Quando pensamos em uma administração eficiente é fundamental priorizar a gestão de contratos, em especial para cooperativas de crédito. Não fazer o acompanhamento detalhado desses documentos pode impactar diretamente no desempenho da empresa.
Com uma boa gestão, é possível manter os contratos em ordem, facilitando as atividades rotineiras. Igualmente, a tomada de decisões torna-se mais ágil, uma vez que as informações estão acessíveis quando necessário.
A má gestão de contratos e documentos traz danos a qualquer departamento, aqui destacamos o financeiro. Uma gestão de documentos inadequada para esse setor pode acarretar multas e perda de receita.
Sendo assim, como identificar e confirmar informações sem saber onde está a documentação que contém os dados necessários? O conteúdo de hoje vai mostrar como a gestão de contratos é de suma importância para o seu negócio.
O que é gestão de contratos e qual a sua importância?
A gestão de contratos é o processo de administração de todos os contratos de uma empresa, desde a sua criação até o seu término. Isso inclui a criação, revisão, negociação, assinatura, armazenamento e monitoramento dos contratos.
O gerenciamento de contratos é importante porque ajuda a garantir que as empresas cumpram seus compromissos contratuais e evitem litígios. Além disso, uma boa gestão documental de contratos pode melhorar a eficiência operacional e reduzir os custos administrativos.
Quais são as etapas da gestão de contratos?
A primeira etapa é a análise das necessidades e objetivos do contrato, para serem definidas as cláusulas e condições necessárias. A segunda etapa é a elaboração do contrato em si, que deve ser feita com cuidado e atenção aos detalhes, para evitar erros e ambiguidades que possam gerar problemas futuros.
Posteriormente, vem a etapa de negociação do contrato com as partes envolvidas, para que todos concordem com as cláusulas e condições estabelecidas. A quarta etapa é a assinatura do contrato pelas partes envolvidas, formalizando o acordo e torna as cláusulas e condições do contrato obrigatórias para todos os envolvidos.
Por fim, a última etapa é a gestão documental do contrato, que envolve o arquivamento e a organização do documento, para que ele possa ser facilmente encontrado e consultado quando necessário. Essa etapa é fundamental para garantir a efetividade do contrato e evitar problemas futuros.
É fundamental considerar o tempo de validade do contrato e respeitar suas regras de armazenamento. Isto é, manter o documento no arquivo intermediário ou no arquivo permanente quando assim for estabelecido pela Tabela de Temporalidade Documental.
Gestão de contratos: importância para empresas financeiras
Os registros financeiros são a alma de qualquer empresa desse segmento. Quando falamos em cooperativas de crédito e sua gestão adequada, é essencial pensar em meios de manter a organização documental, para manter a papelada acessível.
Para esse tipo de negócio, o assunto é ainda mais importante, já que muitos documentos são comprovantes importantes de transações. Afinal, eles registram movimentações financeiras cruciais – sem falar nos próprios dados empresariais de clientes, fornecedores e parceiros.
É por isso que, em busca de soluções cada vez mais eficazes e funcionais, as cooperativas de crédito estão procurando meios de fazer uma gestão de contratos mais assertiva. Para isso, elas apostam em soluções tecnológicas e modernas, como a digitalização, que traz a redução do manuseio de documentos físicos.
Principais desafios na gestão de documentos de empresas financeiras
Um dos principais desafios das instituições financeiras é encontrar inteligência operacional para facilitar a rotina. E essa otimização é importante para contribuir com a produtividade dos funcionários.
Sem isso, atividades que poderiam ser concluídas rapidamente levam muito mais tempo por conta de atrasos e gargalos de um processo arcaico, obsoleto e em discordância com as evoluções desse mercado.
Por exemplo: a demora para conseguir uma assinatura jurídica por conta de um documento perdido ou de um superior ausente. Então, uma ação que poderia levar poucos minutos, passa a se estender por vários dias. Porém, com um sistema de assinatura digital isso deixa de ser um problema para se tornar uma etapa simples de resolver num fluxo de trabalho.
Além disso, a má gestão de contratos para cooperativas de crédito representa uma perda de dinheiro por meio do vazamento de receita, sem mencionar a baixa competitividade.
Isso porque informações cruciais são expostas a diversos riscos, documentos importantes se perdem ou são extraviados, e muitos prazos não são cumpridos, gerando multas e acréscimos. Tudo isso reflete negativamente na imagem da empresa.
Sabendo que uma gestão de contratos não eficiente pode trazer danos para o seu negócio, nada mais inteligente do que partir para a ação, antecipando soluções e evitando que a situação saia do controle.
Então, investir na gestão documental profissional e eletrônica se torna um caminho com muitas vantagens. Confira agora os principais!
3 principais benefícios da gestão adequada
Uma cooperativa de crédito pode otimizar os seus serviços com a implementação de um bom sistema de gestão de contratos. Entenda!
1 – Agilidade nos processos
Uma instituição financeira depende de ações rápidas e eficientes. Portanto, o gerenciamento de documentos vem justamente para promover essa melhoria.
