Como arquivar documentos administrativos com segurança?

Como arquivar documentos administrativos com segurança?

Práticas de como arquivar documentos administrativos são mais fáceis do que você imagina, e é isso que mostraremos no artigo de hoje.

As documentações da administração do negócio precisam estar arquivadas da forma mais organizada e segura possível, facilitando o acesso aos documentos sempre que necessário.

Empresas pequenas, médias ou grandes, quando trabalham de acordo com as normas legais, sempre possuem um montante considerável de documentos importantes que requerem armazenamento, seja para manter tudo organizado e facilitar as futuras consultas ou no intuito de evitar as infrações relacionadas à fiscalização por parte do governo.

Diversos especialistas concordam com a ideia de que o complicado não é apenas realizar um armazenamento de informações, mas buscar os dados depois que tudo já está arquivado, demonstrando que organização também faz parte do processo de como arquivar dados administrativos de um modo seguro, prático e eficiente.

Como gestor consciente, as 12 dicas a seguir são fundamentais para a realização de uma organização eficaz no arquivamento de documentos.

1. Digitalizar as documentações administrativas

Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.

Digitalizar significa converter as documentações físicas em documentos digitais, que podem ser armazenados nos computadores, em dispositivos como HD externo, pendrives ou mídias (DVD, por exemplo).

A forma ideal para digitalizar informações é contar com serviços de empresas especialistas que, além de serem responsáveis pela digitalização, também oferecem uma plataforma de gestão online, onde todas as informações são acessadas e administradas por pessoas autorizadas.

Com informações digitalizadas, além de diminuir de forma considerável o acúmulo da papelada no escritório, também permite que os extravios documentais e gastos com impressões sejam reduzidos consideravelmente. Além disso, é muito mais fácil encontrar a informação na plataforma de gestão dos dados digitalizados online do que pesquisar em arquivos físicos, uma vez que essas ferramentas possuem a busca pelo padrão OCR (Optical Character Recognition) que é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados.

2. Arquivamento de documentos e microfilmagem

Uma tendência organizacional corporativa que cresce rápido no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica cujo objetivo consiste em usar fotografias para captar as imagens dos documentos.

No caso da digitalização, alguns documentos físicos ainda precisam ser guardados por certo tempo, mesmo após serem digitalizados. Porém, em se tratando da microfilmagem, fica mais fácil reduzir o arquivo físico e arquivar papéis apenas quando é estritamente necessário.

Quando armazenados da forma correta, os arquivos em microfilmagem duram centenas de anos sem problemas.

3. A importância da organização

Não adianta apenas digitalizar documentos, arquivar no computador e pronto, ou, reunir papéis, jogar tudo no arquivo físico e partir para outras tarefas na empresa. As técnicas de como arquivar documentos administrativos com segurança também englobam a organização.

Imagine que um fiscal do governo exija certas informações durante a fiscalização na empresa e você não consegue achá-las pela desorganização dos arquivos? Sem dúvida, esta é uma experiência frustrante que aumenta os níveis de estresse no ambiente de trabalho, além de reduzir a produtividade de qualquer equipe.

Quando os documentos estão desorganizados, eles se perdem com o tempo, o que pode gerar problemas como processos de funcionários, morosidade nos processos, multas governamentais e fugas de clientes.

Se documentações administrativas digitalizadas ou físicas estão organizadas, com os nomes corretos e as informações que ajudam na busca rápida, a realização do trabalho ocorre com maior fluidez, reduzindo o estresse típico de organizações desorganizadas.

Práticas de como arquivar documentos administrativos são mais fáceis do que você imagina, e é isso que mostraremos no artigo de hoje. As documentações da administração do negócio precisam estar arquivadas da forma mais organizada e segura possível, facilitando o acesso aos documentos sempre que necessário. Empresas pequenas, médias ou grandes, quando trabalham de acordo com as normas legais, sempre possuem um montante considerável de documentos importantes que requerem armazenamento, seja para manter tudo organizado e facilitar as futuras consultas ou no intuito de evitar as infrações relacionadas à fiscalização por parte do governo. Diversos especialistas concordam com a ideia de que o complicado não é apenas realizar um armazenamento de informações, mas buscar os dados depois que tudo já está arquivado, demonstrando que organização também faz parte do processo de como arquivar dados administrativos de um modo seguro, prático e eficiente. Como gestor consciente, as 12 dicas a seguir são fundamentais para a realização de uma organização eficaz no arquivamento de documentos. 1. Digitalizar as documentações administrativas Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados. Digitalizar significa converter as documentações físicas em documentos digitais, que podem ser armazenados nos computadores, em dispositivos como HD externo, pendrives ou mídias (DVD, por exemplo). A forma ideal para digitalizar informações é contar com serviços de empresas especialistas que, além de serem responsáveis pela digitalização, também oferecem uma plataforma de gestão online, onde todas as informações são acessadas e administradas por pessoas autorizadas. Com informações digitalizadas, além de diminuir de forma considerável o acúmulo da papelada no escritório, também permite que os extravios documentais e gastos com impressões sejam reduzidos consideravelmente. Além disso, é muito mais fácil encontrar a informação na plataforma de gestão dos dados digitalizados online do que pesquisar em arquivos físicos, uma vez que essas ferramentas possuem a busca pelo padrão OCR (Optical Character Recognition) que é uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escaneados. 2. Arquivamento de documentos e microfilmagem Uma tendência organizacional corporativa que cresce rápido no Brasil é a microfilmagem, um processo com validade jurídica cujo objetivo consiste em usar fotografias para captar as imagens dos documentos. No caso da digitalização, alguns documentos físicos ainda precisam ser guardados por certo tempo, mesmo após serem digitalizados. Porém, em se tratando da microfilmagem, fica mais fácil reduzir o arquivo físico e arquivar papéis apenas quando é estritamente necessário. Quando armazenados da forma correta, os arquivos em microfilmagem duram centenas de anos sem problemas. 3. A importância da organização Não adianta apenas digitalizar documentos, arquivar no computador e pronto, ou, reunir papéis, jogar tudo no arquivo físico e partir para outras tarefas na empresa. As técnicas de como arquivar documentos administrativos com segurança também englobam a organização. Imagine que um fiscal do governo exija certas informações durante a fiscalização na empresa e você não consegue achá-las pela desorganização dos arquivos? Sem dúvida, esta é uma experiência frustrante que aumenta os níveis de estresse no ambiente de trabalho, além de reduzir a produtividade de qualquer equipe. Quando os documentos estão desorganizados, eles se perdem com o tempo, o que pode gerar problemas como processos de funcionários, morosidade nos processos, multas governamentais e fugas de clientes. Se documentações administrativas digitalizadas ou físicas estão organizadas, com os nomes corretos e as informações que ajudam na busca rápida, a realização do trabalho ocorre com maior fluidez, reduzindo o estresse típico de organizações desorganizadas

4. A organização inicial

É preciso realizar uma triagem inicial para organizar a bagunça de papéis ou de arquivos presentes no computador e na plataforma de gestão online, que não estão nomeados da forma correta.

Realize a separação dos documentos administrativos conforme a natureza específica de cada informação. Para facilitar, vale a pena gerar categorias que se relacionam ao conteúdo armazenado, seguindo as necessidades organizacionais por setor.

A separação das informações na triagem inicial deve seguir ordens como: tipo de cliente, importância, temas, datas, contratos, funcionários, características do trabalho, entre outras opções organizacionais.

Ao contratar os serviços de empresa de digitalização de arquivos, você consegue informar qual padrão deseja para a nomeação dos dados. Em alguns casos, não é necessário realizar a triagem inicial da bagunça documental, porque a empresa especializada em digitalização também se encarrega deste trabalho.

5. Gerar um índice organizacional

Uma vez que as informações estão organizadas e categorizadas corretamente, é necessário criar um índice de dados catalogados, algo indispensável para facilitar nas futuras buscas.

Parte das empresas possui o costume de estabelecer índices de acordo com combinações do tipo alfanumérico. Por exemplo: as pastas na estante A1 têm dados referentes a ex-funcionários e antigos fornecedores, pastas das estantes A2 se referem aos gastos com materiais, assim por diante.

6. Prazo de validade documental

Alguns documentos administrativos precisam ser guardados por um tempo indefinido, seja nos computadores, em nuvem ou nos arquivos físicos. Porém, a grande parte das documentações possui prazo de validade e necessita de eliminação para evitar o acúmulo de informações desnecessárias.

Enquanto os documentos estiverem dentro da validade jurídica, existe uma obrigação legal de mantê-los em perfeitas condições  de preservação.

Ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.

Interessante notar que grande parte dos documentos administrativos possui uma validade de 5 anos. Alguns exemplos:

  • Livros fiscais;
  • Nota fiscal de serviços;
  • Impressos fiscais;
  • Termos de ocorrência;
  • Atas;
  • Pedidos;
  • Boletins;
  • Revistas corporativas;
  • Avisos;
  • Anúncios;
  • Autorizações;
  • Atas;
  • Convocações;
  • Editais;
  • Cartas de pedidos de demissão;
  • Acordo de compensação de horas;
  • COFINS.

É preciso alertar que alguns documentos administrativos exigem mais tempo de guarda. Por exemplo  uma CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho), que requer armazenamento de 10 anos, ao passo que comprovantes de pagamentos previdenciários e FGTS devem ser armazenados por 35 anos.

7. Efeito boomerang

O boomerang é aquela ferramenta esportiva que você lança, e ao esperar, ela volta. Este movimento também se relaciona aos conceitos de como arquivar documentos administrativos com segurança, já que uma regra de ouro em termos de segurança é ter o costume de sempre colocar de volta a documentação no mesmo lugar de onde foi retirada, logo depois da consulta.

Se você não estabelecer este costume corporativo entre os colaboradores autorizados a acessar as documentações, a bagunça retorna ao ambiente de trabalho junto com todo o estresse.

Nos casos das documentações administrativas digitalizadas, a ordem é não permitir que os colaboradores mudem de pasta qualquer um dos dados no software de gestão, permitindo apenas o acesso consultivo para manter uma ordem que beneficiará grande a grande maioria dos usuários que acessarão as informações organizadas dentro do padrão definido pela empresa.

8. Estabelecer uma rotina de triagem

Nas dicas iniciais, comentamos sobre a triagem para organizar a bagunça. Agora, vamos falar da triagem para o ambiente de trabalho nunca mais ficar bagunçado pelo excesso de papéis e documentos jogados por todos cantos.

Todos os documentos que entram ou saem da empresa precisarão, antes, passar pelas suas mãos. Assim, você pode se organizar e saber quais documentações devem ser digitalizadas ou armazenadas nos arquivos físicos, tendo também maior controle do índice, permitindo uma organização mais rápida e prática.

Um método efetivo é pedir para todos os setores reunirem os documentos que serão digitalizados e entregar tudo nas mãos do gestor no final do expediente. Assim, é possível fazer a triagem, ficando no controle total das documentações existentes na empresa.

9. Plataforma de gestão com senhas

Muitos gestores acham uma boa ideia contratar os serviços de um servidor físico para garantir a segurança dos documentos administrativos digitalizados. Mas, este método não é o mais recomendado, já que os servidores exigem reparos e manutenções que às vezes demoram dias, atrapalhando o ritmo produtivo da empresa.

Ao invés de assumir todos os gastos de recursos e tempo que requer um servidor físico, você pode contratar uma empresa de digitalização que irá oferecer a plataforma de gestão com armazenamento de dados online. Muito menos custoso e mais seguro.

Nas plataformas de gestão de dados online, você cria senhas diferentes para o acesso de cada uma das pastas de documentos. Dá até para controlar qual usuário acessou a informação em determinado dia e horário ou, inclusive, não permitir que as documentações sejam movidas e acessadas das pastas de origem.

10. Como arquivar documentos físicos administrativos com segurança?

Para manter uma estrutura de segurança para os arquivos físicos, a sua empresa precisará investir mais recursos do que se fosse para mantê-los em plataformas online como dados digitalizados. Porém, se o seu modelo de negócio exige que muitos documentos sejam mantidos fisicamente em papel ou na microfilmagem, vale a pena tornar mais seguro os ambientes de armazenamento das informações.

Uma medida efetiva é contratar profissionais responsáveis pela guarda dos documentos. Eles farão a gestão do espaço, permitindo que apenas determinadas pessoas acessem o arquivo, ou, até mesmo, realizar pesquisas para buscar e acessar documentações, conforme ordens superiores.

Também é recomendável instalar câmeras para controle 24 horas de todas as pessoas que acessam o arquivo físico da empresa, gerando assim mais segurança sobre quem acessa as informações. Existem até opções de sistemas com biometria instaláveis na porta que liberaram a passagem apenas a pessoas autorizadas.

11. Nomeação dos arquivos digitais

Embora seja algo simples, muitas empresas de grande porte não possuem a cultura de nomear os arquivos da forma correta. Não ter essa rotina pode prejudicar a segurança e na praticidade para encontrar informações de forma rápida.

Procure nomear os dados de acordo com o projeto, níveis de importância, setor ou qualquer outro tipo de organização.

Como arquivar documentos administrativos com segurança?

12. Pensando no espaço físico

A maioria dos arquivos é digitalizável, mas existem aqueles documentos como escrituras ou contratos de negócios com assinaturas que devem ser também armazenados de maneira física.

Para permitir a tranquila movimentação de arquivos, é importante estruturar o local físico da forma mais adequada possível. Você precisa analisar detalhadamente a capacidade do negócio de gerar papel, além de evitar subestimar a quantidade de papéis gerados para não ter problemas futuros por falta de espaço.

Guias, relatórios relacionados com a folha de pagamento, recibos, legislação ou contrato com fornecedores, por exemplo, precisam de locais adequados para serem armazenados.

Algumas empresas que oferecem serviços de digitalização de documentos administrativos são especialistas ao ponto de fornecer até bibliotecários e outros profissionais para organizar o arquivo físico. Fique de olho.

Antes de reservar o espaço, pense ao longo prazo e nas perspectivas de crescimento da empresa, afinal, quanto maior o negócio, maior é o montante de dados que serão acumulados.

Por que é importante seguir as dicas de como arquivar documentos administrativos com segurança?

O arquivamento de documentos digitais, quando acontece com uso das eficientes plataformas de gestão online, representa uma das soluções mais indicadas devido ao baixo custo ou em consequência da segurança fornecida a todas informações.

Empresas que não são organizados em seus arquivos, possuem menor qualidade na prestação de serviços, tendo em vista que a produção será prejudicada pela bagunça informativa, o que por consequência acaba interferindo na lucratividade do negócio.

Ao organizar os documentos digitais em nuvem com a empresa especialista em digitalização e arquivamento de dados, você não precisará investir em servidores e computadores físicos,, já que tudo ficará armazenado online. Desta forma, permitirá que as máquinas trabalhem em um ritmo mais acelerado, que quantifica e qualifica as operações do dia a dia.

Com os serviços da Arquivar você tem disponível um trabalho de digitalização de máxima qualidade a preços convidativos para assegurar o arquivamento profissional dos documentos administrativos, fiscais, comerciais dentre outros.

A Arquivar fornece uma  plataforma online completa, com senhas de acesso controláveis pelo gestor, oferecendo a possibilidade de realizar backup dos dados a qualquer instante para garantir mais segurança na gestão documental.

Veja mais informações no site arquivar.com.br, solicite um orçamento e veja como as soluções para a gestão documental podem caber nos custos do seu negócio.

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