A digitalização de arquivos traz inúmeros benefícios, como já discutimos em muitos artigos aqui no blog. Com ela surgiu também o aumento da importância de se desenvolver mais medidas para a segurança dos dados contidos nos documentos e para a movimentação deles na rede. Os recursos da certificação digital vão exatamente ao encontro dessas necessidades. Hoje vamos falar sobre todos esses benefícios e mostrar um pouco sobre o certificado digital.
Muito utilizado por bancos, instituições jurídicas e órgãos do governo, o certificado digital ganhou bem mais espaço entre as empresas e até mesmo entre as pessoas físicas. Esta expansão se deve à necessidade de garantir a autenticidade e a confidencialidade das informações presentes nos documentos e segurança no vai e vem de arquivos.
A certificação digital tem por objetivo proteger informações e garantir a autenticidade do conteúdo de documentos, assim como assegurar a segurança da circulação desses arquivos. Ela é um recurso que faz com que o trânsito de documentos seja seguro no meio on-line e que as informações que os compõem não sejam alteradas e nem roubadas.
O certificado digital viabiliza a assinatura digital para pessoas físicas e jurídicas, possibilitando que as empresas e pessoas realizem uma série de transações fiscais na rede. Ele garante a veracidade de documentos, isto porque a tecnologia utiliza chaves criptográficas – digital ou token – para garantir uma identidade única e segura do signatário. É ele que vai funcionar como um identificador, seguindo a lógica de uma assinatura digital.
Além de atender aos parâmetros de segurança da informação, a certificação digital torna as transações mais rápidas, práticas e válidas juridicamente. Assim, você reduz muito o risco de fraudes eletrônicas e otimiza uma boa parte do uso dos documentos.
e-CPF – sempre utilizado por pessoas físicas. O empresário pode usar como assinatura digital de documentos, caso ele seja o representante legal da empresa. Este tipo de certificado não possibilita a emissão de NF-e. Muito utilizado para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e bancários.
e-CNPJ – utilizado por empresas, corporações e instituições, ele é o CNPJ on-line. Possibilita assinaturas digitais, transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica e entregar declarações.
NF-e – Apesar de ser possível emitir notas com o e-CNPJ, este certificado é o mais adequado outras pessoas além do empreendedor, emitam notas de forma legal e autorizada.
Atualmente existem dois modelos de Certificado Digital, o A1 e o A3. Basicamente, a diferença entre eles é o local de armazenamento dos dados.
O Certificado A1 é armazenado no computador ou em smartphones e tabletes.
O Certificado A3 é emitido e armazenado em cartão inteligente, token criptográfico ou diretamente na nuvem.
O certificado A1 é armazenado e emitido no computador, ele permite a cópia e uso em outros dispositivos, tem validade de 1 ano. Com ele o uso de uma senha é opcional e possui fácil instalação, pois dispensa qualquer necessidade de preparo no computador.
Certificado A3 é armazenado em mídia criptográfica, sendo cartão ou token, por isso não pode ser copiado. Tem uma instalação pouco mais detalhada, onde o dispositivo precisa ser preparado antes do primeiro uso, porém tem a validade maior, de um a cinco anos.
Agora que você já conheceu um pouco mais sobre o certificado digital, já sabe sobre sua validade jurídica e como escolher um, você terá todos os seus novos documentos autênticos e seguros. Porém voltamos a questão dos documentos antigos.
Com a digitalização do acervo de sua empresa e a obtenção do certificado digital é possível também diminuir e até mesmo eliminar custos referentes à utilização de documentos em papel. Com o decreto Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020 o Documento Digitalizado passou a ter Validade Jurídica Assegurada.
Mas, atenção! Isso não significa que você pode digitalizar todos os documentos da sua empresa e jogar fora todas as versões físicas.
Para que o documento digitalizado seja válido como o original é necessário que se atenda às regras previstas no artigo 4º do Decreto, devendo assegurar:
I – A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II – A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III – O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV – A confidencialidade, quando aplicável;
V – A interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Além disso, cada tipo de documento tem especificação de digitalização específica, as empresas precisarão de um software com camadas de segurança e logística para assegurar que todo documento digitalizado esteja protegido contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados.
Após todo o processo correto de digitalização e em posse do seu certificado digital, certamente você reduzirá custos com papel, impressoras e toners, transporte para coleta de assinaturas físicas e ainda poderá descartar muito do seu arquivo físico, liberando mais espaço em sua empresa.
Ainda tem alguma dúvida relacionada a todos estes benefícios? Fale com um de nossos especialistas e deixe a Arquivar ajudar você.
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