Uma empresa de digitalização pode realizar uma parte importante da gestão de documentos de um negócio. E sabe-se que a gestão documental pode reduzir custos, por diversos motivos. Uma delas é adotar boas práticas nas tarefas diárias e simplificar os processos relativos aos documentos. Outra é deixar os funcionários internos dedicados às atividades que possuem valor estratégico ao negócio.
Mas qual o melhor momento para contratar uma empresa de digitalização? É preciso avaliar se o seu negócio está muito suscetível a falhas e riscos na gestão documental. Se a resposta for afirmativa, é porque já é hora ter este auxílio. Destrinchamos melhor o que você precisa saber sobre o momento de contratar uma empresa de digitalização de documentos. Confira!
Em que consiste a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em formato digital. As informações são organizadas em bits (unidades de dados) que podem ser endereçadas separadamente (geralmente em bytes, que são grupos de vários bits). Esses dados binários podem ser processados por computadores e outros dispositivos com capacidade de computação (smartphones, tablets etc.).
A digitalização de documentos, quando feita de forma ideal, segue 3 etapas:
- Documentos são preparados para que se tornem aptos à digitalização. Ocorre a higienização, a retirada de grampos ou de objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner;
- Documentos são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, conforme especificações determinadas pelo projeto;
- Migração de imagens e dados são migrados para um software adequado, o que possibilita o acesso aos documentos sempre que seja preciso.
Os arquivos digitais podem ser gerenciados e armazenados de forma mais simples, segura e econômica. Por isso, é uma prática que cresceu muito com o desenvolvimento das soluções tecnológicas. Ela dinamiza o acesso e a disseminação das informações entre colaboradores, que podem visualizar instantaneamente as imagens de documentos.
Apesar de a digitalização tornar mais fácil a preservação, o acesso e o compartilhamento dos documentos, muitas empresas permanecem realizando sua gestão de arquivos unicamente em papel. Isso faz com que elas lidem com implicações e dificuldades próprias de quem trabalha com essa forma tradicional, como falta de espaço físico, perda de documentos, dentre outras.
Qual a importância da digitalização?
Seja por meio de um empresa de digitalização ou por processo interno, os empresários que adotam tal prática podem usufruir de diversos benefícios que traduzem a importância de se digitalizar documentos.
O primeiro e evidente benefício é aumentar a produtividade da equipe. Perde-se muito tempo manipulando papéis, e esse tempo poderia ser utilizado pelos profissionais para atividades analíticas e estratégicas. A digitalização torna o negócio mais orientado a dados, ou seja, capaz de administrar melhor as obrigações burocráticas por meio de um sistema computacional.
Outro ponto positivo que demonstra a importância da digitalização é a redução de custos com manipulação, impressão e gestão dos documentos. Diretamente conectada com a sustentabilidade, a atividade de digitalizar reduz o volume de impressos, transferindo aos softwares a gestão e a guarda. Como consequência, há um ganho efetivo de segurança da informação, uma vez que a empresa pode efetuar o controle de acesso ao sistema.
Com os dados em ambiente virtual, torna-se mais fácil compartilhar documentos e aumentar a colaboração entre profissionais com atuação remota. Mais um ponto positivo em prol da produtividade. Do mesmo modo, como o acesso e a consulta são otimizados, a empresa pode atender à uma eventual auditoria com mais eficácia.
Por fim, é muito importante contar com a digitalização de documentos para reduzir os riscos de perdas e extravios. Um incidente, como um incêndio, pode colocar tudo a perder em um negócio que faz a gestão de documentos impressos. Mas se eles forem digitalizados, podem ser facilmente recuperados.
Em suma, podemos dizer que a digitalização de documentos é indicado para empresas que querer consultar, acessar, analisar e distribuir tais arquivos de forma rápida e organizada.
Quais documentos podem ser digitalizados?
Fichas cadastrais de clientes e fornecedores, projetos, diplomas, certificados, prontuários, processos jurídicos, contas, comprovantes de pagamentos, estudos e diversos outros documentos podem ser digitalizados. No entanto, algumas documentações devem ser mantidas também em formato impresso, especialmente as que possuem assinaturas. Contratos de negócios, de aluguéis, escritura de imóveis, documentos de automóveis, certificados de bombeiros ou de outras autoridades municipais, e garantias de equipamentos são documentos que o empresário precisa manter em papel.
