A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) deve ser cumprida por todas as empresas independentemente de porte ou segmento. Ela visa proteger os dados pessoais dos clientes, evitando ataques cibernéticos. O ciclo de vida da documentação está diretamente relacionado com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos que deve ser implementado nas empresas e aderido como procedimento padrão e de rotina. Para saber mais clique aqui.
No Brasil, de acordo com o AV-Test, em 2020, 50% dos computadores empresariais e 53% dos domésticos foram infectados por vírus. Nosso país está no topo da lista de quem mais sofre com ataques de segurança digital e os prejuízos às empresas são na ordem de R$ 3,96 milhões, você sabia disso?
Existe uma lei que protege os dados pessoais dos clientes, essa lei surgiu porque, com a evolução do mundo digital, e com a constante troca de dados muitas pessoas sofreram ataques cibernéticos devido ao vazamento de informações.
O mundo digital tem deixado de ser uma terra sem lei e tem recebido apoio da legislação para que pessoas e empresas deixem de ser prejudicadas por golpes e indivíduos mal intencionados. Continue a leitura para saber mais a respeito.
O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma regulamentação federal que define regras para o uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de dados do usuário por empresas públicas e privadas, com o objetivo de garantir maior segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais.
De acordo com a nova legislação, os usuários terão o direito de consultar gratuitamente quais dados a empresa controladora dos dados possui, como é feito o armazenamento dos dados e até mesmo solicitar que sejam excluídos do sistema como RG, CPF, PIS, biometria e até mesmo filiação, etnia e prontuário médico.
Quais são os objetivos da LGPD?
A Lei nº 13.709, estipula que as pessoas físicas ou jurídicas tenham:
- Garantia e respeito à privacidade;
- Liberdade de expressão, de comunicação, de informação e de opinião;
- Inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;
- Autodeterminação informativa;
- Livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor;
- Desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;
- Direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.
O que muda para as empresas?
Todas as empresas, independentemente do porte, precisam atender às exigências da nova lei. Uma das mudanças é a necessidade de consentimento expresso dos clientes para o uso das informações, além da clareza por parte da empresa sobre o uso das mesmas de forma transparente.
Isso significa que se uma pessoa contrata qualquer serviço e precisa oferecer dados cadastrais, a empresa é obrigada a informar a ela o porquê esses dados são necessários, como serão utilizados e ainda a empresa fica proibida de utiliza-los para outras finalidades.
A Lei Geral de Proteção de dados ainda dá aos clientes o direito de responsabilizar as empresas caso seus dados sejam acessados por terceiros. A empresa que descumprir a lei pode ser multada em R$ 50 milhões por infração ou em até 2% do faturamento.
O que as empresas devem fazer para se adaptar?
Em maio de 2021 entrou em vigor a nova legislação que sugere a mudança de cultura na gestão dos arquivos. Para isso a empresa deve:
- Ter o mapeamento da documentação e dados que possuem dos seus clientes;
- Garantir que os documentos estejam arquivados de maneira segura, e as informações sobre consentimento do cliente e aplicação necessária dos dados.
- Criar um cargo de DPO (sigla em inglês para Data Protection Officer) – profissional que deve ficar inteiramente responsável pela segurança dos dados;
- Prestar contas à ANPD através de relatórios sobre os impactos da proteção dos dados;
Essa lei engloba documentos físicos e digitais, sendo que a fiscalização fica sob responsabilidade da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), um órgão federal.
A Lei Geral de Proteção de Dados só não se aplica em casos específicos como empresas jornalísticas, artísticas, de segurança pública, investigação e do Estado. Porém, se sua empresa não está nessa lista, ela deve ter o total controle e restrição dos dados coletados.
GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Para conseguir se adaptar às novas normas, a gestão de documentos é essencial. Um bom gerenciamento garante que a informação estará disponível no lugar certo e na hora certa, para as pessoas pertinentes ao assunto e com o menor custo possível.
Além de contribuir direta e positivamente com a LGPD, o GED é um excelente auxiliador no acesso de dados e na tomada diária de decisões na rotina da empresa. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos visa:
- Permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
- Garantir economia e eficiência na administração;
- Otimizar a produção documental;
- Promover a transparência dos atos administrativos;
- Tornar o processo decisório mais assertivo;
- Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
- Contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente;
- Normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos.
Ciclo de vida da LGPD e GED
O ciclo de vida da LGPD é embasado em:
- Finalidade: Tratar os dados com propósitos específicos;
- Necessidade: Tratar dados ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades;
- Livre acesso: Garantia de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento dos dados aos titulares;
- Qualidade dos dados: Exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade;
- Transparência: Informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento de dados;
- Segurança: Utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados;
- Prevenção: Adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos;
Em paralelo com essas ações, é importante que o conjunto de módulos do GED seja integrado ao processo interno das empresas seguindo os seguintes módulos de solução:
- Capturar: Captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis;
- Gerenciamento de Documentos: Gerenciamento eficaz e criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.
- Workflow / BPM: Gerenciamento e controle de processos, garantindo que as tarefas sejam executadas no tempo previamente definido.
- COLD/ERM: Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
- Processamento de formulários: Reconhecimento de informações e redirecionamento aos bancos de dados
- Records and Information Management (RIM): Gerenciamento do ciclo de vida de um documento, conforme estabelece a LGPD.
Você percebe que o GED possibilita a boa execução da LGPD? Ambos os processos se complementam de forma colaborativa rumo ao mesmo objetivo. Veja também os erros de gestão de documentos que você deve evitar.
Uma pesquisa realizada pela consultoria de riscos ICTS Protiviti, no final de 2019, apontou que 84% das empresas não estão preparadas para a implementação das novas regras, isso diz respeito à falta de adequação dos processos e falta de suporte de uma equipe especializada.
Considerando o endurecimento das normas, é importante que sua empresa não faça parte desses 84%, afinal a legislação veio para proteger pessoas físicas e jurídicas, então a missão do bom cumprimento dela vai muito além de simplesmente evitar multas, mas sim oferecer segurança aos clientes.
Oferecer esta segurança, também transmite maior confiabilidade e transparência, estreitando os laços do relacionamento. Por isso, a Arquivar oferece a solução completa para empresas que desejam estar dentro da legislação e oferecer uma excelente experiência aos seus clientes.
Nós entendemos de processos e tecnologias e somos capazes de implementar metodologias simples dentro da realidade de sua empresa para que você esteja dentro da legislação
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