A organização no escritório é um dos pontos mais importantes para manter a produtividade de qualquer equipe. E são inúmeras técnicas que devem ser adotadas para que o ambiente seja, de fato, organizado. Algumas se referem ao espaço físico, enquanto outras dizem respeito ao espaço virtual. Afinal, em épocas de transformação digital, qualquer empresa preocupada com competitividade realiza suas tarefas por meio de plataformas, softwares e outras soluções tecnológicas.
Somam-se às práticas para deixar o ambiente em ordem, as técnicas de gestão do tempo, capazes de verificar de forma minuciosa o trabalho dos colaboradores. Sobre elas, falamos melhor no artigo sobre como aumentar a produtividade da empresa. Mas fato é que a organização no escritório impacta diretamente na forma de desempenhar uma função qualquer e na qualidade final do produto ou do serviço prestado.
Pensando nisso, separamos 9 dicas para deixar o ambiente em ordem, mas não sem antes pontuar a importância de um escritório organizado. Acompanhe!
Se você é gestor de uma empresa, certamente chega ao trabalho e já pensa em alguns pontos cruciais de sua função. Como posso aumentar o desempenho dos colaboradores e otimizar a execução das atividades? Existem práticas que posso adotar para melhorar a gestão do tempo? É possível melhorar a imagem da empresa perante todos os seus stakeholders?
Por outro lado, se você é um colaborador, está preocupado em executar suas funções com o menor estresse possível, para diminuir as probabilidades de contrair um problema de saúde. Isso envolve se manter motivado para ir ao trabalho, ter um bom relacionamento interpessoal com os colegas, dentre outros pontos.
E qual o ponto comum entre gestores e colaboradores que se preocupam com essas questões? Todas elas dizem respeito à organização no escritório. Poucas são as pessoas que têm clareza sobre o impacto que um ambiente em ordem causa no trabalho. Mas saiba que ela é fundamental para a produtividade de todos na empresa, desde o estagiário até o CEO.
Em locais onde a bagunça é a regra, pode acontecer de os profissionais não perceberem como isso os influencia negativamente. Mas basta fazer um teste para perceber que o desempenho está muito abaixo do que se poderia alcançar. E isso possui uma fácil explicação: nosso cérebro processa os detalhes à nossa volta para contribuir na execução das tarefas. Se existem muitos elementos para ele notar (ou seja, se o escritório está muito bagunçado), ele não consegue focar diretamente na atividade a ser realizada. Por isso, nos tornamos mais lentos e menos produtivos.
De forma prática, já pensou na dificuldade de encontrar um documento solicitado pelo cliente se sua mesa estiver cheia de papéis e materiais desnecessários? Essa situação pode passar despercebida, mas se você somar quanto tempo perdeu no dia devido à falta de organização no escritório, perceberá a necessidade de mantê-lo sempre em ordem.
Qual a eficiência dos processos internos em sua empresa? Eles estão bem organizados e registrados ou você sempre se perde no fluxo de atividades? Isso ocasionará um retrabalho ou uma cobrança por parte de seu superior. Consequentemente, horas preciosas serão perdidas, causando prejuízo considerável para a empresa.
Infelizmente, essa situação é muito comum. Basta que um colaborador não esteja focado em sua tarefa para que sua produtividade seja comprometida. O resultado é péssimo, porque, quando se trabalha em equipe, com um fluxo de trabalho dividido por etapas, se uma pessoa não estiver bem, as demais serão prejudicadas com uma execução insuficiente da tarefa.
E a produtividade em uma empresa está intimamente ligada com a organização no escritório em sentido amplo. Organizar a rotina de trabalho, por exemplo, é mapear os processos de forma correta, o que ocasiona um fluxo de trabalho estruturado. Organizar o espaço de trabalho é manter somente o necessário à vista, para que não haja elementos de distração.
Em qualquer caso, é preciso manter a ordem, porque ela é um dos pressupostos para se ter produtividade e praticidade. Se nosso sistema nervoso se espelha no ambiente externo, não é possível trabalhar de forma eficiente em um local caótico.
Ao entender o real impacto da organização no escritório na produtividade individual e coletiva, é preciso colocar em prática algumas ações para deixá-lo em boas condições. Basicamente, a ideia central é combater os vilões de qualquer ambiente de trabalho, que é a falta de espaço (ou má configuração dele), acúmulo de papel e o excesso de objetos.
Veja a seguir algumas dicas para garantir uma boa organização no escritório e, consequentemente, melhorar a prestação dos serviços ou oferta dos produtos a partir da otimização da produtividade.
Dentro do conceito de versatilidade, uma boa dica para garantir a organização do escritório é explorar planos verticais, que quase nunca são utilizados. As paredes podem servir como suporte para arquivos e como mural para colocar lembretes, calendários e quadros de produtividade. É uma forma de conseguir mais espaço livre e de acomodar pequenos objetos que poderiam bagunçar sua mesa ou outros cantinhos do escritório.
Muitas empresas apresentam uma grande dificuldade de fazer uma gestão documental eficiente diante do acúmulo de papel. Esse é, inclusive, um dos principais fatores que causam a falta de organização no escritório. Quando isso ocorre, seja por falta de cuidado dos próprios colaboradores ou pela correria do dia a dia, há uma grande risco de extravio e perda de documentos. O resultado pode ser desastroso, principalmente quando envolve papéis importantes para o negócio, como documentos jurídicos e fiscais.
Mesmo os locais que investem em um profissional para cuidar somente da gestão documental, manifestam dificuldade para a tarefa. Uma boa saída para acabar com tais problemas é investir na digitalização de documentos por meio de soluções tecnológicas. Existem empresas, como a Arquivar, que realizam esse trabalho e fornecem para o cliente todo o necessário para fazer uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos) eficiente. Isso envolve desde o processo de digitalização em si, até a guarda digital em software baseado em nuvem.
Sem dúvidas, com o mínimo de papel nas mesas dos profissionais, o ambiente de trabalho ficaria muito mais organizado. E, como bônus, a empresa ainda poderia usufruir dos outros benefícios que a digitalização de documentos oferece para quem a adota.
Os arquivos físicos existem mesmo em empresas que adotam a digitalização de documentos na gestão da informação. Isso porque existem documentos que precisam de uma cópia física, como aqueles que contêm assinatura das partes. E organizar os arquivos de uma empresa não é uma tarefa fácil.
Os documentos devem ser mantidos em ordem, no local correto, classificados com algum método que facilite para o colaborador encontrá-los.
Como lidar com a falta de espaço nas empresas? Com o crescimento do negócio, aumenta o número de colaboradores. Alugar um novo espaço pode ser inviável financeiramente. Uma das dicas é a decoração com móveis ou cristaleiras funcionais. E a adoção de objetos organizadores também é uma ótima prática que pode ser utilizada.
As caixas organizadoras são objetos que economizam espaço ao permitir a guarda de grandes quantidades de objetos. O ideal é colocar nelas aqueles que são menos utilizados, mas que precisam estar à disposição para quando alguém precisar.
Outro objeto que auxilia na organização no escritório são os quadros de comunicação. Eles servem para distribuir avisos coletivos, realizar reuniões abertas de planejamento com clareza ou para determinar a rotina de certa equipe naquele dia. Em outras palavras, ela elimina o uso de papéis que ocupariam a mesa dos profissionais desnecessariamente.
Mas há um ponto muito importante ao adotar objetos organizadores. Deve existir um local específico para tudo para que eles não façam parte da desorganização. Vale a lembrança para explorar planos verticais e espaços ociosos, como gavetas das escrivaninhas.
Pode parecer uma dica sem qualquer fundamento, mas saiba que um espaço bem iluminado é fundamental para manter a organização no escritório. Não encare essa prática como uma dica ampla. Pense na realidade. Uma sala escura, com pouca luminosidade, faz com que as pessoas negligenciem a atenção em certos pontos. Aquele móvel atrás da porta que não recebe luz transmite a impressão de “abandono” . Em outras palavras, lugares pouco iluminados estão mais suscetíveis a acumular muitos itens.
Portanto, além da iluminação central dos espaços, veja como e onde é possível explorar pontos extras de luz. Bancadas, puffs espalhados, e até dentro de armário. A ideia é deixar tudo bem à vista para que os profissionais dêem a devida atenção àquele ponto e não o esqueçam.
Menos é mais. Isso se aplica integralmente à organização no escritório. É muito mais fácil deixar um espaço em ordem quando não há muitos elementos. Portanto, gestores e colaboradores devem deixar à vista somente o que é utilizado com frequência. E é fundamental que todas as pessoas da empresa sejam estimuladas a fazer o mesmo.
Sabe aquele livro de consulta que só é utilizado para conferir a versão final do documento? Ou aquele marca-texto que você usa na hora de enviar um contrato revisto? Deixe-os na gaveta, mas não em cima da mesa. Assim, fica mais fácil fazer a limpeza do local, o que também contribui demais para a organização no escritório. E uma dica para manter a mesa sempre limpa é ter uma cesta de lixo ao lado da bancada de trabalho.
É também essa postura minimalista que faz com que a empresa não sofra com a perda e o extravio de pastas e documentos. Afinal, eles estarão arquivados em local apropriado.
A última dica para ter um ambiente de trabalho em ordem é, talvez, a mais importante. É impossível colocar em prática todas as demais dicas se os colaboradores não adotarem o hábito da organização no escritório. Em outras palavras, esse comportamento deve ser compartilhado por todos, e isso só ocorre se o gestor conseguir tornar as tarefas suaves e constantes.
Para isso, ele deve implementar as mudanças aos poucos, para que não haja uma resistência grande. Assim, é possível educar a equipe com práticas simples que vão se tornando um hábito. Estimular os profissionais a organizarem o ambiente de trabalho no início de cada dia e antes de encerrar o expediente pode ser uma boa ideia. São essas pequenas ações que manterão todos motivados e produtivos para manter a organização no escritório.A organização no escritório é fundamental para o sucesso de um negócio. Ela interfere diretamente na produtividade de gestores e colaboradores, que devem, juntos, adotar práticas para manter o ambiente de trabalho em ordem. Uma das dicas que acreditamos ser fundamental para otimizar processos é a gestão eletrônica de documentos. Conheça um pouco mais sobre a GED!
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