Há documentos que possuem prazo de validade extenso. Os comprovantes bancários de diversas naturezas, por exemplo, são válidos por 5 anos. Mas é um grande risco mantê-los apenas na versão impressa, porque, com o passar do tempo, o manuseio faz com que a tinta saia do papel. Esse é o tipo de documento que pode e deve ser digitalizado.
O ideal é sempre digitalizar documentos com validade alta, para não correr o risco de perder sua versão em papel. É, inclusive, aconselhável pensar em uma digitalização mais profissional para o armazenamento.
Quando contratar uma empresa de digitalização?
Ter uma boa gestão documental interfere positivamente na rotina empresarial. Por isso, contar com o auxílio de uma empresa de digitalização o quanto antes pode fazer a diferença. Se seu local de trabalho é muito desorganizado, é pouco provável que sua equipe seja produtiva. Com a ajuda da empresa de digitalização, é mais fácil garantir a tranquilidade de todos.
Ela serve para qualquer tipo de negócios, desde microempresas a organização de grande porte. Sua ideia principal é aproveitar as soluções tecnológicas para eliminar o excesso de documentação física, transformando-a em arquivos digitais.
Apesar de termos apontado os benefícios que a digitalização traz, ainda existem muitos negócios que não adotam a digitalização. Ou seja, não gerenciam dados de maneira rápida, organizada, segura, simples e econômica. E existem algumas situações que revelam a necessidade de contratar um serviço profissional de digitalização.
Podemos citar:
- Extravio de papéis importantes;
- Impossibilidade de consulta simultânea;
- Demora excessiva na análise documental;
- Perda de documentos decorrente de incidentes;
- Problema nos servidores físicos;
- Alto consumo de recursos financeiros para a gestão documental;
- Prejuízo no atendimento ao cliente;
- Dificuldade em se firmar no mercado.
Veja com mais detalhe cada situação que indica que seu negócio precisa contratar uma empresa de digitalização.
O extravio de papéis importantes ocorre com frequência
Contratos, documentações do negócio, pesquisas. Esse importantes documentos embasam e dão segurança jurídica a qualquer empresa. Por este motivo, é fundamental que eles estejam bem guardados. À medida em que a atividade empresarial aumenta, essa documentação também cresce. Por isso, muitas empresas possuem um local físico (um arquivo) para guardar e controlar sua documentação.
Entretanto, o manuseio desses papéis, que também circulam entre departamentos e filiais, pode ocasionar extravios. Se isso ocorre com muita frequência, a empresa poderá ter dificuldades. E esse é um importante indício da necessidade de contratar uma empresa de digitalização para que seus documentos também estejam em ambiente digital.
Os profissionais não conseguem realizar consultas simultâneas
Outro indicativo de que você precisa contratar uma empresa de digitalização é a impossibilidade de se realizar consultas simultâneas aos documentos. Um contrato de prestação de serviços pode ser analisado, ao mesmo tempo, pelo departamento jurídico e pelo comercial? Se não for possível, a produtividade está comprometida.
Mesmo que o documento esteja digitalizado, se ele estiver armazenado somente em um computador, só o usuário da máquina conseguirá acessá-lo. Para permitir a colaboração entre as equipes, existem outras soluções que a empresa de digitalização pode oferecer.
A análise documental é muito demorada
Para analisar um simples documento impresso, o interessado deve retirá-lo do arquivo físico, verificar se existe a necessidade de ter o subsídio de outras documentações, retornar ao arquivo se precisar de mais informação e, só então, efetuar a análise. Pense nessa situação se repetindo várias vezes ao dia com vários departamentos da empresa.
Sem dúvida, a perda de tempo com a análise documental será enorme, comprometendo a produtividade dos profissionais. Aliada à perda de tempo, está o estresse de manusear um alto volume de papel. O índice de erros será maior
Por outro lado, se uma empresa de digitalização é contratada, os documentos podem ser acessados no ambiente digital de forma rápida. A análise se torna mais efetiva, especialmente as atividades comparativas. O tempo para organizar e guardar todos os documentos no arquivo poderá ser utilizado para outras tarefas.
Um incidente causa a perda total de documentos importantes
Empresas que realizam a guarda de sua documentação prioritariamente em arquivos físicos estão sujeitos a incidentes diversos. Se um incêndio pode paralisar suas atividades diante da perda total de documentos importantes, é preciso rever sua política de gestão documental. A contratação de uma empresa de digitalização pode ser fundamental para resolver esse problema.
