Nova Lei da Digitalização de Documentos | Entenda o que Vai Mudar no seu Setor e na sua Empresa

O decreto Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020, que estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e regulamentação das disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, foi promulgado e isso provavelmente vai resultar em algumas mudanças na forma como seu setor ou sua empresa pode lidar com documentos físicos e eletrônicos. Essa mudança representa uma modernização significativa para o mercado brasileiro e pode facilitar a vida de muitas equipes e profissionais. 

O Decreto da Digitalização abrange pessoas físicas e jurídicas e pode ser muito interessante para o desenvolvimento econômico do país. O decreto visa colocar em prática um dos conceitos principais da Lei da Liberdade Econômica, que é a desburocratização. Isso traz para o mercado agilidade, segurança e redução de custos.

Lidar com documentos físicos não é uma tarefa fácil. É preciso garantir:

  • Espaço para armazenamento;
  • Gerenciamento de acesso e autorização de usuários de forma específica;
  • Relatórios de acesso à arquivos;
  • Controle de pragas;
  • Seguro contra incêncio, alagamento, desabamento;
  • Logística para acompanhamento de validades;
  • Controle de aditivos e anexos;
  • Controle de alteração e atualização de arquivos;
  • Equipe para cuidar de tudo isso, entre outros detalhes que variam de acordo com o volume e restrições dos documentos de cada empresa.

O Documento Digitalizado passa a ter Validade Jurídica Assegurada

Apesar de toda dificuldade envolvida na rotina das empresas que lidam com documentos de clientes, fornecedores e colaboradores, isso vai se tornando um costume, por isso é importante ficar atento nas possibilidades de melhorias que trazem redução de custos e aumento de produtividade.
Antes do decreto Nº 10.278, não havia uma legislação que dava a segurança de validade jurídica às versões digitalizadas. Então muitas empresas digitalizavam seus documentos para os acessarem online, mas era obrigatório ainda manter os documentos originais corretamente armazenados e indexados.

Bom, agora tudo mudou. A versão digitalizada terá a mesma validade dos documentos físicos, e portanto será possível fazer o descarte daquele amontoado de papéis.

Isso significa que eu posso scanear todos os documentos da minha empresa, arquivar na rede e jogar fora todas as versões físicas? 

Não! 

Para que o documento digitalizado seja válido como o original é necessário que se atenda às regras previstas no artigo 4º do Decreto, devendo assegurar: 

I – A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; 

II – A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; 

III – O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; 

IV – A confidencialidade, quando aplicável; 

V – A interoperabilidade entre sistemas informatizados. 

Além disso, cada tipo de documento tem especificação de digitalização específica, como mostrado abaixo:

Assim também, as empresas precisarão de um software com camadas de segurança e logística para assegurar que todo documento digitalizado esteja protegido contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados.

Com a ajuda da Arquivar, empresa especializada na gestão de documentos há 30 anos, qualquer volume de arquivos e documentos pode ser digitalizado de acordo com os parâmetros da nova lei, sem dor de cabeça, sem precisar aumentar a equipe, sem a necessidade de treinamentos complexos e com a certeza da qualidade e legitimidade.

Requisitos Técnicos Diferentes para Entidades Públicas e Privadas

Para Entidades Públicas:
Para que o documento digitalizado se equipare a um documento físico para todos os efeitos legais, é necessário que:
1- O mesmo seja assinado digitalmente com certificação ICP-Brasil;
2- Siga os padrões técnicos mínimos exigidos por lei.
3- Contenha os metadados especificados.

Para Entidades Privadas:
Para que o documento digitalizado se equipare a um documento físico para todos os efeitos legais, é mais simples no caso de empresas privadas. Basta que o documento utilize qualquer meio de comprovação da autoria e integridade do mesmo, desde que seja escolhido em comum acordo entre as partes.
O meio de comprovação mais seguro nesse caso, é a assinatura eletrônica. É um meio de custo baixo, facilidade de ser executado de qualquer lugar, com agilidade.

Para conferir qual é a diferença entre os tipos de assinatura, clique aqui.

Diferentes Normas de Digitalização para Cada Tipo de Documento

O Decreto Nº 10.278, juntamente com as Leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012 possibilitam o avanço tecnológico ao ambiente de negócios Brasileiro, facilita a vida dos cidadãos, e das atividades empresariais. Todas as regras que envolvem o processo servem para assegurar os dados que identificam o documento digitalizado como original. É essencial garantir a integridade, rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados.

Com o avanço da tecnologia e da dinâmica entre as relações interpessoais e coorporativas, se torna quase inviável sujeitar o sucesso de projetos, contratações e trâmites aos documentos físicos, que muitas vezes podem engessar a trazer morosidade aos processos. 

Descarte do Documentos Físicos 

Todos os documentos físicos que forem digitalizados e armazenados de acordo com o que manda o decreto 10278 poderão ser descartados, exceto aqueles que tenham valor histórico. Portanto, este descarte de documentos digitalizados também deverá ser documentado. Isso porque de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o titular terá direito a informações sobre toda a movimentação realizada com seus dados, incluindo o descarte de documento físico.

Nova Lei da Digitalização e a LGPD 

Desde já, ressaltar que o decreto da digitalização e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) andam juntas. Os parâmetros de segurança exigidos pelo decreto da digitalização seguem os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados dos termos da LGPD. 

Do mesmo modo, a LGPD, que já está em vigor no Brasil, dispõe que os documentos com dados pessoais que forem digitalizados deverão seguir as seguintes regras:

(i) No caso da Administração Pública – o tratamento dos dados pessoais somente poderá ser utilizado para o uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentas ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres; 

(ii) No caso do particular – o tratamento de dados pessoais será realizado quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular e a pedido deste. 

Quanto ao acesso às informações:

Quanto ao acesso às informações sobre o tratamento de seus dados, que será muito mais ágil com a digitalização, o titular terá direito a: 

I) Saber a finalidade específica do tratamento; 

II) Entender a forma e duração do tratamento; 

III) Obter informações acerca do uso compartilhado de seus dados e a finalidade do compartilhamento; 

IV) Saber quais são as responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento. 

Em síntese, qualquer entidade que armazenar ou manipular dados pessoais deve se atentar a esses direitos dos titulares e se lembrar que a eficácia da lei agora produzirá os mesmos efeitos nos documentos físicos e nos digitalizados. 

O decreto da digitalização sendo interpretado conjuntamente com a LGPD irá trazer muitos benefícios. Tanto pessoas físicas e jurídicas, terão maior agilidade e efetividade nas relações jurídicas e comerciais. 

Assista o vídeo abaixo e entenda mais sobre o assunto:

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