Como fazer digitalização de documentos com qualidade?

Digitalizar documentos é uma solução que as empresas mais antenadas em inovações têm adotado. Nesse sentido, seja para facilitar o compartilhamento de informações ou para garantir a segurança de dados, é preciso fazer o processo de forma eficaz.

De fato, os arquivos em uma empresa devem ser digitalizados para garantir a integridade e facilitar o uso. Por isso, todo o processo deve ser feito da forma correta, o que resulta em documentos legíveis e com validade jurídica.

Neste artigo, veja dicas de como fazer a digitalização de documentos com eficiência e segurança. Acompanhe!

Aliás, você já sabe quais são as vantagens da digitalização?

10 vantagens da digitalização de documentos

Digitalizar documentos é uma escolha acertada! Conheça as vantagens da digitalização:

1. Economia: arquivos físicos ocupam espaço de armazenamento na empresa, além sisso eles geram gastos com papel e tinta de impressora;
2. Agilidade: documentos digitalizados ficam armazenados em nuvem e, com o uso de um software especializado em gestão documental, a busca por um arquivo é muito mais fácil e rápida;
3. Acesso online: a acessibilidade é uma das vantagens dos documentos digitais, logo, o compartilhamento desses arquivos é feito em segundos e com poucos cliques;
4. Segurança: documentos físicos podem sofrer danos causados por manuseio inadequado ou acidentes como incêndios e enchentes;
5. Integração: gestores podem acessar dados antigos e ativos, como histórico de operações da empresa, para realizar comparações;
6. Cadastro: documentos digitalizados facilitam o acesso ao cadastro de clientes, promovendo agilidade;
7. Sustentabilidade: a digitalização reduz o uso de papéis, tintas e cartuchos e impressora;
8. Controle: os gestores podem identificar qualquer alteração feita nos documentos;
9. Nitidez: a digitalização é feita com scanner de alta performance, e os arquivos digitais recebem um tratamento que melhora a nitidez da imagem;
10. Limpeza: o ambiente de trabalho se torna mais limpo e espaçoso sem acúmulo de arquivos físicos.

Como fazer a digitalização de documentos com qualidade?

A digitalização de documentos envolve qualidade, segurança, organização e certificação para atender às exigências legais. Nesse sentido, vamos apresentar dicas importantes sobre como fazer a digitalização de documentos com qualidade e eficiência.

1. Selecione os arquivos necessários

Você sabia que documentos possuem prazos de validade? Entenda que o tempo de guarda documental diz respeito ao período que o arquivo deve ser mantido, o que é determinado pela Tabela de Temporalidade Documental.

Por outro lado, pode ser que você esteja guardando documentos que já passaram desse prazo. Então, para não digitalizar documentos desnecessários, selecione os arquivos que estão dentro do prazo de guarda e descarte aqueles que já podem ser eliminados.

2. Faça uma triagem desses documentos

Além do tempo de guarda, é preciso ter atenção ao ciclo de vida documental, o que será analisado durante a triagem. Para realizá-la, você deve entender em qual fase do ciclo cada documento está.

São estas:

• Corrente, quando o arquivo está em uso constante naquele período;
• Intermediário, quando o documento não é acessado com tanta frequência, podendo ser armazenado em um local de fácil acesso;
• Permanente, quando o arquivo é definitivo, com valor histórico.

3. Entenda como não digitalizar documentos

Escanear e digitalizar não são exatamente a mesma coisa! Embora a digitalização seja feita com scanner, existem outros processos envolvidos para que um documento digitalizado tenha validade legal.

Ou seja, usar o scanner da impressora da empresa e criar uma versão virtual de um documento não significa que foi feita uma digitalização documental efetiva. Mas, tenha cuidado! Na verdade, o ideal é contratar uma empresa especializada nesse serviço para garantir a integridade e autenticidade dos seus documentos.

Como funciona a digitalização de documentos da ArqSCAN

Para sanar todas as suas dúvidas sobre como fazer digitalização de documentos, vamos explicar as três principais etapas desse processo, que é como fazemos na Arquivar, com o nosso serviço de digitalização de documentos, nosso sistema exclusivo in-company ArqSCAN. Entenda!

Preparação e Coleta

Primeiramente, cada documento passa por um processo de preparação antes de ser digitalizado. Esta etapa consiste na limpeza dos papéis para que não reste nenhum detrito que possa interferir na qualidade do arquivo digitalizado.

Além disso, são removidos clips e grampos durante o preparo, somente assim, os arquivos estarão aptos à digitalização.

Escaneamento e Classificação

Em seguida, feito o primeiro passo, os documentos podem ser escaneados sem nenhum risco de dano à qualidade da imagem ou mesmo ao aparelho de scanner. Logo, os arquivos, após escaneados, serão tratados e indexados de acordo com as especificações de cada projeto.

Por fim, a classificação pode ser feita por data, ordem alfabética, região ou outros métodos, conforme for a necessidade da empresa.

Digitalização e Publicação

Agora você deve estar se perguntando: onde ficam arquivados os documentos digitalizados? Após escaneados, tratados e indexados, as imagens e dados são transferidos para um software de gestão documental eletrônica.

Lá eles estarão disponíveis para acesso às pessoas autorizadas, que poderão consultar os documentos de forma muito fácil e rápida.

Muito além da digitalização: faça uma gestão digital de documentos

Saber como fazer digitalização de documentos com qualidade é tão importante quanto entender como funciona o arquivamento digital, ou seja, o gerenciamento eletrônico de documentos. Afinal, todos os tipos de arquivos precisam de organização e estrutura.

De fato, a gestão documental é estratégica para a empresa, pois promove eficiência operacional, mantém a segurança dos arquivos e garante a legalidade.

Temos o que é considerado o melhor sistema de gestão documental do mercado, a Arquivar atende a necessidade da sua empresa, seja para gerenciamento de documentos físicos ou digitais. Tenha uma solução completa com a Arquivar para a sua gestão de documentos:

1. Organização de Documentos
2. Digitalização In-Company
3. Assinatura Digital
4. Gestão de NF-e
5. Auditoria de Documentos
6. Virtualização de Processos

Portanto, entenda mais sobre como funciona a gestão e a digitalização de documentos de qualidade, no nosso canal no YouTube, onde respondemos a diversas perguntas. Aliás, veja a nossa sugestão para você que leu este artigo: