Transformação digital e software GED, como essas palavras se relacionam no mundo de hoje

Inserir suas organizações no atual contexto de transformação digital que estamos vivenciando, não é uma tarefa fácil para gestores e administradores. Um dos principais desafios na atualidade para boa parte das empresas que lidam com grandes volumes na gestão de documentos e possuem fluxos de aprovação que demandam áreas cada vez mais integradas, é como adequar seus processos operacionais às exigências do mercado. Seja pelos seus concorrentes, seja pelos seus clientes cada vez mais ávidos por uma agilidade na troca de experiências e interações com suas marcas preferidas.

É preciso mergulhar neste mundo tecnológico. Descobrir quais são os recursos existentes e os benefícios que podem ser alcançados dentro deste contexto de transformação digital. Será que as organizações param para avaliar como está a gestão de documentos e processos em suas rotinas? Existe algum investimento, ação ou plano para que o controle e os processos se tornem mais ágeis, seguros e adequados aos padrões cada vez mais exigentes do mercado?

Conheça alguns dos principais ganhos que as empresas podem obter no dia a dia utilizando as soluções certas, diante deste momento de transformação digital que vivemos.

Transformação digital = preservação dos documentos

Não dá para ficar dependente apenas do documento físico. Seja para buscar informações, conferir dados ou realizar algum novo trâmite, o constante manuseio de papéis acaba gerando muito desgaste. Aumentam os riscos de danificá-los e também os riscos de perda.

O ônus da gestão de documentos fisicamente se apresenta explicitamente das mais variadas maneiras e situações. E implicitamente, gera complicações em rotinas, processos e custos operacionais diante de um contexto de constantes mudanças técnicas em procedimentos e diversificação de públicos/mercados, apresentando exigências cada vez mais complexas de serem atendidas em processos físicos da gestão de documentos e informações.

Para exemplificar, o uso de um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos), permite a localização de informações via web apenas com a busca por palavras-chave. Para isto, por exemplo, utiliza-se o recurso de leitura ótica de caracteres para identificação de documentos. Um sistema GED possibilita ainda, assinar digitalmente, classificar cada documento e organizá-los seguindo fluxos pré-definidos por gestores.

Transformação digital = redução de custos e tempo

Quanto menor a estrutura necessária para armazenamento de documentos, menor o custo para a empresa. Quanto menor o tempo gasto na localização dos documentos, menos custos a empresa terá. 9.3 horas é o tempo gasto por semana por um funcionário buscando um documento, e 83% deles recriam documentos por não achar suas versões antigas.

Uma gestão de documentos eficiente, utilizando por exemplo um software GED, possibilita em média, a liberação de 60% do espaço físico nas empresas.

Os custos gerados devido a extravio ou perda de documentos e informações vitais para empresas, são constantes gargalos nos departamentos financeiros. Gerando até mesmo processos judiciais em determinados segmentos.

Controle e segurança dos documentos

Com a documentação devidamente digitalizada e indexada dentro do software GED, você passa a ter totais garantias de controle dos mesmos. Isso acontece com as permissões de acesso e o monitoramento das movimentações realizadas.

Defina quem tem autorização para ver esse ou aquele documento, controlando todos os passos do trâmite interno de cada documento. Via software a organização terá total controle. O que facilitará o gerenciamento e garantirá uma maior segurança da informação.

Atendimento aos aspectos legais

Atualmente já existe legislações especificas para diversos documentos digitais. Inclusive algumas leis já estimulam a conversão do físico para o meio digital.

Hoje em muitos segmentos existem leis e portarias que torna obrigatório o processo de conversão dos documentos para o meio digital. Isso acontece por exemplo com as Instituições de Ensino Superior, que tem alguns meses para se adequar às exigências estabelecidas pelo MEC para a digitalização dos seus acervos acadêmicos.

Atendimento aos aspectos legais

Em todos os segmentos onde existirem obrigações legais de conversão do acervo para o meio digital, torna-se oneroso que empresas, órgãos ou instituições, façam essas adequações sem a realização de parceria com fornecedores especializados deste serviço.

