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Gestão de RH Digital: 3 formas como o Workflow pode auxiliar

A gestão de RH é fundamental para que o gerenciamento de pessoas ocorra de maneira eficiente em uma empresa. Contudo, há muitos processos e cuidados a fim de que o fluxo de trabalho siga bem. Por esse motivo, a gestão analógica pode ser vagarosa e menos segura.

Falando em RH e fluxo de trabalho (workflow), é no cenário digital que eles podem se unir para otimizar seus processos. Economia de tempo, praticidade e segurança; essas são algumas das vantagens da gestão de RH digital. Vamos falar mais a seguir!

A importância da integração de RH Digital e Workflow

Workflow — fluxo de trabalho, em português — é a utilização de recursos, metodologias e ferramentas para o trâmite de informações, documentos e processos.

Empresária selecionando a foto de um candidato digitalmente
Gestão de RH digital permite contratação remota (Imagem: Freepik)

Também compete a esse fluxo regular a execução, em etapas, de atividades e tarefas, seguindo uma fluidez adequada a cada departamento. Desse modo, todos os envolvidos nos processos executam determinadas ações de forma alinhada.

O conceito de workflow também aceita a possibilidade de uma execução não automatizada das atividades, porém, essa não é a melhor forma de utilizá-lo para obter os melhores resultados.

O workflow é uma rede de tarefas sequenciais feitas regularmente, e isso explica a sinergia desse tipo de fluxo com o conceito do RH digital.

Numa plataforma digital, um software desenvolvido para automação de processos de RH poderia significar uma melhoria exponencial nos resultados da gestão. 

Desafios da transformação Digital do RH 

É muito comum existir resistência à implementação da tecnologia na gestão de RH. A cultura organizacional da empresa, a diretoria, os próprios funcionários do RH podem trabalhar há anos analogicamente e ter seus receios em relação à versão digital do processo.

É clara a importância dos princípios e modos de operação de uma empresa, mas é preciso ter em mente algumas coisas quando o assunto é uma mudança de paradigma como essa.

A implementação de sistema de workflow para RH digital pode melhorar meus processos? Deixá-los mais ágeis? Aumentar a segurança da guarda de documentos e a facilidade de encontrá-los? Garantir que tudo esteja legalmente correto?

Pois então, a resposta para cada uma dessas respostas é afirmativa, e ao longo do texto mostramos cada uma!

A segurança e privacidade dos dados também podem assustar! Não raro, vemos pessoas se apavorando com notícias sobre vazamento de dados, ataques virtuais, e afins. Com isso, essa tensão também está no mundo dos negócios e pode ser causa de uma empresa relutar em fazer a transição.

Mas esse é o tópico mais paradoxal. É justamente graças à automação de processos de RH que o workflow pode ser feito de modo mais seguro. Respeitando, deste modo, o sigilo das informações, dando poder de execução aos responsáveis e protegendo os dados e fluxos.

Adaptação para automatizar o RH digital

A aquisição e adaptação de novas tecnologias também pode ser um desafio. Isso pode ser: investir em novas máquinas e softwares, adaptar sua empresa ao funcionamento dos novos processos, entre outros detalhes.

Duas pessoas conversando em ambiente de trabalho
A aquisição e adaptação de novas tecnologias também pode ser um desafio (Imagem: Freepik)

Contudo, esses são gastos ínfimos, podemos chamá-los verdadeiramente de investimento. Desde o princípio já é possível ver os resultados, como acelerar os processos, garantir uma organização dos dados, entre vários outros recursos que você pode implementar em seu workflow.

Por fim, a capacitação da equipe de RH para a era digital pode ser uma barreira. Em uma empresa que tem seu fluxo de trabalho de RH analógico, é comum esperar que os funcionários da área não estejam habituados ao digital.

Porém, é possível fazer a contratação de funcionários para reforçar seu time ou dar à sua equipe um treinamento corporativo para se adaptar, dominar o sistema e conhecer o fluxo automatizado.

Benefícios da Integração de RH Digital e Workflow

Já levantamos algumas dificuldades que poderiam ser suas dores em relação ao assunto e mostramos algumas medidas auxiliares. Agora, é o momento de pontuar os benefícios da Integração de RH Digital para sua empresa!

Para a implementação de uma solução de gestão de RH Digital — onde a tramitação de documentos físicos e assinaturas contratuais é constante — será preciso antes mapear o caminho da documentação, seja ela física ou eletrônica.

Isso tudo deve compreender responsáveis, executores e prazos de cada atividade até a conclusão do processo. Um trabalho meticuloso fundamental para o sucesso!

