso, pensar em uma gestão documental de qualidade é essencial para os bons resultados.  

Erros comuns na gestão de documentos 

Tão importante quanto saber o que fazer com os documentos é conhecer os erros mais comuns que você deve evitar. São falhas na gestão que podem trazer grandes impactos, atrasar resultados e prejudicar a fluidez do trabalho.  

Não digitalizar os documentos: 

Um dos erros mais comuns – e também mais desastrosos – é não se preocupar em manter cópias digitais dos documentos de sua empresa.  

Os papéis estão sujeitos a uma série de danos e riscos. Eles podem se deteriorar com o tempo, podem se perder em acidentes, ser extraviados ou, simplesmente, descartados indevidamente.  

Quando você digitaliza, garante uma cópia com total segurança. O arquivo digital, diferentemente do impresso, não se acaba com o tempo, pode ser acessado através da nuvem mesmo que o dispositivo pare de funcionar e se mantém intacto por tempo indeterminado.  

Gerenciar somente no formato impresso: 

Há casos ainda em que a gestão de documentos só ocorre na versão impressa. Ou seja: apesar de digitalizar, os gestores não organizam e não cuidam desses arquivos.  

É muito importante utilizar um software GED – Gestão Eletrônica de Documentos – para assegurar que os arquivos sejam devidamente armazenados.  

Assim você contará com um armazenamento, controle e compartilhamento adequado das informações contidas em cada documento. Afinal, a intenção ao digitalizar é justamente mantê-los seguros e acessíveis.  

Não organizar os documentos por ordem cronológica é um dos erros mais comuns na gestão de documentos! 

Uma das finalidades de uma boa gestão de documentos é manter uma organização de qualidade. Ela deve funcionar para facilitar o acesso aos dados que você precisa, quando precisa.  

Por isso, é importante criar métodos de organização que façam sentido para a sua empresa. Mas, a gestão de documentos pautada em uma ordem cronológica é uma das mais eficientes e importantes.  

Manter contratos, certificados e dados oficiais separados por data de emissão facilita muito um controle mais assíduo. Isso diminui as chances de atrasar a renovação de documentos, por exemplo.  

Mas, ainda há quem prefira manter uma ordem que não considera a data de emissão como fator primordial. Então, quando precisam acessar um documento antigo acabam se perdendo em meio aos papéis.  

Nesse quesito também podemos citar a importância de separar os documentos por tipo. Organizá-los em categorias – documentos da empresa, contratos, fornecedores, funcionários etc.  

Gestão de documentos, os arquivos esquecidos no armário 

Outro erro frequente que pode desencadear problemas sérios dentro da empresa é esquecer os documentos nos armários.  

Isso faz com que eles sofram com a deterioração do tempo. Arquivos precisam ser acessados com frequência. O espaço deve ser limpo, deve ocorrer a remoção de pragas que possam danificar os papéis e o controle de luz e umidade.  

Caso contrário os arquivos não devem durar muito tempo. É natural que o papel comece a amarelar, insetos façam perfurações e comecem a surgir pontos de bolos que podem danificar as informações contidas ali.  

Acesso irrestrito aos documentos: 

Por fim, um dos erros que deve ser evitado na hora de fazer a gestão de documentos é deixar que qualquer pessoa tenha acesso a eles.  

Essa falta de cuidado e de restrição com o acesso muitas vezes coloca informações confidenciais em risco. É realmente importante acompanhar quem pode acessar esses documentos e conferir as informações. 

Como evitar todos esses erros na gestão de documentos? 

Naturalmente é difícil manter um controle assíduo com relação à gestão de documentos físicos. Afinal, a única solução seria manter um segurança de plantão ao lado das pastas e gavetas.  

Outra opção – mais interessante e possível – é digitalizar. Arquivos digitais se mantém seguros e organizados por tempo indeterminado. Vamos listar a seguir alguns dos principais benefícios da digitalização.  

Principais benefícios da digitalização de documentos 

A gestão de documentos a partir de um software GED traz a segurança e a organização que você demanda. Afinal, os arquivos digitais não têm tempo de vida já que permanecem intactos enquanto você quiser.  

Livres de deterioração: 

Quando você digitaliza seus documentos consegue protegê-los da deterioração natural do tempo. Afinal, ao contrário do que ocorre com os documentos físicos, esses não são afetados por coisas como umidade, bolor ou mesmo pragas. 

