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Resolva os 5 principais problemas da gestão documental

gestão documental

Um dos principais problemas que as empresas precisam lidar é a falta de mapeamento dos processos de negócios, o que envolve diretamente a eficiência da gestão documental.

Isso ocorre porque, sem a implementação de fluxos de trabalho organizados, as empresas podem experimentar ineficiência nos processos, resultando em desperdício de tempo por parte dos colaboradores. 

Mas, além disso, existem outros problemas que impactam diretamente na gestão documental: 

  • Conformidade com requisitos legais e gestão digital 
  • Falha na segurança e integridade dos documentos 
  • Dispensar o uso de assinatura eletrônica 
  • Não organizar fluxos de trabalho para gestão de documentos 

Saiba mais sobre eles e entenda quais soluções podem ser adotadas para que o gerenciamento de documentos aconteça de maneira assertiva. 

5 principais problemas da gestão documental

A gestão documental é uma prática essencial para garantir a organização e segurança das informações de uma empresa. No entanto, muitas vezes, esse gerenciamento pode ser negligenciado ou mal executado, originando diversos problemas para o negócio. 

Isso porque, nem sempre é fácil gerenciar documentos de maneira eficiente, o que pode acarretar alguns entraves.  

Abaixo exploramos os 5 principais problemas da gestão documental e como resolvê-los: 

1. Falta de mapeamento dos processos empresariais 

Um dos principais problemas que as empresas precisam lidar é a falta de mapeamento dos processos de negócios. Afinal, sem entender exatamente quais documentos são necessários para cada etapa do processo, fica difícil gerenciá-los de maneira adequada.  

Uma das ferramentas mais eficazes para mapear e gerenciar os processos de negócios é o Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos de Negócios, em português. O BPM é uma abordagem que permite modelar, analisar, monitorar e melhorar continuamente os processos de negócios de uma empresa. 

Com ele, é possível identificar gargalos e desperdícios nos processos, otimizar as atividades, reduzir custos, aumentar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços entregues ao cliente.  

Além disso, o BPM permite uma visão mais clara e objetiva dos processos, o que facilita a comunicação entre os colaboradores, o alinhamento estratégico e a tomada de decisões mais embasadas. 

Outra vantagem do BPM é a possibilidade de automatizar os processos de negócios, eliminando tarefas manuais e repetitivas e reduzindo os erros humanos. Com a automação, é possível acelerar os processos, aumentar a produtividade e reduzir o tempo e os custos envolvidos em cada etapa. 

 2. Conformidade com requisitos legais e gestão digital 

Para evitar problemas com a legislação, é importante estar atento aos prazos de armazenamento de cada tipo de documento, como notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, entre outros. Isso porque, a legislação prevê regras obrigatórias que variam de acordo com o tipo de documento e atividade da empresa. 

Nesse sentido, a gestão documental eletrônica se torna uma excelente opção para facilitar o cumprimento dessas obrigações legais.  

Os documentos eletrônicos são criados, armazenados, modificados, compartilhados e transmitidos de forma muito mais rápida e fácil do que os documentos físicos. Além disso, eles podem ser facilmente acessados ​​e controlados por meio de um software especializado. 

Outra vantagem da gestão documental eletrônica é a possibilidade de garantir a segurança e integridade dos documentos, por meio da assinatura digital e do controle de acesso. Isso significa que as informações estão mais seguras e menos sensíveis a fraudes e perdas. 

3. Falha na segurança e integridade dos documentos 

A gestão da informação é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente, especialmente no que diz respeito à segurança dos dados.  

Armazenar informações exige medidas de segurança rigorosas, e as empresas que não atendem a isso estão sujeitas a diversos riscos – incluindo ataques cibernéticos e danos físicos aos documentos. 

Os ataques cibernéticos são cada vez mais comuns e sofisticados, e podem comprometer a segurança dos dados da empresa. Portanto, é fundamental que as empresas adotem medidas de segurança adequadas, como a criptografia de dados, para proteger as informações documentadas. 

Além disso, com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é extremamente importante garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos arquivos, seja em formato físico ou digital.  

Ademais, também é necessário certificar-se de que os documentos estão protegidos contra elementos naturais que podem danificá-los, como fogo, água ou umidade. 

Existem no mercado softwares que possibilitam o rastreio e auditam documentos dentro de etapas do processo, notificando até mesmo quando um documento irá vencer. 

