Empresa de digitalização de documentos: Como escolher?

Empresa de digitalização de documentos: Como escolher?

A escolha da empresa de digitalização de documentos não deve ser realizada sem planejamento, observando apenas o fator preço e esquecendo outros fatores necessários para garantir uma melhor experiência com documentações digitalizadas.

Os gestores sem prática com digitalização de arquivos podem encontrar dificuldades na hora de selecionar uma empresa para digitalizar documentos. Por isso, decidimos criar este guia para garantir que você encontre a empresa certa, com as soluções mais adequadas para as suas necessidades.

Se você realizar uma pesquisa rápida no Google, verá uma imensa quantidade de empresas que oferecem os serviços de digitalização. Como muitas empresas possuem preços distintos, um dos erros mais comuns é se guiar apenas por esse fator. No entanto, as funcionalidades e o suporte técnico também devem ser fundamentais para se fazer uma boa escolha e organizar a sua empresa.

Com tantas opções, surgem as dúvidas: Será que é melhor escolher os orçamentos mais caros ou profissionais? Há ofertas de qualidade a preços baixos? Como não ser enganado ao contratar uma empresa de digitalização de documentos que oferece menos custos e mais benefícios? Responderemos todas essas perguntas no artigo de hoje.

Confira!

Como escolher empresa de digitalização de documentos?

Não precisa ser um perito em documentações digitais para compreender que digitalizar significa converter ou “transformar” um documento físico em digital.

Porém, não adianta apenas colocar papéis no escâner, escanear e pronto. Se tudo fosse fácil assim, os gestores poderiam fazer o trabalho por conta própria, sem terceirizar os serviços com empresas especializadas em digitalização de documentos.

Na prática, existem diversos cuidados necessários em cada uma das etapas para garantir a qualidade e a validade legal dos documentos. Se um pequeno detalhe é esquecido ou negligenciado, todo o trabalho poderá perder sua validade, o que, em grande maioria dos casos, justifica a necessidade de se investir na terceirização.

Confira as 10 melhores dicas para escolher a melhor empresa de digitalização de documentos.

1. Armazenamento e gestão de documentos

Às vezes, muitos gestores ficam atraídos por preços muito baixos, e contratam o serviço de digitalização considerando apenas esse fator. Quando isso acontece, a surpresa é certa: a empresa prestadora do serviço apenas digitaliza documentos e não oferece um software ou uma plataforma de gestão.

Dessa forma, você receberá em mídias ou via internet os documentos digitalizados. Mas, sem uma plataforma ou um serviço de gestão personalizada, as documentações acabam sendo armazenadas nos computadores ou servidores da empresa. Depois, o gestor precisa organizar cada arquivo com nomes, datas ou abreviações. Algo que consumirá muito tempo.

Por outro lado, quando a empresa de digitalização de documentos possui serviço de armazenamento de dados e um software de gestão, a administração é muito mais simples, seja pelos conteúdos organizados em uma plataforma online ou pela padronização que a empresa digitalizadora define para organizar tais documentações.

Já se foi o tempo em que valia a pena investir menos apenas por serviços de digitalização de dados. Hoje, o custo benefício será melhor ao solicitar os trabalhos de empresas que também fornecem as ferramentas para ajudar na gestão da documentação já digitalizada, como softwares, por exemplo.

Essas ferramentas ajudam, inclusive, a evitar possíveis problemas com perdas de dados e agilizam consultas, garantindo assim muito mais segurança aos processos da empresa.

2. Atenção ao tipo de orçamento

Após realizar pesquisas na internet e receber diversas propostas via e-mail, surgem dúvidas sobre quais empresas valem a pena, certo? Para fazer uma análise rápida ou eliminar as ofertas desqualificadas, fique de olho em alguns pontos do orçamento.

Se uma empresa de digitalização de documentos oferece como orçamento apenas a cobrança por quantidade de páginas sem levar em conta outros detalhes, o mais indicado é dispensar a oferta.

Orçamentos que valem a pena não se baseiam apenas na quantidade de folhas. Existem outros detalhes técnicos que precisam ser considerados. Por exemplo:

  • Formato da imagem;
  • Tipo de documento;
  • Qualidade da resolução das imagens;
  • Prazo para a realização dos serviços;
  • Prazo para consultas dos documentos;
  • Entre outros.

