O decreto que estabelece procedimentos padrões para digitalização de documentos foi promulgado e isso provavelmente vai resultar em algumas mudanças na forma como seu setor ou sua empresa lida com documentos físicos e eletrônicos. E, antes que você pense que isso é um grande problema e que você vai ter muito trabalho devido a essa nova lei, fique tranquilo! Essa mudança, na verdade, representa uma modernização significativa para o mercado brasileiro e pode facilitar a vida de muitas equipes e profissionais.
O Decreto da Digitalização abrange pessoas físicas e jurídicas e pode ser muito interessante para o desenvolvimento econômico do país. O decreto visa colocar em prática um dos conceitos principais da Lei da Liberdade Econômica, que é a desburocratização.
Lidar com documentos físicos não é uma tarefa fácil. É preciso garantir:
- Espaço para armazenamento;
- Gerenciamento de acesso e autorização de usuários de forma específica;
- Relatórios de acesso à arquivos;
- Controle de pragas;
- Seguro contra incêncio, alagamento, desabamento;
- Logística para acompanhamento de validades;
- Controle de aditivos e anexos;
- Controle de alteração e atualização de arquivos;
- Equipe para cuidar de tudo isso, entre outros detalhes que variam de acordo com o volume e restrições dos documentos de cada empresa.
E apesar de toda essa dificuldade envolvida na rotina das empresas que lidam com documentos de clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores, até antes da nova legislação ainda existiam muitos documentos cuja versão digitalizada não tinha validade jurídica. Então era obrigatório que as empresas desenvolvessem uma logística complexa para manter os documentos originais corretamente armazenados e indexados.
Bom, agora tudo mudou. Os documentos digitalizados terão a mesma validade dos documentos físicos.
Isso significa que eu posso scanear todos os documentos da minha empresa, arquivar na rede e jogar fora todas as versões físicas?
Não!
Antes de mais nada, para que o documento digitalizado seja válido como o original é necessário que atenda às regras de digitalização previstas no artigo 4º do Decreto, devendo assegurar:
I – A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – A confidencialidade, quando aplicável;
V – A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Além disso, cada tipo de documento tem especificação de digitalização específica, como mostrado abaixo:
Assim também, as empresas precisarão de um software com camadas de segurança e de logística para assegurar que todo documento digitalizado esteja protegido contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados, igualmente como a indexação de metadados que possibilitem a localização, o gerenciamento do documento digitalizado e também a conferência do processo de digitalização adotado.
Pode parecer uma missão impossível, principalmente para empresas que lidam com volumes de documentos que muitas vezes aumentam diariamente. Mas com conhecimentos profundos em arquivologia, desenvolvimento e programação, logística e jurídico, qualquer volume de arquivos e documentos pode ser digitalizado de acordo com os parâmetros da nova lei; sem dor de cabeça, sem precisar aumentar a equipe, sem a necessidade de treinamentos complexos e em um curto tempo hábil.
Diferentes Normas de Digitalização para Cada Tipo de Documento
É inegável o viés desburocratizador que o decreto da digitalização trouxe ao ambiente de negócios, facilitando a vida das pessoas comuns, e ainda mais como a atividade empresarial. E todas as regras que envolvem o processo, servem para assegurar os dados que identificam o documento digitalizado como original. É essencial garantir a integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados. Além disso, é preciso garantir também a qualidade da imagem, legibilidade; confidencialidade e integração entre os sistemas informatizados utilizados.
O decreto 10278 ainda estabelece casos em que se dispensa a digitalização, em que se indica a responsabilidade pela digitalização, quais são as condições para o descarte de documentos físicos e a manutenção e preservação dos documentos digitalizados.
Com o avanço da tecnologia e da dinâmica entre as relações interpessoais e coorporativas, se tornou impossível sujeitar o sucesso de projetos, contratações e trâmites aos documentos físicos, que muitas vezes podem engessar a trazer morosidade aos processos.
Validade de Assinaturas Digitais
A validade dos documentos da esfera privada assinados digitalmente será mantida e com os mesmos parâmetros, desde que a forma e o meio para a assinatura eletrônica sejam escolhidos de comum acordo.
Descarte do Documentos Físicos
Todos os documentos físicos que forem digitalizados e armazenados de acordo com o que manda o decreto 10278 poderão ser descartados, exceto aqueles que tenham valor histórico. Portanto, este descarte de documentos digitalizados também deverá ser documentado. Isso porque de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o titular terá direito a informações sobre toda a movimentação realizada com seus dados, incluindo o descarte de documento físico.
Nova Lei da Digitalização e a LGPD
Desde já, ressaltar que o decreto da digitalização e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) andam juntas. Os parâmetros de segurança exigidos pelo decreto da digitalização seguem os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados dos termos da LGPD.
Do mesmo modo, a LGPD, que já está em vigor no Brasil, dispõe que os documentos com dados pessoais que forem digitalizados deverão seguir as seguintes regras:
(i) No caso da Administração Pública – o tratamento dos dados pessoais somente poderá ser utilizado para o uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentas ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;
(ii) No caso do particular – o tratamento de dados pessoais será realizado quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular e a pedido deste.
Quanto ao acesso às informações:
Quanto ao acesso às informações sobre o tratamento de seus dados, que será muito mais ágil com a digitalização, o titular terá direito a:
I) Saber a finalidade específica do tratamento;
II) Entender a forma e duração do tratamento;
III) Obter informações acerca do uso compartilhado de seus dados e a finalidade do compartilhamento;
IV) Saber quais são as responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento.
Em síntese, qualquer entidade que armazenar ou manipular dados pessoais deve se atentar a esses direitos dos titulares e se lembrar que a eficácia da lei agora produzirá os mesmos efeitos nos documentos físicos e nos digitalizados.
Mesmo que pareça complicado se adequar no primeiro momento, o decreto da digitalização sendo interpretado conjuntamente com a LGPD irá trazer muitos benefícios. Igualmente para pessoas físicas como para pessoas jurídicas, ambas terão maior agilidade e efetividade nas relações jurídicas e comerciais.