Como organizar arquivos de uma empresa da melhor maneira possível?
Esta é uma dúvida que sempre surge na mente dos gestores, principalmente para empresas que trabalham com uma grande quantidade de papéis e documentos diariamente.
Quando os arquivos estão desorganizados, o acesso às informações é difícil e lento, algo que, cedo ou tarde, pode atrapalhar as operações do dia a dia, seja no trabalho com planilhas em comparações documentais ou até nos atendimentos ao cliente.
Aprender a organizar arquivos é fundamental, para garantir que todo o trabalho seja feito da melhor maneira possível sem ignorar ou esquecer detalhes importantes.
Por exemplo, para a realização de apenas uma matrícula, um instituição acadêmica precisa de cópias de dezenas documentos de mais diferentes espécies sobre o aluno, o que no acumulado gera uma grande quantidade de papéis.
Isto sem contar as documentações administrativas, os contratos de fornecedores, parcerias de corporativas, dentre outros. Com tantos documentos, não é difícil entender porque grande parte das empresas no mundo enfrentam dificuldades em organizar e manter organizada a papelada do dia a dia.
O fato é que, quanto maior o sucesso de uma empresa, mais clientes solicitam seus serviços e produtos. Algo que por consequência, eleva os volumes de documentos gerados diariamente.
Quando os documentos não estão organizados, diversos problemas podem aparecer. Exemplo:
Não é uma tarefa fácil realizar o armazenamento de documentos, principalmente no caso das empresas de médio ou grande porte. Os montantes de papéis ocupam bastante espaço físico, além de exigirem custos adicionais como armários, pastas, limpeza, arquivistas, entre outros gastos que afetam diretamente o orçamento do negócio.
A empresa está crescendo? Você tem expectativas de fazer o negócio crescer nos próximos anos para mostrar seu valor como gestor?
Então confira as 9 dicas de como organizar arquivos de uma empresa que devem modernizar sua administração e otimizar os processos produtivos do empreendimento.
Por mais que a digitalização de documentos seja uma tendência em alta nas mais diferentes organizações, sempre existem aqueles arquivos que devem ser mantidos no formato físico por diversos motivos.
Um destes documentos são as notas físicas que comprovam a realização dos pagamentos de bens ou serviços. A dica para facilitar o dia a dia é procurar organizar tais papéis em pastas com os nomes dos fornecedores. Desta forma, se algum fornecedor alegar que não recebeu pagamento, você pode acessar a nota de forma rápida a para comprovar que a empresa honrou os compromissos.
Continuando as dicas de como organizar arquivos de uma empresa, existe também a necessidade de aprender a realizar uma organização de arquivos funcionais, referentes a cada um dos colaboradores do negócio.
Antes de começar a organizar os documentos físicos, você precisa ter em mente que todos esses papéis precisam estar ordenados e seguros, evitando possíveis danos físicos.
Existem normas e leis que regem a organização de certos documentos, sendo necessário segui-las ao organizar tais arquivos.
Ao começar a organizar os documentos da sua empresa, é importante colocar os dados funcionais em pastas com o nome de cada colaborador: currículos, comprovantes de pagamentos de férias ou de fundo de garantia, documentos pessoais, rescisões, adiantamentos, entre outras documentações. Organize estes papéis de forma alfabética para facilitar futuras buscas.
Também é preciso organizar em uma pasta separada, documentações da empresa como: contratos de aluguel, escrituras, CNPJ, contrato social e cadastros. Assim os diretores terão maior acessibilidade aos documentos caso necessitem realizar auditorias e prestar informações em eventuais fiscalizações.
Caso você note que irá precisar de muito tempo e força de trabalho para organizar todos os papéis físicos, vale a pena contratar os serviços de empresas especializadas em realizar de forma adequada a organização de arquivos físicos e digitais.
Existem casos específicos onde a empresa pode optar pela microfilmagem de documentos físicos importantes. Este processo é ato de registrar as documentações em filmes, permitindo eliminar os papéis físicos legalmente, conforme indica o decreto número 1.799/1998 da Lei 5.433/1968.
A microfilmagem é uma forma de preservar documentações originais possibilitando a redução do espaço físico ocupado na empresa, acabando de um forma significativa as chances de perdas ou deterioração causada pelo tempo, além de dificultar contravenções de falsificadores.
Pelo menos 90% dos documentos de uma empresa podem ser digitalizados. A digitalização consiste no trabalho de converter documentações físicas em arquivos digitais, o que por consequência elimina um dos maiores pesadelos das empresas: o acúmulo excessivo de papéis no escritório.
Digitalizar é o melhor dos aconselhamentos para organizar arquivos de uma empresa, seja por reduzir a necessidade de espaço ou pela disposição dos documentos digitalizados em softwares assegurando uma maior a integridade dos mesmos.
Ao buscar o nome do documento através dos softwares para gestão eletrônica de documentos, os gestores podem acessar os arquivos digitalizados nas plataformas dentro de poucos segundos, em qualquer hora e em qualquer lugar.
A otimização do tempo de trabalho em virtude dos arquivos digitalizados, também é relacionada com a melhora na agilidade nos serviços analíticos que exigem a comparação de dezenas de documentos ao mesmo tempo, integrando dados históricos e ativos, reduzindo o tempo para duplicar ou recuperar informações.
