ArqGED e gestão de documentos adequados à LGPD 

Gerenciar corretamente os seus arquivos é fundamental para o crescimento e desenvolvimento empresarial. Com um sistema GED fica muito mais fácil otimizar a gestão e manter a organização da papelada.  

A rotina de uma empresa pode ser amplamente prejudicada se não houver cuidado com os papéis.  

Afinal, contratos, planilhas, notas…se tudo isso não for devidamente administrado você com certeza terá um problema.  

Conheça agora o ArqGED, o gerenciador eletrônico de documentos da Arquivar que promove mais controle, organização e qualidade para os papéis gerados por sua empresa.  

O que é um sistema GED? 

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Se trata de uma plataforma capaz de concentrar todos os documentos, fazer a gestão dos mesmos, controle de acesso, de renovação, e em alguns casos, até a assinatura eletrônica. Isso otimiza a administração dessa área presente em todas as empresas. 

Dessa forma, a empresa ganha em muitos aspectos, principalmente no que diz respeito a tempo. Com isso, não será mais preciso dedicar horas para encontrar um determinado documento sempre que precisar dele.  

Além disso, o sistema faz armazenamento em nuvem. Isso quer dizer que os documentos não correm risco de se perderem e podem ser acessados de maneira remota.  

Como o ArqGED pode ajudar na adequação à LGPD? 

Se você tem uma empresa ou administra os documentos de uma com certeza já ouviu falar em LGPD.  

A famosa Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em 2021 e prevê normas importantes.  

Isso acabou trazendo mudanças positivas para a gestão de documentos. É justamente aqui que entra a importância de ter um sistema GED.  

Afinal, a maioria dos dados pessoais importantes e que requerem cuidados se encontram em documentos. O mau armazenamento pode colocar em risco essa proteção e gerar multas para a empresa.  

Principais funcionalidades de um sistema GED 

O sistema GED otimiza potencialmente a gestão de documentos. Isso ocorre através da otimização de tarefas, permitindo maior segurança no armazenamento, compartilhamento e manutenção geral dos documentos. Algumas de suas principais são: 

• Compartilhar: com um sistema de qualidade fica muito mais fácil compartilhar informações e dados contidos nos documentos. Isso ocorre de forma segura e só pode ser feito por pessoas previamente autorizadas a acessar o sistema.  
• Notificações: documentos que estão prestes a vencer e requerem uma atualização são sinalizados para que você não perca prazos e não tenha problemas tributários ou relacionados à LGPD.  
• Armazenamento em nuvem: Como já citamos anteriormente, o armazenamento em nuvem é fundamental para a segurança de dados. Afinal, com ele os documentos ficam inacessíveis às pessoas não autorizadas.  
• Indexação: a indexação permite que você cadastre palavras e termos que ajudem a localizar o documento em uma busca rápida. Também é possível cadastrar datas para receber notificações de atualização.  

• Pastas: a organização por pastas dentro de um sistema GED garante maior facilidade na hora de acessar os dados. Basta criar pastas que façam sentido para a sua empresa, separando os documentos por assuntos, datas, nome do cliente ou outras classificações.  
• Registro de alterações: para maior segurança, alterações são registradas no sistema. Assim, o gestor consegue acompanhar caso algum documento seja alterado por outra pessoa, mantendo maior segurança nas informações contidas.  
• Níveis de permissão: é possível cadastrar diferentes níveis de permissão de acesso. Assim, alguns funcionários acessam o sistema GED de forma integral enquanto outros têm suas ações restritas dentro da plataforma.  

Quais mudanças a LGPD trouxe para a gestão documental? 

É imprescindível saber que a LGPD trouxe mudanças importantes no que diz respeito à gestão documental.  

Isso porque a lei foi criada para garantir a proteção de dados, e assegurar que somente sejam coletadas informações com consentimento do titular.  

Um dos principais focos da legislação é garantir a total transparência no que diz respeito a coleta e uso dos dados.  

Ou seja, o titular precisa saber exatamente para que serão usados seus dados, e deve autorizar ou não essa utilização.  

Sendo assim, a adoção de um sistema GED se torna quase que obrigatória.   

Isso porque essas plataformas permitem uma gestão mais segura, além de garantir que os dados sejam devidamente eliminados quando não forem mais úteis.  

Ter esse controle assíduo acerca do ciclo de vida de um documento é crucial para se manter em conformidade com a LGPD, evitando problemas com a justiça por conta do tratamento inadequado de documentos.  

Desafios a serem superados 

É claro que manter uma gestão documental adequada de acordo com a LGPD traz inúmeros desafios. É nesse contexto que um sistema GED aparece como solução essencial para negócios de diferentes portes.  

Empresas que optam por permanecerem com documentos físicos podem ter ainda mais dificuldade na adequação.  

Imagine só ter que revisar e gerenciar todos os papéis para acompanhar o ciclo de documentos e descartar dados inúteis conforme exige a lei? Parece uma missão impossível.  

Mas com a digitalização isso se torna muito mais fácil. Documentos digitalizados são mais fáceis de serem geridos, estão em maior segurança e podem ser acessados muito mais rápido.  

3 principais vantagens da digitalização de documentos 

Um sistema GED traz inúmeros benefícios para o seu negócio.  Afinal, toda empresa, independentemente de seu porte ou nicho de atuação, gera documentos. Se você ainda não conhece os benefícios da digitalização, veja quais são os principais.  

1. Otimização do tempo 

Não perca mais tempo procurando documentos e dados. Com a digitalização e o processo de indexação fica muito fácil encontrar o que você precisa.  

Basta digitar o nome do documento para ter acesso imediato.  

1. Evita desperdício 

Chega de desperdiçar papel. Com a digitalização e o sistema GED você passa a priorizar documentos digitais.  

Desse modo, reduz consideravelmente os gastos com papel, tinta de impressora, armazenamento etc.  

1. Facilidade na rotina 

Muitos documentos devem ser compartilhados entre um e outro setor. Fazer isso usando um sistema de gestão de documentos é muito mais fácil.  

Ademais, os documentos podem ser acessados de forma remota, o que torna as tarefas muito mais rápidas e facilita a tomada de decisão.  

Sistema GED da Arquivar 

Você já entendeu que um sistema GED pode trazer facilidades e segurança para a sua empresa. Mas, mais do que isso ele é importante aliado para que sua empresa se adeque a LGPD, evitando assim multas e problemas.  

Por isso, a Arquivar desenvolveu o ArqGED. Ele se trata de um software completo capaz de oferecer todas as ferramentas essenciais para que sua empresa gerencie corretamente os documentos.  

Além disso, ao contratar o ArqGED você pode adquirir qualquer um dos seus 7 módulos, potencializando o software e utilizando todas as soluções da Arquivar, como o assinador digital ArqSign, que permite assinar documentos eletronicamente de maneira rápida e segura.  

Entre em contato e converse com um de nossos representantes. Um sistema GED pode mudar completamente a rotina de sua empresa atribuindo eficiência, segurança e otimizando os resultados e a produtividade de sua equipe.