Como deixar o arquivo digital mais estratégico? Veja 3 dicas!

mão de pessoa em frente a um computador lidando com um arquivo digital

Arquivo digital é o serviço de armazenamento, organização, gerenciamento, proteção e compartilhamento de documentos digitais de uma empresa, com regras definidas pelo próprio negócio. Trata-se de uma alternativa essencial para manter todos os dados digitalizados em ordem, disponíveis e acessíveis segundo especificações do controle de acesso.

Esse serviço se tornou indispensável nos tempos atuais, já que cada vez mais temos documentos físicos que são substituídos por suas versões digitais. Para aproveitar todos os aspectos positivos desse serviço, é fundamental atender a algumas práticas específicas e que exigem máxima atenção.

Pensando nisso, separamos as principais dicas para cuidar do seu arquivo digital da maneira mais prática e eficiente possível. Confira!

Por que contar com um arquivo digital no seu negócio?

A digitalização de diversos processos e a adoção contínua de tecnologia são pontos que motivam a utilização desse serviço. No entanto, ter um arquivo que seja digital também é importante graças aos benefícios obtidos. A seguir, veja por que vale a pena recorrer a esse tipo de arquivo!

Minimização do uso do espaço físico

Com a digitalização de documentos, muitos itens físicos são totalmente eliminados. O uso de prontuários eletrônicos, por exemplo, evita que consultórios tenham que armazenar centenas de caixas de informações sobre os pacientes. O mesmo vale para escritórios, instituições de ensino e assim por diante.

Com a virtualização, não será preciso destinar uma área física tão grande para o armazenamento dos documentos. Como consequência, é possível reduzir os custos operacionais do negócio, sem prejudicar o nível de informações que estão disponíveis.

Diminuição no extravio de dados

Diante de um arquivo digital, todos os dados são acessíveis de maneira simples, considerando que haja autorização. Por causa disso, as informações não se perdem em uma potencial desorganização do armazenamento físico.

Também há como realizar backups de segurança, que fazem cópias dos documentos para que as informações estejam sempre disponíveis. Em um arquivo tradicional, um vazamento ou um incêndio, por exemplo, podem comprometer e extraviar definitivamente alguns elementos.

Facilidade de compartilhamento dos dados

O uso estratégico das informações é favorecido com o arquivo digital. Afinal, com ele é possível pesquisar dados em questão de segundos e enviá-las para outras pessoas autorizadas.

Graças à mobilidade de dados, há como acessar as informações mesmo à distância, o que aumenta a produtividade e favorece a comunicação interna. O acesso simultâneo é outra alternativa, de modo a obter mais integração e atuação estratégica.

Ampliação da segurança e da privacidade

Algumas pessoas ainda têm receio quanto ao uso de arquivo digital por causa da segurança, como se essa opção tornasse os dados mais vulneráveis. No entanto, o que acontece é exatamente o contrário.

Todas as informações ficam guardadas em um ambiente altamente protegido, tanto de invasões externas quanto de acessos internos não autorizados. Também é possível verificar quais foram os últimos acessos, as modificações realizadas ou ações, como impressões e cópias.

Todos esses registros favorecem o controle, a proteção das informações e até a aderência a regras específicas, como a Lei 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Redução dos custos

Investir nessa solução é um meio de aliviar os custos operacionais, de modo geral. A redução de uso de espaço físico diminui a necessidade de alugar espaços apenas para armazenar os documentos, por exemplo. Também há menos gastos com segurança exclusivamente dedicada a esse tipo de serviço.

Outro ponto importante é que há um ganho na produtividade. O fluxo de informações e conhecimento é melhor, o que leva à integração de setores e de colaboradores. Com isso, é possível desenvolver estratégias eficientes e que favorecem a realização de tarefas, rumo à produtividade e à eficiência.

Além de tudo, é ideal para evitar o vazamento de informações, tanto do negócio como em relação aos clientes. Isso previne a ocorrência de prejuízos diversos e, portanto, auxilia a diminuir os gastos.

Aderência à transformação digital

Quando uma empresa desenvolve um arquivo que é digital, ela passa a se integrar à transformação digital que tem alcançado todos os negócios. Trata-se de uma mudança no jeito de executar processos, desde o armazenamento à pesquisa de informações.

