A Gestão Eletrônica de Documentos, ou simplesmente GED é administração de informações e/ou documentos em ambiente digital. Estes documentos podem ser em papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros. Em hospitais por exemplo, podemos citar a digitalização de prontuários médicos como uma das etapas pertencentes a uma promissora gestão eletrônica de documentos.
A GED é capaz de otimizar rotinas de trabalho e impulsionar diversas melhorias em instituições e empresas de diversos segmentos.
Em especial, trataremos aqui do segmento hospitalar, onde o fator legislativo torna-se um dos principais influenciadores regulatórios das rotinas em hospitais, clínicas e centros de saúde.
Demanda de investimentos em hospitais privados
Segundo dados da Anahp, Associação Nacional dos Hospitais Privados, em 2017, 37,4% dos gastos das instituições de saúde no Brasil são com pessoal, sendo os gastos com recursos técnicos e operacionais chegando a 14% das despesas totais.
Em paralelo a estes dados, que comprovam a importância do investimento em soluções que transformam e potencializam as rotinas em instituições de saúde, em uma de suas palestras, Drauzio Varella mostrou e comprovou o potencial e a necessidade de investimentos em hospitais privados, onde em comparação com o SUS que investe cerca de R$ 103 bilhões por ano e atende 75% da população brasileira, a saúde suplementar (privada), que atende apenas 25% dos cidadãos, investe cerca de R$ 90,5 bilhões.
A gestão correta dos recursos e investimentos que envolvem melhorias no tratamento das rotinas operacionais, sejam dos pacientes ou profissionais, promovem benefícios que atingem a todas as áreas das instituições, desde infraestrutura até o padrão psicológico de profissionais através da otimização de atividades para o cumprimento de demandas internas setoriais.
Lei da digitalização de prontuários médicos
Em um segmento onde siglas como ONA, ANVISA e ANS despertam a atenção de gestores e administradores, acompanhar as movimentações do Legislativo Federal passou a ser obrigação em instituições que visam se manter no caminho da legalidade integral das suas operações.
Exemplo foi em 27 de dezembro de 2018, com a publicação no Diário Oficial da União da lei 13.787/18, que trata da digitalização de prontuários e documentos, e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, armazenamento e o manuseio de informações do paciente.
A Lei permite a digitalização de prontuários e arquivos médicos sendo armazenados digitalmente, sem necessidade de uma cópia física. E essa medida vem modernizando as rotinas de trabalho nas instituições de saúde, facilitando o acesso às informações sobre os pacientes, tornando o dia a dia cada vez mais simples e prático para profissionais.
Lei da digitalização de prontuários médicos vs Lei Geral de Proteção de Dados
A legislação que favorece a gestão eletrônica de documentos em hospitais e clínicas foi promulgada com uma emenda que garante que o controle e operação dos processos de digitalização dos prontuários médicos estejam sob a guarda da LGPD, garantindo o sigilo, privacidade e proteção dos dados dos pacientes, desde a sua digitalização até a sua destruição.
Na última semana tivemos o acréscimo a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que passa a vigorar acrescentada do Art. 2º-A, permitindo a eliminação dos documentos físicos após sua digitalização e certificação de integralidade padrão ICP-Brasil, os procedimentos para uso e gestão das informações nessas instituições passarão por grandes transformações, porém com as devidas especificidades por segmento, onde na questão da digitalização dos prontuários médicos tivemos poucas alterações. Mas este é um tema para outra postagem.
Integração através da gestão eletrônica de documentos
O processo de digitalização de prontuários promove, além dos benefícios diretos com o cumprimento de leis, as otimizações de rotinas de atendimento a pacientes e administrativas para médicos e profissionais, traz consigo os benefícios indiretos mas também de mesma importância, como a integração entre setores através um sistema que dispõe de outras ferramentas que podem ser igualmente utilizadas, estabelecendo um centro único para processamento das informações na instituição, literalmente tornado os processos administrativos muito mais fáceis para seus gestores.
Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre o assunto:
