Digitalização e GED: a combinação perfeita para gestão de documentos acadêmicos

Digitalização de documentos: Como funciona e para que serve?

Diversas empresas já comprovam na prática os benefícios da digitalização de documentos, que consiste na prática de transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar.

Imagine: Consultar a matrícula de alunos, os cadastros de pacientes e outros dados importantes com um simples clique no computador, sem perder tempo na busca de nomes nas empoeiradas salas de arquivos? Esta é apenas uma das vantagens em digitalizar documentos.

Com digitalização, ao usar recursos tecnológicos você concentra a papelada na internet e deixa a sala de arquivos mais organizada ou até vazia para realizar outras tarefas.

Empresas optam por digitalizar documentos não apenas para se livrar dos excessos de papéis, como também organizar a rotina de trabalho e melhorar a produtividade, qualificando a gestão documental.

Colaboradores se beneficiam dos dados digitalizados, principalmente pela melhor disseminação de informações, que torna possível à equipe visualizar imagens de documentos de modo instantâneo.

Há diversas ofertas de empresas de digitalização de documentos com preços acessíveis para negócios pequenos, médios ou grandes.

É importante contratar os serviços especializados para escanear as papeladas documentais com segurança e acessar tudo em um software de gestão de acesso online.

A organização dos dados no software de GED pode adotar um padrão conforme a necessidade do gestor da empresa.

Digitalizar documentos é uma parte importante dos planejamentos estratégicos das empresas quando tratamos da gestão do acervo de dados da empresa com rapidez, segurança e dentro de todos os critérios de certificação.

Como funciona a digitalização de documentos?

Já imaginou o trabalho que você ou a sua equipe podem ter para escanear todos os milhares de documentos físicos da sala de arquivos?

Esta tarefa exige bastante perfeição na qualidade da imagem escaneada, sem contar o trabalho em nomear cada documento tratado de maneira correta para inseri-los em um software de gestão desenvolvido exclusivamente para isso. Além da necessidade de atestar o controle na administração da segurança das informações, garantindo a confidencialidade dos dados. Fora a necessidade de investir em segurança para as informações não surgirem nas mãos de pessoas desautorizadas.

Digitalizar documentos para algo complicado, não é mesmo? Por este motivo contratar especialistas em gestão documental é a maneira mais segura de fazer esta gestão.

Etapas da digitalização de documentos

Talvez você seja um gestor que pensa em realizar a digitalização de documentos por conta própria ao invés de contratar uma empresa para digitalizar arquivos.

Sem problemas, desde que você faça o processo em detalhes de modo semelhante às empresas de digitalização, principalmente por questões de qualidade, segurança, organização e certificação para atender as exigências legais.

Se comparar os custos de tempo e dinheiro mesmo sem ser especialista na área você pode perceber há mais vantagens em contratar uma empresa de digitalização de documentos.

Por que a digitalização de documentos deve ser feita em etapas detalhadas? Porque isto ajuda em tornar o processo mais fácil, verdadeiro, prático e efetivo.

Conheça a seguir as 3 principais etapas da digitalização de documentos: Preparação, captura e indexação.

1° – Preparação

Especialistas em preparação de documentos realizam o preparo de cada folha do documento antes de serem digitalizados.

Esta etapa deve ser feita em detalhes para não existirem danos nos documentos ou nas máquinas de escanear. A preparação de documentos engloba as seguintes tarefas:

  • Retirar grampos ou clipes;
  • Higienizar;
  • Eliminar qualquer detrito no documento que atrapalha nos trabalhos do escâner.

2° – Captura

Na captura os documentos são escaneados em um scanner com alta resolução para capturar mínimos detalhes das imagens.

Antes da digitalização ser concluída os documentos são tratados com recursos digitais para as imagens terem a máxima qualidade visual possível.

Os documentos digitalizados são convertidos em formatos de arquivos, por exemplo:

  • JPG;
  • PDF;
  • TIF.

3° – Indexação

A última etapa na digitalização de documentos inclui a organização dos arquivos conforme as orientações pré-determinadas de acordo com cada projeto.

As imagens seguem para um software de gestão, administrado por gestores, acessível a qualquer pessoa autorizada que possui computador ou dispositivo móvel conectado na internet.

No software de gestão de documentos digitalizados o administrador pode:

  • Acessar informações;
  • Permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
  • Modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
  • Realizar assinaturas digitais nos documentos;
  • Organizar os dados de acordo com o padrão organizacional da empresa.

