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Como a Companhia de Saneamento Transformou a Gestão Documental com a Arquivar: o Case de Sucesso

Na foto, Viviane Tavares da Arquivar Belém com representante da companhia pública de saneamento.

No cenário desafiador da gestão documental no setor público, essa companhia de saneamento enfrentou obstáculos significativos relacionados ao armazenamento e gerenciamento de documentos, especialmente aqueles provenientes do legado que ainda não haviam sido digitalizados. Com o intuito de superar esses desafios, a administração buscou uma solução eficiente e encontrou sucesso através da parceria com a Arquivar.

Contexto Inicial: Desafios e Expectativas

O serviço de mobilização teve início em fevereiro, motivado pela necessidade de arquivar documentos do legado que ainda não estavam digitalizados. A estrutura existente para armazenamento desses documentos mostrou-se inadequada, além de não possuir um sistema eficaz de gestão documental para esse tipo de material.

A cliente, responsável pela iniciativa, compartilhou sobre as expectativas do governo ao contratar a Arquivar. Com necessidade de arquivamento de 4.400 contêineres, a previsão é digitalizar 2.000 deles até o final de março. A companhia busca assim lidar não apenas com o volume significativo de documentos do legado, mas também melhorar a segurança e a eficiência na gestão desses registros.

Soluções Implementadas: Projeto de Digitalização e Gestão Documental

Para enfrentar os desafios, foi implementado um processo de gestão documental que envolveu a digitalização e microfilmagem dos documentos, juntamente com a adoção do software ArqGED. Esse sistema permitiu o controle efetivo da documentação e das informações processuais em diversos setores, como cadastro, recursos humanos, financeiro, faturamento e contabilidade.

Destacando-se a funcionalidade de consulta, o ArqGED disponibiliza a documentação 24 horas por dia, facilitando o acesso e identificando documentos ausentes para manter os processos em conformidade.

Imagem frontal de corredor em depósito com duas prateleiras contendo caixas de papelão padronizadas e sinalizadas com logomarca de empresa.
Processo de gestão de documentos com organização da Arquivar.

Impactos Positivos: Economia e Eficiência Operacional

A digitalização dos documentos trouxe benefícios significativos, incluindo economia com a locação de espaço físico para armazenagem. A implementação do sistema também possibilitou ao departamento jurídico responder prontamente a demandas judiciais, contribuindo para a redução de custos com multas e agilidade nas operações.

O projeto não apenas atendeu às expectativas iniciais, mas também abriu caminho para futuras expansões, incluindo a aplicação de certificação digital e integração com o banco de dados, conforme estabelecido por decretos governamentais.

Selfie de mulher profissional sorrindo. Ao fundo, um espaço de saneamento público.
Visita da Arquivar à Companhia de Saneamento para implementação das soluções de gestão de documentos.

A Importância da Sustentabilidade no Projeto e Preservação de Documentos Históricos

Um fator importante para a execução do projeto, foi a importância da preservação de documentos que contam a história da Companhia. A digitalização desses arquivos não apenas assegura a conservação das memórias institucionais, mas também promove a melhoria do ambiente de trabalho e fomenta práticas sustentáveis.

A iniciativa visa ampliar o acesso e a transparência das informações, refletindo o compromisso da empresa com seus consumidores e a comunidade em geral. Uma abordagem que fortalece não apenas a gestão documental, mas também promove uma cultura de responsabilidade ambiental e social, representando um avanço significativo para todos os envolvidos.

Uma Transformação na Gestão Documental

mulher com máscara em ambiente hospitalar avalia um documento e realiza a preservação de documentos.
Preservação de documentos pela equipe da Arquivar

A companhia paraense, ao enfrentar desafios complexos na gestão documental, encontrou uma solução eficaz com o apoio da Arquivar. O case destaca como a digitalização e a implementação de um sistema de gestão documental podem trazer agilidade, eficiência e economia, contribuindo para uma administração mais eficaz e segura. Este é um exemplo claro de como a inovação pode impactar positivamente o setor público, preparando o caminho para práticas mais eficientes e sustentáveis.

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