A gestão documental em arquivos empresariais

Luciana Araújo – 12 de junho de 2017

Nos dias de hoje, é produzido diariamente um volume imenso de informações. E como tratá-las e qualificá-las de forma correta? Independente do porte ou segmento da empresa, é necessário, em primeiro lugar, que os gestores tenham uma visão clara de que informação é valor agregado. Não havendo uma administração, organização e gerenciamento dessas informações nos documentos gerados, seja no formato eletrônico ou em papel, perdas vitais para a companhia poderão ocorrer. Dentre essas perdas podemos citar fechamentos de contratos, de projetos, a alocação de uma máquina, etc.

Desse modo, podemos entender a partir desse contexto, que Arquivos Empresariais são como locais de armazenamento. Locais esses nos quais se alocam o conjunto de documentos de uma empresa, em decorrência de suas atividades específicas. E claro, organizados e classificados para o acesso fácil e a consequente tomada de decisões.

Com isso podemos imaginar uma empresa atuante no mercado de tecnologia de softwares, com negócios sendo fechados dia após dia. A demanda para recuperar documentos, principalmente para a área comercial ou contábil, é quase sempre rotineira. E aí começa a “brincadeira da caça ao tesouro”. Cadê o contrato da empresa x, no ano y? Preciso desse documento para assinar o contrato hoje! Com isso outras pessoas acabavam deixando suas responsabilidades em segundo plano. Tudo para se engajarem na busca de um papel, dentro de um arquivo físico, que praticamente encontra-se “desorganizado”, pairando a dúvida: seria ele Ativo ou Inativo?

O caos já havia se instalado! No meio de milhares de outros documentos, onde ninguém, nem mesmo a pessoa que os arquivou, fazia a mínima ideia de onde ele estava guardado por não ter sido feita a gestão de documentos. E quantas vezes isso já não aconteceu em milhares de outras empresas?

O fator crítico, na Gestão de Arquivos e de Documentos, nesse caso, foi uma falta de padronização dos procedimentos. Falta de classificação, indexação e controle na guarda de documentos e no gerenciamento da entrada e saída destes. Isso dificultou a recuperação de acesso, de forma rápida, bem como um espaço físico insuficiente.

Que orientações e ações poderiam ser executadas para que o caos não houvesse se instalado nessa empresa?

  • Através da realização do diagnóstico da situação documental;
  • Melhor estruturação dos processos;
  • Definição de uma taxonomia da organização, para os tipos documentais, de acordo com as áreas gerenciais, os perfis de acesso aos documentos, grau de sigilo;
  • Optar pelo envio dos documentos não correntes para o arquivo externo, de forma a otimizar o espaço físico, e consequentemente, reduzir os riscos de perda e destruição dos documentos físicos e digitais;
  • Manter atualizada a Tabela de Temporalidade Documental.

A gestão documental nessa empresa poderia ser um caso de sucesso? Sim! A partir do momento que o arquivo e a gestão de documentos estivessem integrados, o que permitiria ganho de tempo: com a pessoa certa, no local certo, com o documento certo, permitindo reduzir a duração das auditorias internas e externas, e dessa forma, trazendo vantagem competitiva na tomada de decisões.

Há de se ter em mente que, os resultados que se pretende atingir, só poderão funcionar havendo pessoas com aptidões e habilidades para tal finalidade. É preciso considerar tais resultados perante a metodologia e normas implantadas dentro da esfera organizacional. Isso permitirá que o fluxo e o acesso aos documentos, os assuntos escolhidos, os prazos estabelecidos, os cuidados de preservação definidos e o arquivamento final, retratem a realidade e os objetivos da organização, contribuindo para o seu sucesso. Caso contrário, teremos apenas mais uma organização diante de tantas outras mais engajadas e atuantes.

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Este artigo foi produzido por Luciana Araújo, Bacharel em Biblioteconomia pela UNI-RIO, Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade Gama Filho, MBA em Gestão de Pessoas e que possui 17 anos de experiência na área de informação e documentação.

E-mail: lucaraujo.31@gmail.com

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