4. Dispensar o uso de assinatura eletrônica 

Ao utilizar a assinatura eletrônica, as empresas economizam tempo e dinheiro em impressão, envio, armazenamento e cobertura de documentos físicos. 

 Além disso, a segurança da informação é garantida, uma vez que os dados são criptografados e o acesso é limitado apenas aos usuários autorizados. 

Vale ressaltar que, para que as assinaturas eletrônicas sejam válidas e reconhecidas legalmente, elas devem cumprir determinados requisitos e seguir as normas internacionais de segurança.  

Para garantir a conformidade, as empresas podem utilizar plataformas especializadas em assinaturas eletrônicas, que oferecem recursos avançados de segurança e criptografia. 

Ademais, a assinatura eletrônica é uma alternativa ideal para empresas que precisam fechar negócios com clientes em diferentes locais e horários. Afinal, ela permite enviar o documento para assinatura digital em qualquer lugar do mundo, sem a necessidade de uma reunião presencial, diminuindo assim o tempo de espera e aumentando a produtividade. 

Resumindo, a assinatura eletrônica é uma solução inteligente e eficiente para empresas que buscam maior agilidade, segurança e economia na gestão de documentos. Ao adotá-la, as empresas podem reduzir custos, acelerar processos e aumentar a satisfação do cliente. 

5. Não organizar fluxos de trabalho para a gestão de documentos 

Ao não contar com fluxos de trabalho simplificados, as empresas podem ter seus colaboradores perdendo tempo devido à ineficiência dos processos, gerando: 

  • Erros; 
  • Gargalos; 
  • Desorganização; 
  • Desperdícios; 
  • Baixa produtividade; 
  • Atrasos.  

Esses problemas impactam a performance de toda uma equipe e, consequentemente, os resultados financeiros do negócio.  

Afinal, a velocidade com que um registro é manuseado e a habilidade dos colaboradores em manipular os documentos são fatores cruciais para a agilidade dos processos internos de uma empresa.  

Felizmente, existem sistemas tecnológicos que conseguem automatizar a gestão documental, satisfazendo significativamente o tempo gasto pela equipe e aumentando a produtividade do negócio. Nesse contexto, considerar a metodologia BPM pode ser muito útil. 

Como BPM pode ajudar? 

Por exemplo, no caso da contratação de fornecedores, é possível criar um fluxo de trabalho que inclua a verificação de documentos, a análise de propostas e a aprovação final, tudo isso de forma automatizada e com a garantia de que todos os passos foram cumpridos.  

Com isso, é possível reduzir na prática o risco de erros, retrabalho e os prejuízos financeiros. Outras aplicações possíveis do BPM é na geração de contratos, contratação de funcionários e renovação de licenças.  

Isso porque a metodologia permite criar fluxos de trabalho otimizados que garantam que todos os documentos adquiridos foram devidamente preenchidos, assinados e arquivados, evitando problemas legais. 

Além disso, ao aplicar o BPM na gestão de documentos, é possível identificar entraves e pontos de melhoria antes invisíveis.  

Portanto, seguir fluxos de trabalho otimizados e utilizar ferramentas tecnológicas para automatizar a gestão documental são medidas essenciais para garantir a eficiência e produtividade da empresa.  

Conclusão 

O bom gerenciamento dos documentos é uma parte fundamental do sucesso de qualquer empresa, e é crucial estar atento aos principais problemas que podem surgir ao longo do processo.  

Por isso, lembre-se de manter os documentos atualizados, foque na prevenção da perda de documentos, mas garanta uma acessibilidade eficiente a quem precisa 

Gerir documentos empresariais é um trabalho que carrega grande responsabilidade e precisa ser feito com dedicação e atenção constante. Para garantir a segurança na gestão de documentos, muitos negócios optam por terceirizar esse serviço para empresas especializadas.  

A Arquivar possui 31 anos de experiência em gestão de documentos e processos. Desenvolvemos o software ArqGED que possui 7 módulos e pode ser integrado por API ao ERP (Enterprise Resource Planning), ou em português, sistema de gestão integrado, de sua empresa. 

Afinal, somente empresas especialistas na gestão de documentos possuem os altos padrões de proteção contra todos os tipos de possíveis incidentes, garantindo que o arquivamento seja feito da maneira correta e pelo tempo necessário.

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