
Cinco vantagens de processos estruturados para empreendedores
Para diversos empreendedores, o sonho de ter seu próprio negócio acaba se tornando um pesadelo quando as demandas diárias começam...
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é uma ferramenta essencial para empresas e órgãos públicos que buscam organizar e gerenciar eficientemente seus documentos. Ela define prazos de guarda, destinação e eliminação, alinhando-se às normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), instituído em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional.
Essa tabela não apenas garante conformidade legal, mas também otimiza a gestão documental, oferecendo diversos benefícios, como a redução de espaço físico e custos operacionais. Em tempos de transformação digital e necessidade de maior eficiência administrativa, a TTD torna-se um instrumento indispensável para a organização de informações.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) identifica o ciclo de vida dos documentos, estabelecendo critérios e prazos para sua guarda e destinação final. Ela funciona como um guia para determinar quanto tempo um documento deve ser mantido em arquivo corrente, intermediário ou permanente, de acordo com sua relevância e valor legal, administrativo ou histórico. Esse processo organiza o fluxo documental, evitando acúmulos desnecessários e facilitando o acesso às informações realmente importantes.
A TTD pode ser adaptada conforme as características de cada empresa ou instituição. Em setores como Recursos Humanos, contabilidade e administração pública, a tabela tem um papel crucial na definição de prazos de guarda específicos para diferentes tipos de documentos. Um exemplo clássico é a gestão de Dossiê de funcionários, que requerem prazos diferenciados dependendo da natureza das informações armazenadas.
Arquivo Corrente: Refere-se a documentos de uso frequente, mantidos por tempo determinado para atender às necessidades administrativas diárias. Antes da transferência ao arquivo intermediário, esses documentos são avaliados para verificar se ainda estão sendo utilizados em processos ativos, como, por exemplo, em casos de processos trabalhistas ou auditorias. Esse cuidado evita a interrupção de operações importantes e garante que todas as informações relevantes estejam acessíveis durante o uso contínuo.
Arquivo Intermediário: Reúne documentos cuja vigência legal ou administrativa já expirou, mas que ainda precisam ser preservados temporariamente. Essa etapa facilita a organização interna da empresa ao transferir esses documentos para um serviço de guarda terceirizada, liberando espaço físico nos arquivos correntes e garantindo o armazenamento seguro e acessível para futuras consultas.
Arquivo Permanente: Inclui documentos com valor histórico, informativo ou probatório, que devem ser preservados indefinidamente. Para garantir a integridade desses registros fundamentais para a memória institucional e cultural da organização ou sociedade, é comum transferi-los para serviços de guarda terceirizada especializados, assegurando conservação adequada e acesso controlado.
Para ilustrar melhor, elaboramos um esquema abaixo para demonstrar quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo. Confira!
A TTD organiza documentos em categorias conforme sua frequência de uso e importância:
Gestão eficiente começa com conhecimento!
Saiba mais!Os prazos de guarda documental variam amplamente de acordo com o tipo de documento, a legislação aplicável e as particularidades de cada organização. Essa diversidade reflete a necessidade de tratar cada documento de forma individualizada, garantindo que informações relevantes sejam preservadas pelo tempo adequado e eliminadas no momento certo.
Por exemplo, enquanto alguns documentos administrativos podem ter prazos curtos de retenção, como 2 a 5 anos, outros, especialmente aqueles relacionados a direitos previdenciários ou trabalhistas, podem exigir prazos de guarda extremamente longos, chegando a 95 anos ou até mesmo permanência indefinida.
Contratos: Geralmente, os contratos são mantidos por 5 anos no arquivo corrente e 10 anos no intermediário. Em certos casos, contratos com implicações legais importantes podem ser preservados permanentemente.
Documentos de FGTS: Devem ser guardados por pelo menos 5 anos no arquivo corrente e até 47 anos no intermediário, devido à sua relevância para comprovação de direitos trabalhistas.
Registros relacionados à aposentadoria: Estes requerem um período de guarda prolongado, frequentemente chegando a 95 anos no intermediário, devido à necessidade de comprovação de direitos previdenciários ao longo da vida do trabalhador.
Notas fiscais: A legislação tributária geralmente exige a guarda por 5 anos, mas pode variar conforme o tipo de transação ou órgão fiscalizador.
Esses exemplos representam apenas uma pequena fração da imensa variedade de documentos que compõem o acervo de uma empresa. Cada setor, como jurídico, financeiro ou de recursos humanos, terá documentos específicos com requisitos próprios de armazenamento e descarte.
A implementação de uma TTD eficaz envolve diversas etapas. Primeiramente, a empresa deve formar uma comissão responsável pela gestão documental, composta por representantes de todos os setores. Essa equipe será encarregada de desenvolver, revisar e manter a tabela, garantindo que ela reflita as necessidades e particularidades da organização.
A atualização contínua da TTD traz benefícios significativos para as organizações:
Redução do espaço físico necessário: Com prazos de guarda bem definidos, a empresa pode eliminar documentos desnecessários, liberando espaço para outras atividades ou armazenamentos mais estratégicos.
Conformidade legal e redução de riscos: O cumprimento dos prazos estabelecidos pela TTD garante que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais, evitando penalidades e problemas jurídicos.
Otimização de fluxos documentais: Uma TTD bem implementada contribui para a padronização e automatização dos processos de arquivamento, tornando os fluxos de trabalho mais organizados e eficientes.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é uma ferramenta estratégica que garante a gestão eficiente e legalmente adequada dos documentos em qualquer organização. Devido à diversidade de tipos documentais e seus diferentes prazos de guarda, a correta aplicação da TTD evita riscos legais e otimiza recursos.
Na Arquivar, oferecemos soluções completas para a implementação da TTD, garantindo uma abordagem proativa e eficiente para o gerenciamento documental. Com nossa consultoria especializada e softwares avançados, sua empresa pode automatizar processos, minimizar esforços manuais e garantir a conformidade regulatória. Invista em segurança da informação, eficiência operacional e conte com a nossa expertise para simplificar a gestão dos seus documentos.
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