Quanto você perde em dinheiro por ter uma má gestão de documentos?

mulher colocando moedas em um cofre de porquinho, economia

Um gerenciamento de informações, quando negligenciado, pode levar a perdas financeiras expressivas. Além dos riscos de multas por inadequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), também há risco de perder clientes e vendas por conta da insegurança e da desorganização causados por isso.  

Gerenciar bem os documentos de sua empresa é necessário para garantir a proteção de dados e se adequar a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em 2018. Uma administração correta nesse sentido também traz mais segurança financeira para o negócio.  

Você sabe o quanto perde em dinheiro por não ter um bom gerenciamento de informação? Muitas empresas nunca colocaram esse cálculo na ponta do lápis e sequer imaginam os custos dessa negligência.  

A verdade é que os dados empresariais têm relação direta com a receita do negócio. Não os tratar corretamente, portanto, acarreta gastos e perda financeira, o que pode ser bem expressivo no final do mês.  

Riscos financeiros de uma má gestão de documentos

Sem se aprofundar no assunto, pode até parecer que a empresa não perde nada com a falta de organização documental. Mas a verdade é que você perde muito dinheiro, sim, se não fizer um gerenciamento de informação adequado. 

Um levantamento feito pela PwC e do Radicati Group mostra alguns dos impactos causados por essa situação. Veja quais são eles: 

  • Perda de tempo: segundo a pesquisa, as empresas perdem em média 1 mês de produtividade no decorrer de um ano somente procurando documentos perdidos;  
  • Problemas na rotina de trabalho: os profissionais chegam a gastar entre 5% e 15% do tempo somente procurando por esses documentos para tomadas de decisões simples; em alguns casos o percentual chega a 50%. 
  • Falta de aproveitamento do trabalho: em horas, os profissionais gastam cerca de 2 horas de trabalho por dia apenas procurando documentos extraviados e mal armazenados; 
  • Impressão em excesso: Mais de 40% dos documentos impressos representam um gasto desnecessário para a empresa; 
  • Documentos obsoletos: um gerenciamento de informação inadequado dificulta o controle e remoção de informações obsoletas, o que ocupa espaço desnecessário em sua empresa.  

Os números são alarmantes e mostram que esse problema pode até parecer pequeno, mas tem um potencial devastador dentro de uma organização, seja ela de qual porte for.  

Risco de multa aumenta com a má gestão de documentos

Outro ponto importante que não podemos ignorar é que a má gestão de documentos gera multas bastante expoentes e que podem comprometer a saúde do seu negócio.  

Esse talvez seja o maior risco associado a uma má gestão de documentos. A LGPD – Lei Geral de Proteção de dados – foi instaurada em 2018 e prevê justamente uma maior proteção aos dados de clientes.  

A Lei entende que é função da empresa garantir que esses dados sejam devidamente tratados e que o titular, a pessoa a quem os dados se referem, tenha total ciência sobre o uso das informações.  

O descumprimento da LGPD pode acarretar uma multa que chega a 2% do faturamento da empresa. Esse valor é limitado ao máximo de R$ 50 milhões. Esse percentual pode trazer um grande rombo financeiro.  

Outras conformidades legais: 

Além da LGPD, existem outras leis que recaem sobre as empresas e que quando não são devidamente cumpridas acabam causando esses danos financeiros= na figura de multas e tributos.  

Por isso é tão importante adequar a sua empresa e, principalmente, uniformizar processos de tratamento de dados que garanta essa qualidade e cuidado na hora de manusear informações confidenciais do seu negócio e/ ou dos seus clientes.  

Impacto na produtividade 

Uma boa produtividade é aliada direta de crescimento empresarial. Nesse contexto o tratamento correto dos dados é algo fundamental. Afinal, a desorganização também impacta diretamente a produtividade da equipe – ainda que ela seja qualificada e preparada para o trabalho.  

 O simples fato de que um colaborador pode demorar mais tempo para localizar um documento fundamental para uma ação da empresa já representa custos. Afinal, tempo é dinheiro.  

Somado a isso ainda está o aumento da burocracia na gestão ruim de documentos. Existem dados que não podem ficar expostos a qualquer pessoa. Sem contar com bons métodos de controle, muitas vezes é preciso se valer de métodos burocráticos para garantir essa segurança.  

Aí, um documento que demanda mais cuidado acaba ficando inacessível até para quem pode e deve acessá-lo, causando mais atrasos e tornando um trabalho que deveria ser simples mais cansativo e burocrático.  

Com isso aquele funcionário que poderia resolver rapidamente o problema e partir para outras tarefas – como fidelização e captação de clientes – fica preso em um ciclo aguardando concluir seu trabalho.  

Como a má gestão de documentos pode levar a perda de clientes? 

Olhe para a sua empresa onde se encontra agora. Tudo o que foi construído com certeza demandou esforços, dedicação e investimento.  

Se você não cuida corretamente dos dados e informações do negócio pode perder clientes e manchar a credibilidade do seu negócio no mercado. Vamos explicar por quê.  

Os clientes cada vez mais pesquisam e ficam atentos às empresas que escolhem consumir. Muitos fatores são considerados e pesados antes de fechar negócio.  

Um dos mais importantes é a segurança. Afinal, quem é que se sente à vontade em consumir com uma marca que não garante segurança nas transações? 

Se um cliente pede o envio de um contrato e a sua empresa envia prontamente, as chances de fechar negócio são muito grandes. Em contrapartida, a demora por não saber onde está o documento pode levar o cliente a buscar a concorrência.  

Ou ainda, a ler matérias que apontam a sua empresa como um dos nomes envolvidos em vazamentos de dados, o cliente automaticamente se sente inseguro e as chances de não consumir novamente aumentam.  

Perceba que assim, tudo aquilo que foi construído com tanta paixão é posto em risco simplesmente porque não foi dada a devida atenção aos dados e informações que deveriam ser mantidos sob proteção. 

Novamente isso impacta as finanças. Perder clientes indica perda de dinheiro, ao passo que conquistar novos clientes é bem mais caro do que fidelizar e manter aqueles que você já possui. 

Quais são as alternativas? 

Conhecendo os riscos financeiros e o quanto de dinheiro você pode perder pela má gestão de documentos fica claro que investir em uma solução adequada é fundamental para a saúde do negócio.  

O principal passo aqui é apostar em soluções tecnológicas que assegurem uma gestão mais qualificada, ágil e eficiente para as informações que a sua empresa armazena.  

Software GED – o que é e para que serve? 

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Se trata de um software que pode ser contratado para armazenar todos os dados de forma correta e segura, garantindo assim o manuseio adequado.  

O ArqGED é o software de gestão de documentos da Arquivar. Nele você transforma seus documentos físicos em arquivos digitais que não correm risco de extravio nem de deterioração.  

Além disso, é possível armazenar esses dados usando uma lógica que faça sentido para a sua empresa – por data, por cliente, por tipo de documento.  

Fica mais fácil encontrar, manusear e até mesmo descobrir quais documentos estão obsoletos e demandam uma nova versão.  

Se você ficou curioso para saber mais, entre em contato com a Arquivar e peça orientação. A nossa equipe de especialistas está atenta e disponível para lhe ajudar em todo o processo de adequação.  

Um bom gerenciamento de informação é fundamental para a segurança da empresa e para o crescimento do negócio. Olhar com atenção para essa questão faz parte de uma gestão qualificada e inteligente.  

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