Gestão documental: Qual sua importância e benefícios para sua empresa? 

gestão documental Documentos desorganizados

A quantidade de dados que uma empresa pode gerar ao longo de sua trajetória é enorme. Mas, a grande questão é que nem todos os documentos que contém esses dados podem ser descartados facilmente.  

Isso porque, de acordo com suas características, precisarão ser arquivados por longo prazo – isso é determinado por lei. 

Nesse contexto, a gestão documental se torna um fator essencial para que haja um padrão nas tratativas dos papeis e mídias que deverão ser arquivados.  

Desse modo, contar com o apoio tecnológico específico é primordial, pois o gerenciamento deve lidar com diferentes procedimentos tais como: 

  • Evitar perdas e desvios; 
  • Segurança das informações; 
  • Gerir documentos físicos e digitais; 
  • Controle de acessos aos documentos; 
  • Pesquisas e localizações ágeis; 

E essas são apenas algumas das demandas geradas na administração de documentos. Desse modo, é positivo que a empresa invista em uma gestão documental otimizada e ao mesmo tempo alinhada com as necessidades do mercado onde atua. 

Gestão documental: o que é? 

De forma simples e objetiva, a gestão documental é uma ferramenta administrativa que agrupa uma série de procedimentos para organizar e arquivar documentos de maneira adequada. 

Dentro desses procedimentos está a tratativa dos documentos, visando primordialmente a segurança dos dados, e a adoção de procedimentos para manipulação dos arquivos conforme determina a lei

Qual é a sua importância?

A gestão documental é importante por diversos fatores, mas vamos destacar alguns dos principais neste tópico. 

Os dados que alguns documentos detém são muito valiosos. Para algumas empresas – senão todas – seus dados e registros correspondem ao seu maior patrimônio.  

E isso é compreensível, pois imagine os prejuízos causados por informações que vazam, se perdem, extraviam ou que caem nas mãos da concorrência?  

Sendo assim, o controle de dados é essencial e a gestão documental deve lidar com medidas preventivas e de contingência para casos como esses. 

Gestão e padronização 

Quando não há padrão no gerenciamento ou os procedimentos adotados não são adequados, os riscos de que informações sigilosas sejam expostas é grande. 

Além disso, um gerenciamento assertivo dos documentos garante fluidez nas atividades dos colaboradores que lidam com eles. As buscas por informações são mais rápidas e a finalização de processos também.  

Logo, o ganho em produtividade é um dos primeiros benefícios a aparecer, mas existem muitos outros. Falaremos mais a respeito disso agora. 

Benefícios da gestão documental 

Uma boa gestão documental só traz ganhos e vantagens para a empresa. Desse modo, vamos destacar primeiramente os 5 benefícios básicos que essa gestão trará para o negócio como um todo. 

5 benefícios básicos da gestão documental 

Logo após a implementação, é possível perceber no curto prazo: 

  1. Redução da necessidade de espaço físico para salas de arquivo; 
  1. Aumento substancial da produtividade das equipes; 
  1. Agilidade na resolução de demandas que dependam da localização de documentos; 
  1. Maior segurança das informações guardadas e do acesso a elas; 
  1. Redução dos índices de perdas e extravio de dados. 
A gestão documental reduz os custos operacionais 

Despesas são sempre um ponto delicado. Entretanto, elas existem e continuarão existindo, mas a redução de custos deve ser um objetivo comum aos colaboradores de todas as hierarquias de uma empresa. E isso pode se aplicar às tarefas simples da rotina. 

Por exemplo, quando existe gestão documental, a impressão de documentos pode passar a ter relevância seletiva, sendo feita apenas em casos excepcionais em que isso seja necessário.  

A escolha por trabalhar com documentação digitalizada otimiza muito a qualidade dos documentos, além de diminuir despesas, uma vez que elimina uma série de custos como: 

  • Impressoras; 
  • Tonners; 
  • Papeis para impressão; 
  • Local para armazenagem; 
  • Energia elétrica; 

Uma gestão documental estratégica contribuirá para uma diminuição expressiva dos custos operacionais. 

A gestão documental otimiza atividades 

O tempo gasto em algumas atividades pode fazer com que alguns colaboradores precisem realizar horas extras. Se ele precisa de alguma informação que demande muito tempo para encontrar nos arquivos, esse problema se torna um gargalo.  

Soma-se a isso, o risco de que os documentos impressos possam sofrer danos físicos como: amassamento, acidentes onde líquidos caem sobre o papel, deterioração devido ao armazenamento inadequado, etc. 

A gestão de documentos, sobretudo a digital, elimina o risco de danos físicos nos papeis ou mídias. Contudo, ainda que use documentos impressos, com um gerenciamento bem planejado haverá procedimentos padronizados para localização e manuseio. 

Segurança e controle de dados e informações 

A rastreabilidade, controle e acesso às informações são aspectos fundamentais quando se fala em gestão documental.  

Dessa forma, quando medidas bem direcionadas são implementadas, esses três pontos são administrados de maneira mais eficiente. 

Rastreabilidade: esse é uma frente essencial para localizar documentos, dados e informações contidas neles. A agilidade e facilidade nessa tarefa é primordial para a fluidez de processos. 

Controle: é de suma importância  saber quando movimentações ou alterações foram realizadas nos documentos, além de identificar quem as realizou. 

Acesso às informações: conforme já dissemos, dados são ativos de alto valor e precisam de confidencialidade. Dessa forma, o acesso deve ser customizado aos colaboradores de acordo com as necessidades para realização de suas atividades.  

A falta de gestão documental afeta a experiência do cliente 

Para empresas que lidam diretamente com atendimento ao cliente, a demora na apresentação de soluções devido a necessidade de encontrar documentos específicos, é um ponto que prejudica a experiência desse cliente. 

Dessa forma, uma gestão documental bem planejada vai prever o uso de softwares dedicados para lidar com os documentos, e as diferentes demandas do negócio.  

Isso trará benefícios à todas as áreas da empresas, pois trará agilidade e padronização para as tarefas que envolvem a consulta de documentos. Sendo assim, se precisa de auxílio para planejar e implementar o processo de gestão documental, conte com a Arquivar

Ao longo de décadas a Arquivar já auxiliou milhares de empresas dos mais variados segmentos a ter acesso às melhores tecnologias de gerenciamento de documentos.  

Conte com a nossa experiência e conheça os recursos de que sua empresa precisa para chegar ao próximo nível. 

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