Você já pensou que a otimização do fluxo de trabalho da sua empresa é mais um caminho para trazer mais resultados efetivos para o negócio? Não é fórmula mágica, nem são ideias mirabolantes. Estamos falando da implantação do software Workflow.
Sabemos que em todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, a produtividade é uma variável de alto impacto na obtenção de resultados. Por isso, é importante assegurar que todo o processo de trabalho esteja fluindo bem, sem entraves como dificuldade de acessar documentos ou mesmo desalinhamento nas etapas das atividades a serem realizadas.
O software Workflow funciona muito bem como ferramenta auxiliar de organização de etapas de trabalho e para o acompanhamento da circulação de um documento por toda a empresa. De uma maneira simplista, é como se acompanhasse cada passo do documento. Este software também faz parte de um projeto completo de gestão documental.
– Gestão automatizada dos documentos e informações;
– Monitoramento total dos processos: responsáveis, atividades realizadas, pessoas que acessaram o sistema, entre outros;
– Notificações para os envolvidos nos processos, como alerta de modificações, atrasos, repetição de tarefas;
– Agilidade nas consultas, localização e no trato diário com o documento;
– Mais segurança da informação, uma vez que permite o registro de todos os acessos ao sistema e a cada documento específico.
A Forluz, instituição responsável pela previdência complementar dos empregados da Cemig e suas subsidiárias, encontrou nas soluções Arquivar um braço direito na organização das rotinas de trabalho e na gestão de documentos.
Além da geração de enormes quantidades de documentos, a Forluz lida diariamente como demandas como admissão, aposentadorias, férias e desligamento. Com o crescimento do número de tarefas, a empresa viu no sistema de controle de fluxo de trabalho a solução para manter a qualidade dos atendimentos e impulsionar a produtividade.
A partir do entendimento das necessidades da Forluz, seguiu-se com implantação do softwares Workflow Arquivar e a empresa optou também pelo serviço de Guarda Gerenciada. Os resultados ultrapassaram as expectativas do contrato e entregaram à instituição:
– Organização do fluxo de trabalho, com etapas, pessoas responsáveis, prazos e demais ferramentas para o cumprimento da tarefa;
– Redução do uso de papel, reduzindo custo e material acumulado no ambiente;
– Aumento da agilidade no acesso às informações de funcionários;
– Redução do custo e do trabalho com as ligações;
– Satisfação dos públicos com o atendimento.
Este foi um projeto com consideráveis conquistas. São mais de 30 mil fluxos relacionados aos processos na empresa. Faça como a Forluz e venha conhecer nosso trabalho.
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