Na prática, quanto mais detalhado é o orçamento, maior deve ser a capacidade técnica da empresa de digitalização de documentos. Afinal, ela está ciente das diferenças de formatos e arquivos que podem ser digitalizados, mostrando conhecimento e transparência dos seus serviços.

Empresa de digitalização de documentos: Como escolher?

3. De olho no processo de coleta e separação dos arquivos feita pela empresa de digitalização de documentos

O primeiro passo da digitalização de documentos é a coleta, quando devem ser coletadas e preparadas as documentações encaminhadas para a conversão em arquivo digital. A forma de coletar os papéis também define quando as ofertas das empresas digitalizadoras possuem ou não qualidade.

Uma empresa de digitalização de documentos que trabalha com seriedade e toda a expertise necessária se preocupa em coletar, conferir e registrar seguindo padrões técnicos reconhecidos a nível nacional e internacional, assegurando que nenhum dos materiais sejam extraviados ou fiquem danificados no processo.

Se atente ao detalhe da classificação ao investigar as empresas prestadoras de serviços, que consiste na etapa da coleta dos documentos nas empresas, para separar e reparar amassados ou manchas nos papéis. Quando a empresa de digitalização de documentos não se preocupa em realizar reparos nas documentações antes de digitalizar, aumentam as chances de os dados digitalizados não terem imagem nítida, perdendo inclusive, validade legal.

Durante a coleta e separação inicial, os profissionais especialistas em digitalização de documentos retiram grampos, clipes ou qualquer objeto e detrito capaz de influenciar no processo, que visa digitalizar com 100% de perfeição.

Na coleta, o gestor contratante também deverá informar como deseja que os arquivos sejam organizados no software, seja conforme a sua ordem de importância, alfabética, data ou qualquer outro parâmetro organizacional. Se a empresa de digitalização de documentos gerar muitos empecilhos para você organizar os dados da forma como deseja, talvez seja interessante buscar uma solução mais flexível.

4. Os equipamentos da empresa de digitalização de documentos

Seguindo a ordem de prioridade estabelecida por você, a empresa começa a escanear cada documento. Este trabalho não deve ser realizado por escâneres comuns.

Por outro lado, deverá merecer total confiança a empresa que trabalha com escâner profissional e programas que facilitam a captura de todos os detalhes nos papéis, além de softwares para tratamento e indexação qualificada das imagens no sistema.

Captura, tratamento e indexação são palavras que soam estranhas para você? Conheça o significado de cada uma a seguir:

Captura

Consiste no processo de capturar as imagens do documento físico e transformar em digital. Quando a empresa de digitalização não possui ferramentas de qualidade para captura, ela desconsidera cuidados simples que evitam problemas no tracionamento de duas ou mais páginas escaneadas seguidamente, gerando imagens com pouca qualidade para visualização.

Já as empresas que prestam serviços qualitativos e com estrutura adequada, realizam análises em cada um dos documentos a serem digitalizados, com o objetivo de compreender qual a melhor resolução para problemas de tracionamentos, assegurando a singularidade de cada detalhe das informações digitalizadas.

Tratamento

É a etapa da digitalização para gerar uma perfeita condição de visualização aos detalhes dos documentos que foram digitalizados.

Os funcionários de uma empresa mais estruturada se preocupam, inclusive, com os níveis de nitidez e contraste de cada documentação, repetindo a operação no escâner quantas vezes forem necessárias, até a imagem ficar clara e legível.

Indexação

Após a digitalização, chega o momento de realizar a indexação dos arquivos em plataformas ou servidores para armazenagem.

No caso, indexar significa também inserir datas, nomes ou outras informações nos documentos, para facilitar na organização e nas futuras consultas.

Os trabalhos são mais profissionais quando a empresa de digitalização de documentos nomeia e indexa as documentações conforme o tipo, a importância ou qualquer outro parâmetro organizacional indicado pelo cliente.

5. Software de gerenciamento de documentos

Quando a indexação acontece direto no software de gerenciamento de documentos, fica mais fácil realizar trabalhos de organização e consultas, otimizando as buscas de acordo com palavras-chave.