1 – Agilidade na tomada de decisões e resolução de problemas

Com todos os atributos do sistema de workflow para RH, o tempo de ação para tomada de decisão e execução é muito reduzido. Veja alguns dos seus recursos mais usuais:

  • Determinação de tempo para execução das atividades;
  • Nomeação de responsáveis;
  • Envio de notificações a gestores ou executantes;
  • Acompanhamento de resultados;
  • Cadastro no sistema de documentos (de um possível candidato) sem a utilização de arquivos físicos;
  • Assinatura de documentações digitalmente sem a presença física do candidato, colaborador ou contratado.

Mesmo com as atividades executadas via workflow, podem acontecer mudanças de prazos das atividades, bem como eliminação ou inclusão de etapas, ou responsáveis. Por esse motivo, graças ao controle do Software sobre as atividades, o fluxo pode ser facilmente ajustado sempre que necessário.

Devido à possibilidade de ajuste, o retrabalho se torna mais ágil e menos frequente. Além disso, há uma considerável diminuição dos erros, pois a própria estrutura do sistema de workflow é desenvolvida para otimizar os processos e evitar falhas.

2 – Aumento do engajamento e satisfação dos colaboradores

Os benefícios da digitalização do RH impactam diretamente os colaboradores de uma forma muito positiva.

Grupo de pessoas em ambiente de trabalho saudando apresentação de colega
Os benefícios da digitalização do RH impactam diretamente os colaboradores de uma forma muito positiva. (Imagem: Freepik)

Toda sua vida na empresa fica registrada de forma segura e acessível. É possível acompanhar em um só sistema: os horários, os resultados, as notificações, além de possibilitar mais agilidade nesses e em outros processos.

Isso vale também para os candidatos, que podem fazer seu processo de seleção de forma digital e remota, sem utilização de documentos físicos. Muito mais prático, não é?!

3 – Otimização do controle de jornada com o Ponto Eletrônico

O controle de ponto digital permite que ajustes na folha sejam feitos em qualquer tempo. Com isso, é possível evitar um acúmulo de trabalho no fechamento do mês.

Outra função do ponto é calcular de modo automatizado a jornada de cada colaborador, logo, o software integra horas extras e bancos de horas automaticamente ao sistema.

Ademais, todos os dados estão protegidos pelo próprio sistema. Com isso, nenhum colaborador sem autorização pode alterar qualquer informação que não lhe pertença.

Estratégias para Integrar RH Digital e Workflow

Para integrar RH digital e workflow, o primeiro passo é identificar processos passíveis de automação.

Antes da implementação de qualquer projeto, é preciso realizar um profundo estudo do fluxo das atividades, prazos, documentações e equipes envolvidas. Essa etapa é muito meticulosa, sendo indispensável a contratação de uma equipe competente no assunto.

Uma vez que o estudo foi concluído e as necessidades evidenciadas, é hora de escolher as ferramentas e plataformas adequadas. Sistemas de gestão empresarial mais robustos, sistemas de gestão de pessoas focados em RH etc.

Gestão de RH Digital com Workflow, na prática

Tendo identificado os processos e escolhido seu sistema de automação de RH, é a hora de definir seu fluxo de trabalho.

É necessário pensar no processo por inteiro, desde a sua origem até a conclusão da atividade, além da possibilidade de execução de atividades do fluxo, como: assinaturas de contratos, uploads de documentos e notificações de prazos. Tudo numa única ferramenta.

Pensando de forma prática, pode-se dizer que as possibilidades e aplicações do workflow são inúmeras. Vão até onde o gestor enxergar o processo e conseguir imaginar a aplicabilidade das ferramentas e metodologias.

A etapa final de implementação é o treinamento e capacitação dos colaboradores.

Todos que vão entrar em contato com o sistema de automação de RH precisam saber como operar. Mas não se preocupe: o sistema é intuitivo e o nível de complexidade da interface varia conforme a necessidade de cada um.

Isso quer dizer, por exemplo, que apenas os colaboradores responsáveis pelo RH precisam ser treinados mais profundamente no programa. Enquanto os outros podem se ater a compreender as funções que lhes cabem.

São muitas vantagens e recursos valiosos que vão transformar para muito melhor o seu modo de fazer gestão de pessoas. Veja, neste vídeo, um breve resumo de alguns dos pontos que comentamos aqui:

Se interessa pelo tema e gostaria de entender mais sobre gestão de RH digital e modos de terceirização desses serviços? Temos um artigo em que abordamos a terceirização no RH, confira!

Empresa de terceirização de serviços e RH Digital: como implementar

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