Isso ocorre a partir da implementação de soluções que otimizam a extração de informações, armazenamento de dados e controle de acessos.
2 – Melhoria no atendimento
O atendimento ao cliente também é uma prioridade nesse nicho. Afinal, a empresa que lida diretamente com as finanças e com o dinheiro de outras pessoas deve prestar um atendimento exemplar.
Para as cooperativas de crédito, a gestão de contratos também surge como uma possibilidade de solucionar problemas de maneira mais rápida e encontrar informações de forma inteligente e segura.
3 – Tomada de decisões assertivas
Tomar decisões às escuras é um risco. Por outro lado, ter uma visão ampla de seu negócio e das informações corporativas permite uma melhor tomada de decisões.
Quando o assunto é assinatura de contrato, a importância disso triplica. A gestão de contratos ajuda a obter dados e relatórios importantes para tomada de decisão. Assim, é possível saber qual é a melhor hora de fechar negócio com um determinado cliente, ou de encerrar parcerias que não vêm performando bem.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de contratos em cooperativas de crédito?
Além das soluções inovadoras para o dia a dia da empresa, um software de gestão eletrônica de documentos (GED), também ajuda a resolver problemas que muitas vezes são naturalizados nas cooperativas de crédito. Isso acontece graças às suas funções:
- Integrável a softwares ERP por meio de API;
- Capacidade de organizar, armazenar, classificar, recuperar e compartilhar documentos digitalmente;
- Função de automatização e controle de fluxos de trabalho e processos empresariais;
- Permite a colaboração entre equipes em tempo real, bem como o compartilhamento de documentos e aprovações de fluxo de trabalho.
Veja como um sistema de gerenciamento eletrônico pode ser útil na gestão de contratos em empresas financeiras!
Resolve problemas de armazenamento
O armazenamento local de documentos físicos os expõe a diversos riscos. Alguns deles causados pela guarda incorreta, a qual facilita perda de informações e outros problemas.
Com uma quantidade crescente de documentos contendo dados e informações de clientes e empresas, é fundamental pensar na digitalização como uma forma mais segura e mais confiável de manter o arquivamento.
Promove confidencialidade
Mesmo que na sua empresa os papéis sejam bem guardados, quem garante que eles não são acessados indevidamente? E os documentos sigilosos, será que eles recebem um tratamento diferenciado?
Fazendo a gestão documental de informações corporativas mediante um sistema GED, os acessos são registrados e identificados, permitindo que o gestor acompanhe qualquer movimentação documental. É necessário ser autorizado com login e senha para ter acesso a essas informações.
Além disso, o software de gestão de contratos e outros documentos deve atender às normas da LGPD. Por isso, avalie os detalhes a respeito do serviço de gerenciamento documental que você planeja contratar para sua cooperativa de crédito.
Reduz erros
Quanto mais processos manuais, maiores os riscos de erros. Pensando nisso, é necessário automatizar aquilo que se repete diariamente através de softwares e sistemas WEB. Tais programas atuam com mais precisão no processamento de informações, especialmente no que se refere a cálculos e valores.
Melhora o fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho – o famoso “Workflow” – pode ser completamente afetado por uma rotina composta por muitas etapas complexas ou tarefas repetitivas. Uma solução moderna e direcionada para a gestão de contratos, propõe tornar esse fluxo mais eficiente, diminuindo os gargalos e melhorando a produtividade.
Como Arquivar pode ser uma prestadora homologada da sua empresa?
Como você pôde ver, para além da desorganização, os documentos impressos podem colocar as informações de sua empresa em risco. Isso impacta diretamente nas finanças e na própria reputação de seu negócio em seu nicho de atuação.
Muitas empresas do ramo enfrentam dificuldades para organizar e administrar o enorme volume de documentos oriundos da abertura de contas bancárias e inúmeras movimentações.
Essa era exatamente a situação em que a Sicredi se encontrava antes de conhecer a nossa solução. Diante disso, implementamos nosso software para digitalização e gestão adequada de documentos para resolver tais dificuldades.
A Arquivar promove uma solução moderna pensada justamente para cobrir as lacunas da gestão de contratos e promover melhorias que podem ser percebidas rapidamente pela sua equipe.
Somos uma empresa destacada no mercado de digitalização. Oferecemos soluções que vão desde a mais simples até a mais elaborada para que sua cooperativa de créditos se livre da papelada e gerencie arquivos digitais.
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GED: inovação para auxiliar a gestão de contratos
O nosso software ArqGED contempla todas as etapas de otimização do processo documental. Desse modo, o que hoje é apenas um montante de arquivos físicos desorganizados, se tornará digital, seguro e muito fácil de rastrear.
Além disso, nossa equipe atua conforme as determinações previstas em lei para os documentos conservarem o valor jurídico.
O ArqGED é o software de gestão de documentos eletrônico customizável, 100% desenvolvido pela Arquivar que permite que as informações de sua empresa sejam administradas corretamente, diminuindo riscos de extravios, roubo, acidentes etc.
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