Você tem algum conhecimento sobre a Portaria do MEC que regulamenta a digitalização dos documentos nas instituições de ensino (IES)? Nos últimos anos, o Ministério da Educação editou portarias e decretos sobre a necessidade das IES digitalizarem seu acervo acadêmico dentro do prazo fixado.
Ou seja, além de ser validada pelo MEC, a digitalização é uma imposição legal. No entanto, as instituições devem encarar tal obrigação como uma oportunidade de realizar uma gestão documental mais eficiente e entrar de vez na era digital.
A digitalização de documentos em instituições de ensino traz muitos benefícios que podem – e devem – ser explorados. Confira alguns pontos sobre a prática, a regulamentação do MEC e as vantagens da digitalização!
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Antes de tudo, entenda a digitalização de documentos como a prática de converter documentos físicos em formatos digitais. As informações, que antes estavam no papel, são organizadas em bits (unidades de dados), que podem ser processados por tablets, computadores, notebooks e smartphones.
A digitalização de documentos em instituições de ensino pode ser adotada para os documentos dos cursos de graduação e pós-graduação, pesquisas, dossiê dos alunos, da secretaria acadêmica e da direção, frequência, atas de reuniões e outros arquivos de natureza acadêmica.
No entanto, ela não elimina a necessidade de manter as documentações em papel, mas possibilita aos administradores realizar uma boa gestão de arquivos acadêmicos em formato eletrônico.
Podemos pontuar 3 etapas:
Uma prática cada dia mais comum das IES é contratar empresas de digitalização de documentos, visando cumprir a Portaria do MEC. Com expertise para todas as etapas do processo, essas empresas fazem um trabalho de qualidade, prezando pela organização, segurança e certificação das exigências legais.
A digitalização de documentos em instituições de ensino, regulamentada pelas Portarias do MEC, possibilita aos administradores adotar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A GED nada mais é do que usar e administrar informações e/ou documentos no ambiente virtual. Essa prática é fundamental para otimizar rotinas de trabalho, trazendo melhorias para as instituições de ensino.
Veja alguns exemplos de como a GED pode contribuir:
A digitalização de documentos em instituições de ensino passou a ser objeto de discussão no MEC em 2013. Com o passar dos anos, o Ministério da Educação foi destrinchando normas sobre a prática, abordando inclusive a Gestão Eletrônica de Documentos.
Atualmente, temos um decreto e duas portarias que tratam diretamente sobre a digitalização, além da Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital.
A seguir, conheça as normas do MEC para faculdades e outras instituições de ensino!
A Portaria 1224/2013 “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”.
Com o objetivo de preservar o acervo acadêmico e agilizar os processos, a portaria traz disposições sobre temporalidade e destinação final das informações do acervo acadêmico e dos documentos. Basicamente, as instituições devem se comprometer em disponibilizar o acervo em formato digital, sem que se esqueçam da preservação dos documentos físicos.
Essa Portaria do MEC também estabeleceu que uma norma posterior fixará prazos que devem ser cumpridos nas práticas de gestão documental. Aliás, a questão do prazo também é abordada no Decreto nº 9.235/2017.
As instituições de ensino superior são as destinatárias do Decreto nº 9.235. A norma traz a digitalização e a GED como forma de gestão de documentos acadêmicos. A redação do artigo 104 é clara:
“Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação. Parágrafo único. O prazo e as condições para que as IES e suas mantenedoras convertam seus acervos acadêmicos para o meio digital e os prazos de guarda e de manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento a ser editado pelo Ministério da Educação.”
Esse regulamento, então, veio com a Portaria 315/2018, que veremos em seguida.
A Portaria 315/2018, que revogou a Portaria 1224/2013, “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância”.
A norma regula a digitalização de documentos em instituições de ensino, sejam públicas ou privadas, bem como a gestão documental. No entanto, uma disposição que merece bastante destaque é o prazo para as instituições se adequarem às práticas de digitalizar seu acervo.
De forma simples, documentos e informações que compõem o acervo acadêmico devem ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. A data final seria abril de 2020.
Além disso, a portaria fixa critérios para conversão e preservação dos documentos, sendo o mais importante referente aos métodos de digitalização, que “devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais”.
A Gestão Eletrônica de Documentos também é tratada na norma. De acordo com o artigo 46, “o acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos”.
Da mesma forma, as características do sistema GED também são tratadas na Portaria, como utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, utilização e gerenciamento adequado da base de dados, método seguro de reprodução do acervo acadêmico digital e outras.
As Portarias do MEC estabelecem exigências a serem cumpridas pelas instituições de ensino. Contudo, a implementação das políticas de gestão documental e digitalização de acervos acadêmicos é objeto de avaliação institucional. Em outras palavras, o acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo por órgãos e agentes públicos, podendo se sujeitar à avaliação. E existem requisitos exigidos para cumpri-la. Veja alguns deles.
Estes são os requisitos para cumprimento da avaliação institucional pelo MEC:
A digitalização de documentos em instituições de ensino deve obedecer ao prazo de 24 meses (finaliza em abril de 2020), independentemente da fase em que se encontrem (corrente, intermediário, permanente).
Além disso, a IES deve adotar uma digitalização que garanta o acesso e a preservação digital (confiabilidade, autenticidade e durabilidade). Isso deve ocorrer por meio da implementação de uma política de preservação digital a longo prazo e de métodos de reprodução do acervo acadêmico digital.
Esse requisito trata da responsabilidade dessas figuras perante o acervo acadêmico. Eles são responsáveis por:
Esse requisito diz respeito à acessibilidade dos documentos pelos alunos nos casos de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção. Assim:
A digitalização de documentos em instituições de ensino deve vir acompanhada de constituição de comitê gestor. Esse comitê será responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.
Além disso, outro ponto importante sobre a segurança da informação é aplicar a certificação digital padrão ICP-Brasil, de modo a garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.
Adotar a digitalização de documentos em instituições de ensino é uma prática muito benéfica. Certamente, a primeira delas é se adequar às Portarias do MEC, evitando assim as sanções administrativas e civis que podem decorrer da inadequação.
No entanto, as vantagens vão muito além da conformidade legal. Podemos citar:
Além dos benefícios diretos trazidos pela digitalização de documentos em instituições de ensino, há também vantagens da gestão eletrônica de documentos (GED). Ela reduz o tempo de execução de uma solicitação (secretaria digital) e a quantidade de atendimentos presenciais, conferindo agilidade no atendimento ao aluno.
Essa gestão também é fundamental para organizar o acervo, de forma a atender aos requisitos para cumprimento da avaliação institucional. Sem contar no benefício que ela traz para as instituições que oferecem cursos EAD com o workflow dos processos internos.
A digitalização de documentos nas IES não só é validada pelo MEC, como é uma exigência do órgão. Mas, muito além de atender às exigências legais, a prática traz muitos benefícios para a gestão como um todo. Ela é também crucial para a melhoria na qualidade da prestação de serviços.
Ao utilizar um software GED, as IES garantem uma gestão documental otimizada após a digitalização. Um sistema de gestão eletrônica de documentos possibilita o cumprimento das normas do MEC, conforme já mencionamos anteriormente.
Além disso, é recomendável contratar uma empresa especializada para fazer a guarda e gestão documental terceirizada, promovendo ainda mais qualidade de serviço. É possível, inclusive, implementar um sistema de CEDOC automatizado, com protocolos que registram todo o histórico de movimentação dos arquivos. Assim, os documentos estarão seguros, pois podem ser rastreados.
Se você tem uma instituição de ensino e quer se adequar à Portaria do MEC e a outras normas do órgão, saiba como digitalizar documentos!
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