Os arquivos digitais se caracterizam por serem mais fáceis de organizar. Sem sair da cadeira do seu escritório, com uso de um computador é possível definir um padrão das organizações dos documentos digitalizados, criando pastas e gerando senhas de acesso para cada arquivo, além de níveis de autorização para cada colaborador.
Você consegue dividir as pastas conforme o nome dos clientes ou os tipos de arquivos.
É importante manter backups de todos os arquivos digitalizados, garantindo cópias de segurança para todos os dados.
Se as informações estiverem nos computadores da empresa, você pode fazer backup salvando os conteúdos dispositivos físicos como CD’s, Pendrive ou HD externo dedicado.
Por outro lado, também é possível arquivar documentos online, em nuvem (cloud). A vantagem está no armazenamento de forma rápida, com baixo custo, com a quantidade de dados que a empresa precisar (sem ocupar espaço físico com servidores).
O armazenamento em nuvem, possibilita ao gestor ou diretor o acesso aos documentos em qualquer parte do mundo.
Um dos grandes benefícios da digitalização de documentos é a facilidade na organização e buscas por informações específicas. No entanto, só é possível usufruir dessa vantagem utilizando uma boa plataforma de organização e armazenamento de arquivos digitais.
Muitas vezes, a empresa faz a digitalização por conta própria deixando os milhares de arquivos “soltos” em computadores. Resultado: em pouco tempo as máquinas se tornam lentas, repletas de pastas desorganizadas, com misturas de arquivos dos mais diferentes tipos e difíceis de serem encontrados.
A partir do momento que você investe na digitalização de documentos através de empresas especializadas, é possível utilizar plataformas online para acesso e organização de todas as documentações digitalizadas.
Estas plataformas online, ou os softwares de gestão eletrônica de documentos, são desenvolvidos para que todas as tarefas organizacionais possam ser realizadas da melhor forma possível, com recursos tecnológicos que ajudam na organização das rotinas.
Após organizar os documentos, é preciso garantir que os arquivos permanecerão organizados.
Na prática, toda a equipe deve contribuir evitando que a bagunça tome conta dos acervos digitais ou físicos.
Para estimular a ação colaborativa, é preciso educar os colaboradores sobre os benefícios dessa prática, criando rotinas de armazenamento de novos dados, solicitando por exemplo, que eles selecionem por setor quais documentos precisam ser digitalizados.
O ideal é manter essa digitalização de novos arquivos diariamente, evitando o acúmulo posteriormente.
Grande parte dos manuais de organização de arquivos, indicam a utilização do índice de documentos, seja para documentações físicas ou digitais.
Primeiro, é preciso listar todos os títulos dos documentos, bem como informar a localização, a data de inserção e o vencimento, já que não é preciso anexar todos os documentos de forma vitalícia, porque a maioria deles perde a validade legal após certo período.
Na sequência, tenha atenção aos documentos que entraram recentemente na empresa e também os que devem ser incluídos em sua tabela de índice. Essa tarefa pode ser desempenhada logo após realizar a triagem inicial das novas documentações.
Não adianta apenas digitalizar o artigo, anexar no computador ou na plataforma online de dados digitalizados. Existe a necessidade de nomear os documentos, do contrário a busca pelos documentos se torna demorada e pouco efetiva no dia a dia.
Na prática, todas as pessoas autorizadas a armazenar arquivos ou dados, precisam ter o hábito de nomear corretamente os documentos.
O recomendável é fazer a nomeação de forma simples e padronizada, com siglas fáceis de digitar, nomes encurtados de clientes, datas ou até considerando uma ordem de importância para que os colaboradores saibam o que é mais importante ou não em termos de documentações.
Imagine a cena: um colaborador acha que existe uma forma melhor de organizar os dados e estabelece novo padrão organizacional de arquivos, mesmo sem ter a autorização do gestor que administra a plataforma de dados digitalizados. Resultado: a grande parte das pessoas que realizará novos acessos terá dificuldade em encontrar os arquivos digitais nos mesmos lugares de antes.
Por este motivo, qualquer inserção ou mudança de localizações dos arquivos precisa ser controlada pelo gestor. Este controle pode acontecer ao exigir que os colaboradores informem sobre as mudanças ou apenas controlando (coibindo) com recursos de gestão das informações nas plataformas/softwares utilizados.
Quantos aos arquivos físicos, também é válido seguir uma regra indispensável: mantenha os documentos sempre no mesmo lugar e estimule os colaboradores a fazerem o mesmo por questões organizacionais.
Se os arquivos físicos forem de extrema importância, ou se a estrutura da empresa for propícia à umidade ou altas temperaturas, vale a pena o investimento em uma sala de segurança para armazenar papéis e mídias como pendrives, microfilmes, DVD, CD etc..
É indicado implantar estas salas com aconselhamento profissional capaz de traçar planos efetivos para controle de umidade ou temperatura, podendo inclusive executarem o monitoramento dos acessos.
Estes locais devem ser protegidos contra incêndios, com a entrada liberada apenas às pessoas autorizadas, reconhecidas via biometria dependendo da informação armazenada ali.
Ao colocar em prática algumas dessas dicas de organização de arquivos, seu trabalho como gestor irá melhorar consideravelmente.
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