Como consequência, há como reduzir ou até eliminar o uso de papel para guardar dados, pois tudo passa a estar disponível nessa solução. Inclusive, é uma solução para promover e fortalecer a ideia de sustentabilidade.

Além disso, é um meio de se preparar para outras mudanças relevantes na estrutura de atuação. Com os dados digitais amplamente disponíveis, por exemplo, é fácil adotar outros sistemas de gestão e colocar a empresa de vez na era digital.

Como deixar seu arquivo digital mais estratégico em 3 passos?

mão de robo segurando um tablet na horizontal com um diagrama em nuvem de um arquivo digital

Tão relevante quanto recorrer a esse arquivo é saber como torná-lo uma ferramenta estratégica do negócio. Com o uso adequado, é possível superar alguns desafios em relação às operações internas e ter ainda mais vantagens. Veja 3 dicas para tornar esse uso ainda melhor!

1. Crie o hábito de manter o seu sistema organizado

É muito importante que seu arquivo seja montado de modo funcional e que seja alinhado às características do seu negócio. Somente assim é viável otimizar o trabalho dos colaboradores e aumentar a produtividade.

A equipe deve implementar práticas de uso para que não se forme uma longa fila de documentos que não seguem para o local adequado. Afinal, se isso acontecer, vai por água abaixo uma das principais vantagens do arquivo digital, que é a rapidez e a fluidez nas pesquisas das informações.

Para evitar problemas do tipo, estabeleça rotinas e critérios internos para a inclusão e para o manuseio dos documentos. Com a padronização dos processos (como a nomeação ou classificação de documentos), o uso se torna especialmente produtivo.

2. Invista no armazenamento em nuvem e não deixe de fazer backup

Armazenar seu arquivo eletrônico na nuvem está entre as alternativas mais seguras de preservar seus dados de perdas, acessos indevidos e ação de pessoas mal-intencionadas.

Além disso, uma das diversas vantagens de se investir em cloud computing é a possibilidade de acessar e gerenciar seus documentos à distância. É essa a solução que garante a mobilidade que citamos e, portanto, deve ser trabalhada corretamente.

Ao mesmo tempo, não basta usar a nuvem e não se preocupar com a disponibilidade de dados. Para evitar qualquer tipo de erro ou problema em relação à perda, o ideal é fazer backups com certa frequência. Assim, todas as informações ficarão salvas e estão prontas para o uso.

3. Monitore e rastreie seus documentos

Depois de estruturar o arquivo eletrônico, é preciso tomar conta do seu uso e controlar quem acessa cada uma das informações. Criar hierarquias de acesso, por exemplo, permite definir quais colaboradores podem usar cada parte do sistema.

Também é interessante ser capaz de registrar e acompanhar todas as ações que são realizadas com o documento. Desse modo, qualquer alteração, impressão, cópia ou envio será conhecida pela gestão.

A esse processo damos o nome de rastreabilidade e ele é essencial para manter a segurança e o entendimento sobre como os dados têm sido usados. Assim, é possível tomar decisões eficientes e evitar problemas de segurança.

Dica bônus: use um sistema de gerenciamento de documentos

Além dessas 3 recomendações, temos uma dica extra para o seu arquivo digital. Como a intenção é torná-lo estratégico para o negócio, com máximo controle, vale a pena adotar um sistema de gerenciamento de documentos.

Com um recurso do tipo, é possível:

  • digitalizar documentos físicos;
  • fazer pesquisas rápidas nas informações;
  • organizar os documentos;
  • definir hierarquias de acesso;
  • rastrear a utilização (visualização, impressão, cópias etc);
  • fazer backup e manter a segurança,
  • assinar arquivos digitalmente;
  • criar fluxos de trabalho e muito mais.

O ArqGED é a solução ideal para que o seu negócio tenha um arquivo digital robusto e totalmente protegido. Os diversos módulos atendem desde a necessidade de digitalização e de mapeamento até a realização de auditorias. Com isso, tem-se uma gestão eficiente, segura e altamente estratégica.

O arquivo digital é uma solução indispensável para unir praticidade, eficiência e segurança na gestão de documentos. Com a estratégia certa e os recursos adequados, é possível melhorar a atuação digital do negócio e garantir muito mais produtividade e organização.

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