O que nos diferencia?

A constante evolução do mundo empresarial tem impulsionado a busca por maior eficiência, agilidade operacional e sustentabilidade. Diante dessas demandas crescentes, as organizações apostam na adoção de práticas que englobam esses e outros aspectos, como o movimento paperless.

A eliminação do uso de papel e a transição para processos digitais têm se mostrado vantajosas em diversos aspectos. Nesse contexto, o certificado digital vem como uma ferramenta fundamental para garantir que os documentos eletrônicos usados pelas empresas sejam válidos perante a lei. Assim, as companhias podem diminuir a papelada e concentrar suas tramitações no meio digital de forma apropriada.

Entenda como sua empresa pode se tornar adepta à prática de não usar papel e quais as vantagens dessa transformação!

Paperless: o que é e por que as empresas precisam aderir ao movimento?

Vivemos em um contexto social e econômico em que a sustentabilidade tem se tornado uma pauta cada vez mais recorrente. Logo, o surgimento de práticas ecologicamente amigáveis, sobretudo nos âmbitos industrial e comercial, é um resultado natural das discussões acerca do assunto.

Alegre jovem morena de óculos escuros jogando papéis acima na biblioteca.
A desmaterialização de documentos consiste na transformação dos arquivos digitais em físicos. (Foto: Freepik)

É assim que surge o movimento paperless, que pode ser traduzido como “sem papel”. Trata-se da prática de reduzir ou eliminar por completo o uso de papel, já que a produção desse material gera um consumo exorbitante de água.

Veja bem, para cada folha A4 fabricada, são gastos cerca de 10 litros de água, de acordo com dados da Water Footprint Network. Soma-se a isso que o descarte do material nem sempre é o mais adequado.

No contexto das empresas, a abordagem paperless substituirá documentos físicos, como papéis impressos, por versões eletrônicas. Afinal, as organizações são responsáveis por consumir um alto volume de papéis devido às documentações da própria organização, dos clientes, dos contratos etc.

Portanto, aderir à cultura paperless na empresa significa, além de promover sustentabilidade ambiental, reduzir custos, aumentar a eficiência operacional e garantir a segurança de dados armazenados digitalmente.

O que é desmaterialização de documentos?

A desmaterialização de documentos consiste na transformação dos arquivos digitais em físicos, o que também chamamos de digitalização de documentos. No entanto, podemos ir além, considerando que desmaterializar significa também realizar todos os processos no meio digital, como assinaturas e envio de documentos, por exemplo.

No início deste artigo, mencionamos o uso de certificado digital para promover a cultura paperless na empresa, certo? A relação entre certificação digital e redução do uso de papel está no fato de que os arquivos digitais precisam de uma comprovação de autenticidade e validade jurídica, e é isso que o certificado garante a eles.

O que siginifica certificado digital? Leia nosso artigo e entenda o que é e para o que serve!

Muitas instituições começaram a fazer o uso de certificados digitais para as declarações da Receita Federal e a nota fiscal eletrônica (NF-e) a partir de 2007. Consequentemente, hoje o certificado é utilizado para uma série de outras aplicações, entrando na fase de transição dos arquivos físicos para os eletrônicos.

A desmaterialização na área das empresas de contabilidade, por exemplo, é gigantesca, com a escrituração dos livros de entrada e saída e vários outros documentos tributários.

De fato, tudo isso começa com a digitalização, uma vez que essa prática permite o acesso e armazenamento de arquivos em meio eletrônico. Com isso, pode ser eliminada a necessidade de manter a papelada física, se forem cumpridos os requisitos de temporalidade de guarda documental.

Entenda a Tabela de Temporalidade Documental

Você sabia que os documentos têm um ciclo de vida? Isso significa que os arquivos devem ser mantidos conforme o período de guarda determinado para cada tipo de documento.

Os arquivos podem ser:

  • Correntes (vigentes e usados com frequência);
  • Intermediários (pouco consultados ou que já venceram);
  • Permanentes (que devem ser guardados por tempo indeterminado).

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade Documental determina o prazo de guarda dos documentos e a destinação final após vencido o prazo de vigência.

5 vantagens de ser uma empresa paperless

Se você entendeu qual a função de um certificado digital, o que é desmaterialização e qual a função da temporalidade documental, já sabe que tudo isso tem relação com o caminho para se tornar uma empresa paperless.

Agora, resta conhecer as vantagens de reduzir ou eliminar o uso de papel na sua organização. Acompanhe!

1. Sustentabilidade

Em primeiro lugar, temos a sustentabilidade como uma das vantagens de ser uma empresa paperless. Afinal, o uso excessivo de papel tem um impacto significativo no meio ambiente. A produção de papel consome árvores, água e energia, além de contribuir para a poluição do ar e da água.

Ao adotar práticas para redução do uso de papel, como aderir aos documentos digitais, as empresas ajudam a preservar os recursos naturais e contribuem para a sustentabilidade ambiental.

2. Paperless e economia

A redução de custos também é um resultado positivo da redução do uso de papel. Basta pensar nos gastos que uma empresa tem com impressão e armazenamento físico de documentos, que são despesas diretas.

Além disso, o tempo gasto na busca e no processamento de informações em formato físico também recai sobre as finanças do negócio, ainda que indiretamente. Nesse sentido, a prática de eliminar papéis promove uma economia significativa para a empresa.

3. Eficiência operacional

Ao se tornar paperless, a organização pode simplificar e agilizar seus processos. Isso acontece porque os documentos digitais podem ser facilmente armazenados, compartilhados, pesquisados e acessados por colaboradores autorizados em qualquer lugar e a qualquer momento, o que resulta em uma maior eficiência operacional.

Os arquivos eletrônicos ficam centralizados em um software de gestão documental, facilitando todas as operações que envolvam documentos.

4. Competitividade no mercado

Os consumidores estão cada vez mais atentos às práticas das empresas das quais consomem. Diante disso, uma companhia que promove sustentabilidade e é eficiente aos olhos do público tem uma grande vantagem competitiva.

5. Segurança de dados

Você sabia que os arquivos digitais podem ser armazenados com segurança? Embora o ambiente virtual pareça ameaçador, existem recursos diversos para garantir a proteção de informações.

Enquanto os documentos físicos estão sujeitos a danos, perdas e extravios, os arquivos digitais possibilitam o controle de acessos e a recuperação de dados caso a empresa faça backups regulares.

3 dicas para tornar sua empresa paperless

Para finalizar, damos 3 dicas valiosas para auxiliar o seu negócio a adentrar no mundo sem papel. Confira!

1. Digitalize documentos

Antes de tudo, saiba que digitalizar e escanear não é o mesmo. O processo de digitalização envolve uma série de etapas e cuidados, portanto, nossa recomendação é contratar uma empresa especializada nesse serviço.

Dessa forma, você garante a qualidade e a validade dos itens digitalizados, ficando segundo a lei.

2. Use certificados digitais

A partir do momento em que sua empresa passa a trabalhar com documentos eletrônicos, é fundamental ter certificados digitais para as documentações terem validade jurídica.

3. Use assinaturas digitais

Por fim, ressaltamos que a assinatura digital, feita com certificado digital, é uma ferramenta indispensável para empresas que pretendem seguir o caminho paperless. Afinal, assinar digitalmente dispensa a necessidade de impressão e envio de papéis.

O movimento paperless parece uma boa ideia para o seu negócio? 

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