É comum a empresa de digitalização de documentos oferecer este tipo de software de gestão aos clientes, permitindo que este consulte e controle os fluxos de todos os documentos digitalizados, organizados e prontos para serem utilizados no dia a dia da empresa.

A oferta de digitalização de dados se torna ainda mais vantajosa aos gestores quando o software de gestão de documentos está disponível em nuvem, sem necessidade de instalar ou armazenar nas máquinas de trabalho.

Com as informações em nuvem, qualquer pessoa autorizada pode acessar, editar ou anexar novos documentos digitalizados, mesmo remotamente. Para isto basta ter um dispositivo conectado na internet.

É bom ficar de olho. Há empresas de digitalização de documentos que não oferecem software de gestão, o que significa que será necessário criar um servidor interno para esse armazenamento, tornando o processo mais complicado, caro e moroso.

Empresa de digitalização de documentos: Como escolher?

6.Nível de segurança

É importante contratar uma empresa experiente e com reputação positiva. Afinal, você não deseja que os dados do seu negócio sejam vazados, certo?

As empresas de digitalização devem estar dispostas a assinar um acordo de confidencialidade para assegurar a realização do serviço de maneira confiável.

A segurança também deve estar presente no acesso à plataforma, sendo necessária a existência da campos de senhas, chaves de segurança e, se necessário, para cada uma das pastas de arquivos, o que minimiza de forma considerável a acessibilidade de pessoas desautorizadas.

7. Empresa de digitalização de documentos e mão de obra

A mão de obra é um dos principais fatores que implicam na qualidade em uma empresa de digitalização, desde a equipe que realiza a coleta inicial até à equipe responsável por fazer a indexação.

Empresa de digitalização de documentos mais confiável e reconhecida pelos resultados positivos é composta por equipes de nível superior como profissionais de TI (Tecnologia da Informação), bibliotecários certificados, arquivistas experientes e diretores comprometidos em alcançar a perfeição nos resultados e metas do cliente.

Faça uma boa pesquisa a respeito de empresas que atendam a clientes com a mesma demanda que você, para garantir a confiabilidade dos serviços.

8. Prazo de execução dos serviços

O prazo é um dos principais problemas ao contratar serviços a custos mais baixos. Algumas empresas de digitalização podem não informar ao certo o tempo que levam para concluir os trabalhos. Ou, até mesmo, prometer prazos muito curtos e, por consequência, atrasando a entrega ou entregando um trabalho incompleto e de baixa qualidade.

Por outro lado, as empresas mais experientes e confiáveis traçam um plano estratégico para executar cada uma das etapas. São os Projetos. Com o detalhamento sobre as etapas que serão entregues, você terá um cronograma realista e factível dos prazos e do que esperar durante o processo de implementação.

Jamais feche com a empresa de digitalização de documentos sem saber qual será o prazo de entrega e as garantias do cumprimento de cada etapa do serviço. Quanto mais detalhados os prazos de entrega, melhor!

9. Portfólio de serviços

Dê uma olhada no portfólio de serviços da empresa para saber quais as possibilidades de negócio que ela pode oferecer. Empresas confiáveis oferecem a digitalização de documentos e serviços personalizados como: microfilmagem, organização de arquivos digitais ou físicos, arquivo de segurança, auditoria documental entre outras soluções.

10. Experiência e cases de sucesso

Uma empresa de digitalização de documentos experiente já passou por diversos desafios ao longo dos anos, e oferecem mais segurança, expertise com uma menor chance de erros durantes a realização dos serviços contratados.

Uma boa maneira de comprovar a qualidade dos serviços, é atentar para cases de sucesso e opiniões de clientes em relação a empresa. Confira se no site da empresa existem campos dedicados aos depoimentos e histórias dos clientes atendidos. Converse com os responsáveis pela empresa de digitalização solicitando uma amostra de quais foram os melhores trabalhos realizados, desta maneira poderá visualizar a capacidade técnica e organizacional desse possível parceiro.

A digitalização de documentos é uma forma de garantir a segurança, durabilidade e otimização de consultas às informações, conforme padrões definidos em lei, além de desocupar espaços e reduzir consideravelmente as chances de dano aos documentos e perda de informações.

Esses 10 requisitos são a peça chave para encontrar a melhor solução para o seu negócio.

Quer conhecer a Arquivar e tirar suas dúvidas? Entre em contato conosco.

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