Digitalização de documentos: Para que serve e quais os benefícios?

Você acha que uma empresa pequena não pode se beneficiar com digitalização de documentos? Este é um pensamento equivocado! Dúvidas? Leia esta seção do texto dedicada a mostrar os benefícios que qualquer negócio terá ao digitalizar documentos.

De início já podemos destacar que a digitalização documental beneficia todas as pessoas envolvidas com o negócio, entre elas: Sócios, diretores, gestores, fornecedores, colaboradores operacionais e até clientes.

O gestor pode fazer a empresa ganhar em produtividade com menos trabalhos operacionais, por causa da gestão de arquivos digitalizados.

Já os funcionários que precisam trabalhar usando muitos documentos físicos, atendem com mais rapidez e precisão as solicitações de clientes ou de outros membros da equipe, por causa da utilização dos documentos em ambiente digital.

Reduz o uso de papéis na empresa e a necessidade de emitir cópias físicas das documentações que podem ser compartilhadas no formato digital e online.

Os clientes também podem se beneficiar dos documentos digitais, devido à praticidade no dia a dia para encontrar os arquivos e manter seus documentos igualmente organizados, podendo consultá-los a qualquer momento.

Outro exemplo de benefícios da digitalização na prática: Em uma instituição acadêmica um gestor dentro de poucos segundos pode levantar todo o histórico de qualquer aluno.

Na prática existem 10 utilidades e vantagens em digitalizar documentos de acordo com a opinião de especialistas e conforme a leitura especializada sobre o assunto:

  1. Economia;
  2. Agilidade;
  3. Acesso online;
  4. Segurança;
  5. Integração;
  6. Cadastro;
  7. Sustentabilidade;
  8. Controle;
  9. Nitidez;
  10. Limpeza.

Na leitura a seguir vamos conhecer cada uma destas vantagens da digitalização de documentos para otimizar o dia a dia das empresas dos mais diversos segmentos.

1: Economia

Você já parou para pensar sobre os custos de manter um grande arquivo de documentos na empresa? Isto sem considerar aqueles gastos com o uso de papel e a impressão.

É necessário também considerar o espaço, ocupado por arquivos físicos quando o lugar poderia servir para outras atividades operacionais.

O gestor também precisa contratar funcionários responsáveis pela organização dos arquivos físicos, sendo eles de confiança para manterem a confidencialidade das informações utilizadas ali.

Com digitalização de documentos não há estes problemas, já que os dados são mantidos em um único ambiente online (nuvem) com software de gestão, não ocupando espaços físicos, sem custos de tinta de impressora ou papel e liberando o acesso apenas para pessoas autorizadas através da utilização de senhas de controle.

Com toda esta economia propiciada pela digitalização de documentos, sobram mais recursos para investir em outras demandas da empresa.

2: Agilidade

Até arquivistas mais experientes podem gastar muito tempo na busca por arquivos, principalmente quando se trata dos dados antigos.

Estes atrasos comprometem a velocidade operacional. Por exemplo: Um diretor que está a espera de um documento importante para tomar uma decisão urgente referente a empresa.

Não podemos esquecer que a falta de agilidade na busca de documentos compromete o nome da empresa entre clientes potenciais, que podem procurar por serviços de concorrentes menos demorados em disponibilidade de documentações.

Este tempo todo de trabalho pode ser economizado se o colaborador realizar as buscas no software GED. Transferindo os dados para a nuvem é possível organizá-los das mais diferentes formas com objetivo de facilitar as buscas.

No software documental você organiza os dados digitalizados, em:

  • Pastas;
  • Categorias;
  • Nome;
  • Data;
  • Códigos.

3: Acesso online

Quando se trata de acervos físicos de documentos não tem jeito, a pessoa responsável por arquivar precisa se dirigir para uma sala específica até nas horas de fazer consultas documentais simples.

Às vezes você demora mais tempo para sair da sua sala e ir até o arquivo físico do que para achar as informações arquivadas. Imagine o tempo que se gasta ao fazer 10 ou mais consultas deste tipo em um dia de trabalho?

É para evitar este tempo perdido que muitas empresas optam pela digitalização de documentos, uma vez que o acesso a dados digitalizados acontece em qualquer local com acesso a internet em um computador ou dispositivo móvel, sendo necessário apenas inserir a senha para acessar o software e os respectivos arquivos.

A digitalização permite o acesso online de conteúdo e a distribuição dos documentos certos para as pessoas certas em qualquer hora ou lugar.

4: Segurança

Ao digitalizar documentos você potencializa a segurança contra danos físicos nos papéis, algo comum de ocorrer pelas mais diferentes razões (enchentes, incêndios, danos causados pelos próprios colaboradores, etc.).

Ao digitalizar documentos para armazenar dados na nuvem, o único risco é o acesso não autorizados às pastas armazenadas em rede. No entanto, as plataformas de armazenamento online estão cada vez mais seguras, protegidas por senhas avançadas e disponibilizam serviços de backup para recuperar dados roubados, perdidos ou manipulados sem autorização.

5: Integração

O histórico de todas as operações da empresa pode ser digitalizado, facilitando a integração de dados ativos e antigos para fins de comparação com mais rapidez.

Com simples toques no teclado você pode acessar e comparar extratos de pagamentos realizados em cada mês nos últimos anos, por exemplo.

Por outro lado, se você deseja realizar as comparações de certos documentos em arquivos físicos, irá precisar de muito tempo para encontrar tais informações, fora os gastos com cópias caso seja necessário uma análise mais criteriosa com a utilização de marcadores de texto.

6: Cadastro

Com a digitalização de documentos há menos obstáculos para acessar cadastros de clientes, o que oferece uma maior agilidade do atendimento ao público geral.

Se os dados estão digitalizados, a otimização de tempo beneficia a produção ao considerar que o atendente não precisa emitir cópias físicas de documentos ou redigir longos manuscritos para clientes.

Digitalização de documentos faz a empresa economizar com cópias de documentos de clientes, como:

  • RG;
  • Comprovantes de renda;
  • Comprovantes financeiros;
  • CNPJ;
  • Reservista;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento;
  • Comprovantes de participação de programas do governo;
  • Comprovante de residência;
  • CPF;
  • Contrato social.

Ao considerar todos estes e outros documentos úteis para cadastros de clientes, além da economia de tempo, a empresa também economiza pelo menos 15 folhas de cópias e reduz custos no uso dos materiais de escritório.

7: Sustentabilidade

A gestão de documentos digitalizados é uma ação mais ecológica, o que gera a simpatia de clientes preocupados em contratar apenas serviços de empresas com sustentabilidade no processo produtivo.

O uso de papéis, tintas de impressoras ou cartuchos de máquinas copiadoras é reduzido quando há utilização de documentos digitais.

8: Controle

O gestor que tem controle do software de gestão de documentos saberá quando determinado usuário acessou determinada informação.

Controlar a acessibilidade em arquivos físicos é algo que você só consegue pagando por salários de colaboradores responsáveis pelo acesso de dados ou o monitoramento por câmeras 24 horas.

9: Nitidez

É impressionante notar que documentos quase apagados e rasgados ganham mais nitidez após serem digitalizados por scanners especializados.

No processo de digitalização, cada um dos documentos recebe tratamento digital exclusivo para que as imagens ofereçam a máxima nitidez.

Também é possível regular a qualidade das imagens de cada um dos arquivos e até ampliar a visualização das letras através do software GED.

10: Limpeza

Uma regra é certa: Ambientes de trabalho ficam limpos e espaçosos quando há menos acúmulo de papéis nas mesas. Isto favorece para os colaboradores terem mais bem-estar ao desempenhar suas rotinas.

Dependendo do caso a economia é tamanha que você até economiza com lixeiras e sacos de lixo, não esquecendo dos custos de papéis, tintas, canetas, entre outros.

Agora, analise as 10 vantagens descritas acima antes de considerar se no seu trabalho como gestor vale a pena ou não investir na digitalização de documentos com empresas especializadas.

Conclusão: A digitalização de documentos

Otimizar o tempo, reduzir custos, qualificar a gestão dos seus documentos, aumentar a produtividade, facilitar o controle do acesso às informações por pessoas autorizadas e diminuir o tamanho dos seus arquivos físicos, são as principais vantagens de se trabalhar com documentos digitais.

Com a digitalização de documentos você, como gestor, torna o processo de acesso documental mais rápido e eficaz, melhorando a qualidade do seu trabalho diante de diretores, colaboradores, fornecedores e clientes.

As empresas querem economizar recursos sem perder a produtividade. Se esta ideia parece válida para você, você deve considerar a digitalização de documentos como uma estratégia indispensável a sua empresa.

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