Ainda que computador tenha alguma falha, os arquivos permanecem armazenados na nuvem. Isso quer dizer que usando seus dados de acesso em qualquer outro dispositivo você poderá acessar os documentos sem dificuldades.  

Organização cronológica: 

Além disso, é mais fácil manter a gestão de documentos por ordem cronológica. Com ela você consegue encontrar os documentos filtrando as datas. 

Muitas vezes a data de emissão se torna um elemento essencial para busca. Por isso esse fator facilita – e muito! – o acesso imediato a um documento quando você ou sua equipe precisa dele.  

Controle o acesso e libere apenas pessoas autorizadas:

Um dos erros comuns que citamos acima sobre a gestão de documentos é deixar que qualquer pessoa acesse as informações, sem que haja qualquer controle acerca disso.  

No caso de uma gestão eletrônica isso muda completamente. Um bom software GED permite que o gestor crie senhas e logins de acesso. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguirão movimentar os arquivos.  

Além disso, esses softwares criam relatórios e históricos. Ou seja, você saberá exatamente quem mexe e poderá questionar diante de qualquer inconsistência.  

Alertas de atualização: 

Em alguns casos há também o serviço de alerta de atualização. Ele será acionado quando um documento importante estiver perto de ser renovado. 

Você não terá a surpresa desagradável de receber uma multa ou parar uma negociação no meio por conta de documentos desatualizados. Uma facilidade que somente a gestão eletrônica fornece.  

Quais Empresas Podem Fazer Uso De Um Software GED? 

Talvez você pense que um software de gestão só serve para empresas de grande porte. Mas, isso não é verdade. Pense bem: 

Ainda que pequena ou média, a sua empresa gera uma quantidade exorbitante de documentos. Faz parte da rotina administrativa, portanto, garantir que esses documentos sejam devidamente geridos.  

Mas, pequenas empresas também não contam com equipes muito grandes. Isso significa também que não há possibilidades de deslocar pessoas para trabalhar exclusivamente nos cuidados com os documentos.  

Então, é muito comum que pequenos e médios empresários acabem negligenciando a gestão de documentos. No entanto, quando precisam deles para alguma coisa, se veem em uma situação desastrosa.  

É por isso que um software GED pode ser o grande aliado de sua empresa. Com um sistema simples, de interface intuitiva e objetiva você terá o controle adequado de seus documentos.  

Os benefícios serão sentidos já nos primeiros dias de adesão, com um acesso muito mais rápido e eficaz às informações de sua empresa.  

Tome decisões de qualquer lugar, a qualquer hora 

Outra facilidade que não podemos ignorar é o fato de que documentos digitalizados podem ser acessados a qualquer hora, em qualquer lugar. 

Isso facilita muito negociações a distância, quando você está em uma viagem ou se encontra distante do escritório e mesmo assim precisa acessar alguma informação para dar o ok em alguma estratégia.  

Conheça o ArqGED – o software de gestão da Arquivar 

A Arquivar é uma empresa especializada em gestão de documentos. Oferecemos soluções tecnológica de ponta para lhe ajudar a dar conta das demandas de sua empresa.  

ArqGED é o nosso software composto por 7 módulos que proporcionam uma gestão qualificada de sua papelada. Basicamente, você terá um aliado completo para manter os documentos seguros e organizados.  

  • Módulo ArqDOC: Módulo de gerenciamento, rastreamento e mapeamento dos documentos;  
  • Módulo ArqSign: Acesse e assine documentos digitais através do e-CPF e/ou e-CNPJ; 
  • Módulo ArqOCR: O Reconhecimento Ótico de Caracteres permite que você determine buscas por qualquer palavra que exista no documento. 
  • Módulo ArqFlow: Organize o fluxo de trabalho integrando departamentos e tornando as tarefas mais ágeis; 
  • ArqScan: Permite que você digitalize e faça a indexação dos documentos; 
  • Módulo ArqNF-e: Módulo voltado para o download e controle de notas fiscais, alguns outros documentos importantes.  
  • ArqAudit: crie e defina parâmetros para a realização de auditorias internas e organização dos documentos.  

Os módulos do ArqGED são: 

Com o ArqGED você tem a solução completa para a gestão de documentos. Acesse o site e saiba mais sobre esse e outros serviços oferecidos pela Arquivar

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