Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas procurando um documento importante para perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com essa busca. Problemas como esse são comuns em empresas de todos os portes, mas sabia que é possível evitá-los com a gestão de documentos?
Essa tarefa precisa ser qualificada e estruturada com algumas práticas. A organização deve ser feita de acordo com uma classificação padronizada, por exemplo.
Além disso, é essencial considerar o arranjo segundo setores, ordem alfabética e outras indicações. Assim, será possível aumentar a produtividade e reforçar a organização geral.
Quer melhorar os seus resultados? Confira, a seguir:
Aproveite para esclarecer as principais dúvidas sobre Gestão Eletrônica de Documentos com a Especialista em Digitalização Mirela Modestina.
A gestão de documentos é um conjunto de medidas que servem para administrar os arquivos físicos e digitais que uma empresa precisa manter. O objetivo é garantir a organização dos arquivos e assegurar o cumprimento de regras previstas por lei.
A atividade envolve todo o fluxo de documentos: a elaboração documental, seu uso, encerramento e armazenamento. Ao gestor de arquivos, cabe a responsabilidade de planejar, executar e acompanhar as tarefas para alcançar os objetivos principais. Veja três exemplos de funções desse profissional:
Agora, uma dúvida que pode surgir para quem nunca realizou essa tarefa é: como é feita a gestão de documentos? Confira as nossas dicas a seguir!
A otimização desse gerenciamento precisa ser executada de forma planejada, em etapas e com as ferramentas certas. Isso ajudará a diminuir o espaço gasto com o armazenamento de papéis, além de facilitar o cotidiano de todos na empresa.
Abaixo, selecionamos os 12 passos para acertar nessa missão!
Embora a tendência de digitalizar dados cresça, na prática pode ser difícil acompanhá-la.
Vale ressaltar que alguns arquivos precisam ser guardados por muito mais tempo, segundo a Tabela de Temporalidade. Então, você não deve dispensar a organização dos elementos físicos.
Uma dica simples é reuni-los em um local seguro. Uma gaveta ou armário pequeno pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande.
Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos. O ideal é que a disposição seja feita com pastas ordenadas de acordo com as características dos materiais.
Gerir documentos requer alguns cuidados.
Primeiro, é preciso fazer a organização em 3 níveis diferentes:
Depois, você pode criar tabelas ou listas organizacionais com os nomes de cada arquivo para segmentar. Alguns critérios são:
É importante que essa classificação faça sentido para sua empresa.
Uma prática comum entre gestores de documentos é armazenar fisicamente os arquivos mais antigos, o que é sensato dependendo da natureza do negócio.
Porém, grande parte desses itens não precisam ser armazenados definitivamente. Desse modo, você pode, sim, descartar alguns arquivos com o tempo.
O armazenamento em nuvem permite que documentações digitais sejam mantidas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico nem se deterioram com o tempo.
A gestão de documentos exige um entendimento de que há alternativas que possuem prazo para expirar. Depois do vencimento, os papéis não possuem validade legal, podendo ser descartados.
Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao lado de cada descrição com a data de validade do item.
Mesmo assim, nem sempre é viável manter tantos arquivos com validade tão extensa. Para se proteger, vale a pena recorrer à microfilmagem – uma técnica que armazena e conserva informações por meio de um processo fotográfico! Veja abaixo.
Microfilmagem para ArmazenamentoEm plena era da informação, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais efetiva.
Com o objetivo de economizar, muitas empresas decidem executar tudo por conta própria. O problema é que isso gera erros e retrabalhos, uma vez que diferentes documentos precisam ser tratados e catalogados de formas distintas. Com isso, a perda de dinheiro é uma das consequências da má gestão de documentos.
A verdade é que a digitalização deve ser feita de modo profissional, com o tratamento certo para cada tipo. Também deve ser organizada em um padrão que facilite a busca das informações.
Por isso, veja se é possível reservar uma parte do seu orçamento para contratar serviços de empresas especializadas em digitalizar documentos e que utilizem bons scanners para garantir a qualidade e legibilidade das informações.
Esses especialistas realizam, ainda, o tratamento digital das imagens provenientes de escaneamento para melhorar a qualidade e a durabilidade dos seus conteúdos.
Empresas de digitalização de documentos também organizam e disponibilizam todas as informações em plataformas digitais. Assim, com poucos cliques, é possível executar tarefas complexas como comparar dados e fazer buscas por registros e componentes relevantes.
Diferentes setores de um negócio podem colaborar para facilitar a gestão das informações. Por exemplo: cada equipe pode ter uma pasta ou contêiner para que possa separar a papelada que necessita ser digitalizada.
Você, como gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa em sua rotina de trabalho.
No fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser digitalizados e encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização, evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.
Por falar nisso, é indispensável estabelecer regras para que os documentos sejam usados corretamente. Essa é uma forma de garantir a padronização e de obter um nível maior de controle e de eficiência.
Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos arquivos. Entenda como é a rotina de cada setor e qual é o comportamento esperado para cada departamento ou funcionário.
A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina também como as pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a cada colaborador e quais são as boas práticas, por exemplo.
Já que o sucesso da gestão de documentos está diretamente relacionado à padronização dos processos, é hora de definir outras regras.
Padronizar o modo de transportar ou utilizar os materiais é uma maneira de garantir a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como extravios ou danos físicos.
Essas questões são tão importantes que merecem até destaque em relação à política de uso. No entanto, são informações que devem fazer parte da comunicação entre a gestão e os colaboradores.
Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação.
Em uma solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o serviço de controle acontece com mais facilidade, já que os gestores conseguem definir as senhas específicas para cada usuário. Assim, há como limitar o acesso a certos conhecimentos conforme o cargo ou o interesse do gestor.
Simples descargas elétricas repentinas podem queimar o HD de computadores, gerando a perda de todos os dados importantes.
Um comprometimento da rede ou mesmo um ataque virtual pode levar ao “sequestro” das informações digitais.
É por essas e outras questões que os manuais sobre segurança dos dados indicam que gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos digitalizados. Ou seja, não basta salvar as informações no computador e pronto. É preciso ter a certeza de que todos os documentos estejam a salvo e atualizados.
As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o que garante a defesa contra perdas.
Além de manter os dados em ambiente virtual, também vale a pena reservar um pendrive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo outra forma de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos.
Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais a otimizar o tempo de gestão de documentos, fazer a organização de muitos arquivos é um trabalho que requer certo esforço.
Por este motivo é preciso tomar medidas para que as informações não fiquem desorganizadas novamente.
Uma dica capaz de ajudar é sempre realizar análises de todas as novas documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.
Você pode até gastar certo tempo para fazer as análises diariamente, mas essa tarefa evitará que o caos nas documentações prejudique seu trabalho no futuro.
Até em empresas de grande porte há um problema: o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo físico, sem fazer a nomeação adequada.
Por isso, todos os colaboradores da empresa devem ter o hábito de nomear corretamente os arquivos. Isso vai desde os donos até funcionários operacionais que acessam ou inserem documentos nos sistemas de gestão.
Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou organizar todas as informações. Isso otimiza o tempo nas buscas e torna o ambiente de trabalho produtivo.
Nesse caso definimos os seguintes critérios:
Tipo (se Nota Fiscal – NF -, Orçamento – OR -,etc) + Código de identificação (numeração do documento e ano) + Nome do cliente + Versão
Assim, temos o exemplo de nomeação padronizada de documentos:
OR 160/22 – Empresa Tal V02
Dica de ouro: padronize títulos e crie siglas. Dessa forma, qualquer membro da equipe consegue realizar buscas sem complicação.
Arquivar, organizar, digitalizar e conservar são os 4 mandamentos da gestão de documentos moderna, conforme as tendências defendidas por especialistas no assunto. A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em todos os detalhes da organização do acervo.
É isso que permite que o trabalho seja cada vez mais produtivo, tanto para os gestores quanto para as demais pessoas dos diferentes setores e que precisam arquivar ou acessar as informações documentadas.
Ao longo das dicas, você percebeu que a digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento de documentos, certo? Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas, além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.
No entanto, não é preciso se limitar à digitalização ou à microfilmagem. Na verdade, o ideal é pensar em um uso integrado e na adoção de soluções complexas. Por isso, vale a pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental.
