No cenário jurídico moderno, a proteção de dados pessoais é uma responsabilidade inadiável. Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), advogados ganharam um papel fundamental na defesa da privacidade e da conformidade nos documentos jurídicos.
Neste artigo, exploraremos a importância dessa união entre o universo jurídico e as práticas da LGPD, mostrando como a proteção de dados pode ser eficiente com um bom software de gestão documental. Vamos juntos nessa jornada em busca de uma atuação consciente e responsável na defesa dos direitos e da segurança dos dados!
Aliás, aproveite e veja nosso conteúdo sobre a lei:
Os principais documentos jurídicos e administrativos que os advogados devem gerenciar
Os advogados devem gerenciar diversos tipos de documentos jurídicos, como contratos, petições, procurações, escrituras, testamentos, entre outros. Cada um desses documentos possui particularidades que devem ser observadas, como prazos, formalidades e requisitos legais específicos.
Além dos documentos relacionados aos processos judiciais, esses profissionais também devem gerenciar documentos internos do escritório, como contratos de prestação de serviços, acordos e termos de confidencialidade, registros de clientes, bem como informações financeiras.
Portanto, é importante que os advogados tenham um sistema eficiente de gerenciamento de documentos, que permita o armazenamento seguro e organizado, a busca rápida e a recuperação de informações relevantes.
Nesse sentido, o uso de tecnologias e softwares especializados pode ser uma boa opção para otimizar esse processo. Ah, vale mencionar que com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, os advogados também devem estar atentos ao tratamento de dados pessoais contidos nos documentos jurídicos.
Portanto, é necessário garantir a segurança e a privacidade de todas as informações, bem como cumprir as obrigações legais previstas na lei. Por isso, é importante que os advogados se atualizem sobre as novas exigências da LGPD e adotem medidas para se adequar às suas disposições. Tudo isso passa pela gestão documental desses arquivos. Vamos entender mais sobre isso?
Entendendo a LGPD para advogados
A Lei Geral de Proteção de Dados é uma legislação brasileira que redefine como as empresas devem tratar os dados pessoais de seus clientes. Ela visa proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade. Inclusive, uma das principais mudanças trazidas pela LGPD para a gestão de documentos jurídicos é a necessidade de consentimento explícito dos titulares dos dados para o tratamento de suas informações.
Para os advogados, a LGPD apresenta uma nova série de desafios e responsabilidades. Os escritórios de advocacia, como qualquer outra empresa, também devem respeitar essas regras, principalmente quando se trata de coletar, armazenar e usar os dados de seus clientes.
Documentos jurídicos e LGPD: como os advogados podem se adaptar?
Para se adaptar à LGPD na advocacia é preciso:
- Revisar suas políticas de privacidade e segurança da informação, garantindo que estejam conforme a nova lei;
- Revisar seus processos de gestão documental;
- Obter autorização dos clientes para coletar, armazenar e utilizar seus dados pessoais;
- Garantir que esses dados sejam protegidos e não sejam compartilhados sem autorização prévia;
- Investir em tecnologias e processos que garantam a segurança e privacidade dos dados;
- Finalmente, é essencial manter um diálogo aberto com os clientes sobre como suas informações são usadas. Transparência e comunicação clara podem ajudar a construir confiança e garantir que os escritórios de advocacia estejam conforme a LGPD.
Os advogados também devem estar preparados para atender a solicitações de clientes que desejam acessar, corrigir ou excluir suas informações pessoais.
Tudo isso requer um sistema de gerenciamento de documentos eficiente e compatível com a LGPD.
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Afinal, como fazer gestão de documentos jurídicos com a LGPD?
Um dos principais desafios da gestão de documentos jurídicos é lidar com a grande quantidade de informações que circulam em um escritório de advocacia.
Por isso, é importante estabelecer critérios claros para a organização dos documentos, como a criação de pastas por cliente ou processo, por exemplo. Assim, é vital implementar um sistema de gerenciamento de documentos que permita o controle efetivo das informações pessoais. Ferramentas de software especializadas podem ser úteis, permitindo a organização, proteção e recuperação eficiente de dados.
ArqGED: a solução em gestão de documentos jurídicos
GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Trata-se de um conjunto de tecnologias e práticas que visam a organização, armazenamento e gestão de documentos em formato digital.
Para os advogados, o uso do GED pode trazer diversos benefícios, como a agilidade na busca por informações, a redução de erros e retrabalhos, além de garantir a segurança e a privacidade dos dados dos clientes.
No contexto da LGPD, o GED se torna ainda mais importante, pois possibilita o controle e a proteção dos dados pessoais contidos nos documentos, garantindo a conformidade com a lei.
O software ArqGED é um BPM (Business Process Management), desenvolvido pela Arquivar que possibilita a:
- Gerenciamento e armazenamento de documentos,
- Virtualização e automação de processos,
- E muitas outras soluções.
Conheça o Módulo Jurídico Arquivar
No Módulo Jurídico Arquivar, documentos referentes a processos estarão na forma digital e todo e qualquer documento gerado pelos advogados não necessitará ser impresso. Este software permite acesso às informações, independente do local físico, pois os dados estarão disponíveis na nuvem.
Vinculado ao sistema GED, tem-se a ferramenta de Workflow que permite o controle de todos os fluxos de trabalho e garante que toda atividade iniciada será finalizada no prazo pré-definido, independente de quantos processos e pessoas estejam envolvidos na atividade.
No sistema, fica registrado todo o histórico dos processos, bem como as ações de todos os envolvidos e também o tempo de execução. Sendo assim, o gerente ou diretor pode verificar a qualquer momento e em qualquer local o andamento dos processos, quantidade de atividades por pessoa ou grupo de pessoas.
Gostou de entender como a LGPD se relaciona com a gestão de documentos jurídicos e administrativos? Gostaria dessa solução para o seu escritório? Aproveite a oportunidade e entre em contato com o nosso time de vendas e entenda mais sobre o Módulo Jurídico Arquivar!