Além de enviar os documentos para o ambiente digital, um bom serviço de digitalização é baseado em um sistema permite de gerenciamento eletrônico de documentos. Além de possibilitar a geração de cópias de segurança, também oferece controle de acesso. Ou seja, protege a documentação dos incidentes físicos e virtuais, como ataque de hackers.
Alguns problemas são identificados nos servidores físicos
Imagine que sua empresa já execute suas atividades de análise e consulta documental somente por equipamentos de computação. Entretanto, a equipe de TI passou a ser acionada bastante nos últimos tempos, porque os profissionais estão enfrentando problema para salvar um documento. Os servidores físicos começaram a enfrentar falhas com o armazenamento de dados.
Essa falha pode prejudicar muito as atividades da empresa e toma algum tempo até se normalizar. Para evitar esse tipo de situação, o ideal é ter um bom sistema de gerenciamento de documentos. Com uma empresa de digitalização profissional, é possível armazenar todos os dados na nuvem. Além de permitir o compartilhamento de dados e a realização de backups com mais rapidez e eficiência, a equipe pode acessar as informações de qualquer local com acesso à internet e trabalhar online.
A gestão documental consome muitos recursos financeiros
Os arquivos empresariais são locais de armazenamento da documentação empresarial. Lá, os diversos documentos devem ser organizados e classificados para o acesso fácil e a consequente tomada de decisões. Mas e quando esse local já é grande demais e está ficando pequeno para guardar tantos documentos? Investir indefinidamente em mais espaço não é uma opção inteligente.
O gasto de recursos financeiros também é grande com a impressão de papéis. Se o arquivo físico chegou a tal ponto que não cabe mais nada, é sinal que muito dinheiro foi despendido com impressão. E esse alto custo com a gestão documental é um indicativo de que é preciso contratar uma boa empresa de digitalização de documentos.
O atendimento ao cliente está falho
Quanto tempo sua empresa demora para retornar a ligação ou o e-mail de um cliente que pediu informações sobre o contrato? Já passou por uma situação em que seu funcionário realiza uma cobrança indevida por não ter encontrado o comprovante de pagamento do cliente? Se a resposta for afirmativa para as duas situações, é preciso acender o alerta quanto ao relacionamento com seu público-alvo.
Essas falhas no atendimento ao cliente decorrem da má gestão documental. Se há excesso de papéis, é difícil encontrar as informações solicitadas, o que ocasiona a demora na resposta. Como consequência, pode ocorrer a fuga de clientes e o declínio do faturamento. No mesmo sentido, o extravio de documentos importantes por falhas nos processos internos.
Com uma empresa de digitalização, os documentos ficam em ambiente digital. A consulta às informações é mais rápida e evita-se o extravio de papéis. O resultado é um atendimento ao cliente mais rápido e eficiente. Quando a satisfação com o negócio cresce, é mais fácil fidelizar o público-alvo.
Como escolher uma empresa de digitalização?
O empresário que é capaz de identificar esses problemas, entende que uma empresa de digitalização pode resolvê-los. Com um serviço eficaz de armazenamento de dados e um software de gestão, é possível fazer uma gestão documental, seja pela organização ou pela padronização que a empresa define.
Entretanto, surge uma outra dúvida: como escolher uma empresa de digitalização confiável? O primeiro ponto é saber que o orçamento precisa ser o mais detalhado possível.
É preciso prestar atenção em outros detalhes técnicos, como formato da imagem, tipo de documento, qualidade da resolução das imagens, prazo para a realização dos serviços e para consultas dos documentos. Um orçamento detalhado demonstra que a empresa de digitalização de documentos tem grande capacidade técnica.
Outro ponto para se considerar é o processo de coleta e separação dos arquivos.
Por fim, atente-se aos equipamentos da empresa de digitalização de documentos. Se eles forem modernos e a empresa utilizar técnicas e softwares conhecidos do mercado, é um ótimo indicativo de sucesso na parceria.
Uma empresa de digitalização pode conferir agilidade, organização, segurança e economia para seus processos internos de gestão documental.
Está convencido sobre a necessidade de contar com esse auxílio? Está pensando em contratar uma empresa de digitalização para fazer a gestão de documentos em meio à transformação digital? Ainda tem dúvidas? Veja mais dicas para escolher aquela empresa que resolverá de uma vez por todas os seus problemas.
Veja as vantagens da redução do uso de papel dentro das empresas:
