Como organizar os documentos dos departamentos pessoais

Muitos departamentos pessoais (DP) de empresas não sem preocupam em organizar os documentos do setor. Convivem com informações e papéis empilhados, sem qualquer tratamento e cuidados adequados. Mudar isso é um desafio constante, mas que pode ser superado com a atenção e solução adequada.

Organizar os documentos de um departamento pessoal é mais simples e de baixo custo do que se imagina, embora para isso seja preciso que o gestor responsável entenda que organizar os documentos não se resume a uma ação somente de guarda de documentos.

Deverá ser um processo de gestão documental. Envolvendo elaboração de projetos mais amplos e complexos, que disponham de soluções de tecnologia e pessoal especializado.

Este processo envolverá todo um cuidado de como organizar os documentos físicos. Definindo padrões de indexação após a digitalização dos mesmos para inserção em um software próprio. Este software deverá ser capaz de controlar o fluxo dos documentos dentro do departamento. Deverá também realizar consultas via OCR (Optical Character Recognition) que facilitarão os processos de auditoria e qualidade na empresa.

Os documentos do departamento pessoal

Os documentos acumulados no DP guardam informações importantes para demandas jurídicas, solicitações de funcionários e dados importantes sobre quem trabalha e ou trabalhou na empresa.

A deterioração e o misterioso desaparecimento de informações, são um problema comum que atinge empresas sem qualquer discriminação. Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), 40% do tempo dos colaboradores de uma organização é perdido na busca de informação e em 80% dos casos as pessoas simplesmente não encontram as informações que precisam. Pode parecer redundância, mas este é mais um motivo para se organizar os documentos com muito cuidado e planejamento.

A falta de um controle efetivo sobre isso traz diversos prejuízos. Os mais comuns são:

  • O aumento de causas trabalhistas perdidas;
  • Erros ou inconsistências na coleta e comparação de dados;
  • Aumento do volume de cópias impressas;
  • Necessidade de investimento em espaço físico para organizar os documentos da empresa.

Com todos esses contra tempos, os gestores e funcionários dos departamentos pessoais se sobrecarregam de problemas operacionais. Diminuindo o tempo e recursos para se dedicarem às questões estratégicas e fundamentais para as empresas.

O que fazer?

Por lei, as empresas precisam manter a guarda dos documentos dos seus funcionários por certo período. A temporalidade varia e pode chegar, em alguns casos, a 30 anos para fatores de benefício previdenciário. Mas isso não significa que essa papelada necessite ficar fisicamente no departamento pessoal ou que tudo isso precise de uma organização de documentos manual.

Hoje existem empresas especializadas como a Arquivar. Essas empresas são capazes de fazer a gestão dos documentos guardando-os em um locais próprios, seguros e que permitem serem consultados de forma a evitar a perda e degradação do documento original.

A Arquivar oferece uma solução específica e completa para o Departamento Pessoal para organizar os documentos das empresa.

A solução oferece um software exclusivo, com um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, relatórios e gráficos gerenciais, gestão documental, guarda física e descarte.

O Gestor de Departamento Pessoal

A solução Gestor DP da Arquivar garante a eficiência e a produtividade pela sua segurança para arquivamento e gerenciamento de informações para organizar os documentos. Informações que podem ser recuperadas facilmente, caso aja necessidade de serem consultadas e convertidas em ações estratégicas.

Quer saber mais como a Solução Departamento Pessoal pode organizar os documentos e melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Fale com a Arquivar.

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