De modo geral, realizar a gestão de documentos de maneira estratégica e com a aplicação de recursos tecnológicos, é fundamental para o sucesso das empresas no atual contexto de transformação digital. Independente de porte ou segmento, todas as organizações geram muitos papéis e precisam gerir um volume elevado de informações diariamente. A implantação de soluções para a gestão eletrônica de documentos virou um fator diferenciador e competitivo de mercado.

Então, vamos falar do software GED

GED ou Gestão Eletrônica de Documentos, como vimos, é a possibilidade de uso e administração de informações e/ou documentos no ambiente virtual. Além disso, esses documentos podem ser além do papel, em microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros. Esta gestão é capaz de otimizar rotinas de trabalho e impulsionar diversas melhorias nas empresas.

GED, sobretudo, é um recurso para gerenciamento de informações mais do que comum nas empresas, seja pela tendência proporcionada pelo contexto de transformação digital em que vivemos, seja pelas inúmeras possibilidades e aplicabilidade em diversos segmentos que ele oferece. Porém é preciso avaliar a sua implantação cuidadosamente, para que seus recursos sejam amplamente utilizados.

E quais são as empresas que precisam de uma gestão eletrônica de documentos no contexto de transformação digital

Em suma, a Gestão Eletrônica de Documentos é indicada para empresas que trabalham e geram muitos papéis e documentos, como as instituições de ensino, gestoras de planos de saúde, recursos humanos, construção civil, concessionárias dentre outras. Estas têm grandes benefícios em suas operações, sem falar nos cumprimentos, em alguns segmentos, de normas legislativas que tornam a utilização de um sistema GED obrigatório.

Empresas que buscam economia de custos e espaço:

A GED pode ser bem aplicada em grandes, médias, pequenas e microempresas que buscam tornar suas rotinas mais ágeis e sofrem com problemas da falta de espaço para armazenamento de arquivos e documentos, que tendem a desaparecer com a digitalização das centenas de folhas movimentadas diariamente.

A sustentabilidade da empresa e sucesso da utilização do sistema é garantido pela eliminação do uso de papéis e impressões, diminuindo substancialmente os custos da operação.

Empresas que buscam a segurança das informações:

Obviamente o controle das informações se torna maior com a Gestão Eletrônica de Documentos, uma vez que os processos passam por maiores mecanismos de controle com a definição de permissões de acesso e níveis de segurança, culminando com uma garantia contra a perda de arquivos durante os processos diário. Eliminando assim, riscos de roubos ou extravio de documentos e dados. É o caso das contabilidades e escritórios de advocacia.

Empresas que buscam maior acessibilidade dos documentos:

Com o propósito de gerir informações e documentos em nuvem, a implantação de um sistema GED é indicado para empresas que precisam buscar e enviar documentos/informações de forma remota para seus clientes e órgãos fiscalizadores.

Podemos citar as operadoras de saúde que demandam de rápidas respostas e envio de informações a seus órgãos fiscalizadores. Qualquer empresa que demanda um tramite ágil e disponível da informação ao demandante também se enquadra nestes parâmetros. Empresas de home work ou home office também obtém grandes benefícios com a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos.

As tecnologias e soluções criadas pelo contexto de transformação digital que permitem que a gestão eletrônica dos documentos físicos e digitais aconteça

Certamente, uma das melhores características de softwares desenvolvidos para a realização da gestão eletrônica de documentos, é a possibilidade de personalizações e adequações dos seus parâmetros a realidade de cada cliente ou segmento. Este software deve ser adaptável a todos os segmentos de negócios, independentemente do tamanho da demanda documental da empresa, atendendo as necessidades reais de cada cliente.

Organizar informações, fluxos de trabalho e documentos, é benéfico para os mais variados perfis de empresas. Diante de um contexto de inovações tecnológicas diárias, torna-se fundamental um gerenciamento prático e mutável das informações nas organizações, para que as atividades operacionais sejam executadas automaticamente, proporcionando um ganho de tempo e direcionamento das atenções aquelas que mais importam no fechamento de contratos, atendimento a clientes ou planejamentos estratégicos.

Se você está enfrentando problemas com a gestão dos documentos ou deseja gerir melhor suas informações e fluxos operacionais, entre em contato com os consultores especializados da Arquivar, e encontre a solução que melhor se adéqua a sua organização, seja ela de qualquer tamanho ou segmento.

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