Com um recurso desse tipo, o armazenamento não é a única possibilidade. Também há como definir hierarquias de maneira fácil, escanear novos itens, tornar os textos pesquisáveis e muito mais.
Uma plataforma na nuvem, inclusive, possibilita que o acesso às informações seja feito de qualquer lugar, sem abrir mão da segurança.
E, por falar em proteção, essa é uma solução indispensável para que a gestão esteja alinhada com regras específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Como evita vazamentos de dados pessoais e sensíveis, sua empresa se adapta às novas demandas.
Nesse sentido, o melhor para a gestão de documentos é escolher um negócio especializado no assunto e que seja pioneiro no desenvolvimento de soluções dessa natureza.
O uso de uma boa ferramenta somada ao suporte qualificado é indispensável para a gestão documental.
Existem inúmeras vantagens de um bom trabalho de gestão documental — e ela se torna ainda melhor quando é feita eletronicamente. Além de otimizar a fluidez e o funcionamento da empresa, contribui para a segurança de todos os arquivos gerenciados.
Na sequência, veja outros aspectos positivos desse processo!
É possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez diante de um gerenciamento de documentos efetivo — e até tecnológico.
Quando a empresa possui sistemas para a Gestão Eletrônica de Documentos, é viável melhorar a produtividade na administração das informações e perder menos tempo em pesquisas.
Contas de luz ou de água, pagamentos de impostos, contratos, holerites, certificados, garantias de compras de produtos… Esses e muitos outros são documentos presentes em empresas de todos os portes.
Quando a documentação não está organizada em um padrão aceitável, torna-se um empecilho para o bom andamento das rotinas operacionais. Para evitar que o caos se instaure, o uso das ferramentas apropriadas para organizar papéis ou dados digitais é crucial na gestão de documentos.
Quando a empresa tem disponível uma plataforma online para acessar ou indexar documentos digitalizados, é mais fácil trabalhar com documentações, mesmo se o profissional estiver distante do arquivo físico.
Diretores ou pessoas autorizadas podem acessar os elementos digitalizados e indexados na plataforma, em suas próprias residências ou onde quer que estejam.
Imagine que você está em uma viagem profissional e precisa consultar alguns papéis. Com a documentação em ambiente virtual, é possível ter acesso a milhares de arquivos da empresa rapidamente.
Quanto mais o negócio cresce, maior é o montante de documentos físicos. Imagine quantos arquivos adicionais há em uma secretaria acadêmica na época de matrículas?
Quando o arquivo físico dos documentos não possui uma estratégia de gestão funcional, acaba se tornando desorganizado com a entrada de novos registros.
Por outro lado, se existir uma estratégia de gestão de documentos, é fácil organizar as novas informações de acordo com os padrões estabelecidos. Além disso, o uso de uma solução digital permite que o negócio tenha muito mais capacidade de armazenamento e processamento.
No entanto, os gastos não aumentam na mesma medida, o que é essencial para escalar as operações de gerenciamento.
A transformação digital é um tema presente no mindset de diversas empresas, dos diferentes segmentos que buscam modernizar as operações e a relação com colaboradores, consumidores ou fornecedores.
Digitalizar documentos é uma oportunidade para que os negócios se tornem mais tecnológicos. A partir do momento em que tudo está digitalizado e acessível em uma plataforma de GED, a equipe sente na prática as vantagens e benefícios da otimização produtiva no dia a dia de trabalho.
Como dissemos, essa ainda é uma forma de atender às novas regulamentações em relação aos dados digitais e à privacidade dos usuários. Assim, a sua empresa evita multas e até prejuízos para a imagem.
De modo geral, tenha em mente que a gestão documental pode ser feita de algumas maneiras:
A gestão de documentos é crucial para que o negócio seja bem-sucedido, eficiente e produtivo. Quanto mais organizada essa tarefa for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, tendo maior disponibilidade para serem estratégicos.
Como o uso da tecnologia é tão importante nesse processo, conheça o ArqGED e veja como a solução da Arquivar pode ajudar a sua empresa!
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
