Responda rápido: você sabe a quantidade de papel que é usada na sua empresa? Certamente, é um volume que pode ser reduzido. E esta é uma tendência que veio para ficar: diminuir o uso de papel nas organizações e gerar mais sustentabilidade.
No Brasil, cada pessoa consome uma quantidade equivalente a 10 mil folhas de tamanho A4 a cada ano, de acordo com a empresa global de consultoria PwC. Além disso, um estudo da Gartner estima que cerca de 3% do lucro das empresas de todo o mundo é gasto com papel, impressão, armazenamento e manutenção de arquivos. Bom, esse cenário pode mudar, concorda?
Neste artigo, você vai entender porque é importante adotar práticas sustentáveis na empresa e como a redução do uso de papel pode ajudar nessa causa!
Antes de ler o conteúdo, assista ao vídeo e saiba porque investir em uma empresa sem papel:
Qual a importância da sustentabilidade nas empresas?
A sustentabilidade é uma preocupação crescente em todo o mundo, e não é diferente no ramo corporativo. Cada vez mais, as empresas estão percebendo que a adoção de práticas sustentáveis pode trazer benefícios significativos, tanto para o meio ambiente quanto para o próprio negócio.
O primeiro fator que revela a importância das ações sustentáveis não poderia ser outro senão a preocupação com o meio ambiente. Essas práticas contribuem significativamente para a preservação dos recursos naturais, reduzindo impactos e ajudando na manutenção do bem-estar para as gerações futuras.
É por isso que surgiu o pacto global conhecido como ESG (Environmental, Social and Governance), que significa “ambiental, social e governança”. Trata-se de um conjunto de ações que devem ser aderidas pelas empresas para atender aos critérios de responsabilidade ambiental.
A sustentabilidade empresarial também gera uma boa visibilidade perante o público, tendo em vista que os consumidores estão cada vez mais conscientes e tendem a preferir empresas que adotam práticas ambientalmente responsáveis. E são essas organizações que movimentam a economia sustentável.
Inclusive, há uma importância financeira na adoção de práticas sustentáveis. Afinal, a implementação de tecnologias que ajudam a diminuir o consumo de energia e água, por exemplo, significa uma redução de gastos operacionais na empresa.
Impacto do uso de papel nas empresas
A utilização intensa do papel ainda faz parte da cultura de várias companhias. Isso ocorre, muitas vezes, em função da burocracia ou mesmo do hábito de se manusear os documentos impressos.
Por outro lado, há alguns anos, novas políticas vêm sendo adotadas pelas corporações, com o objetivo de reduzir o uso de papel, ou fazê-lo de forma mais consciente. E isso pode ser aplicado às empresas de todos os portes e mais variados segmentos.
O uso excessivo de papel é uma desvantagem tanto para o negócio como para a natureza. Na empresa, o acúmulo desse material não só ocupa um espaço que poderia ser destinado a outras funções, como também gera riscos.
A perda de documentos importantes por fatores naturais ou humanos é um deles, além de que o papel sofre deterioração com o passar dos anos. Isso sem contar os gastos que envolvem a papelada física, como impressão, distribuição, armazenamento, e por aí vai.
E em termos de sustentabilidade, pode-se dizer que o uso de papel, exclusivamente, é ultrapassado, pois existem meios de digitalização que podem eliminar a necessidade de guardar papéis. Além disso, uma empresa que insiste na papelada impressa é responsável por gerar mais lixo em comparação às que são adeptas a práticas sustentáveis.
5 motivos para reduzir o uso de papel
Você ainda está se perguntando por que reduzir o uso de papéis é importante para a sustentabilidade nas empresas? Pois vamos te contar os 5 motivos para reduzir o uso de papel na empresa.
1 – Redução de custos
Faça um breve cálculo de quanto sua empresa investe em pacotes de papel, impressoras, toners, cópias, local para armazenar, mobiliário para arquivar e transporte seguro dos documentos impressos. Não temos dúvidas de que o resultado dessa conta não é baixo, então, reduzir o uso de papel traz uma grande economia.
Considere também o tempo despendido pelos funcionários na localização de informações perdidas entre as inúmeras pastas, caixas e arquivos. Todo esse processo pode impactar negativamente a produtividade dos colaboradores, que poderiam estar se dedicando a outras funções.
2 – Organização do ambiente de trabalho
Evitar o acúmulo de documentos no local de trabalho não apenas libera espaço, como também é um dos fatores que torna o ambiente mais agradável para os funcionários.
Seguramente, isso favorece uma relação harmoniosa entre os colegas, e incentiva a produtividade de toda a equipe. Um espaço amplo e organizado proporciona conforto e tranquilidade, favorecendo o fluxo de trabalho.
3 -Segurança das informações
Um documento físico está sujeito a sofrer degradação por fatores ambientais, manuseio incorreto, acidentes e extravios. Mas, quando você transfere os documentos para plataformas digitais, que sejam capazes de gerar backup, permitir acesso remoto e aplicar recursos avançados de proteção de dados, pode ter certeza de que seu acervo está protegido de todas as situações acima.
Desse modo, escolher arquivar digitalmente todos os documentos é mais seguro, dispensa totalmente a necessidade de impressões e o uso de protocolos complexos para acessar informações. Importante ressaltar que a tecnologia garante a segurança dos seus documentos porque existem sistemas de gestão eletrônica pautados em criptografia, senhas e hierarquia de acessos.
4 – Preservação do meio ambiente
Quando alguém pergunta qual é o objetivo da sustentabilidade empresarial, a primeira resposta que surge é a preocupação ambiental.
Os elevados volumes de produção de papel levam à extrapolação dos limites de desmatamento, o que resulta em perdas significativas para a natureza, e até mesmo a destruição de ecossistemas. Para se ter uma ideia, para a fabricação de 1 única folha de papel A4 são necessários, em média, 10 litros de água.
Isso deixa claro que o uso de papel para qualquer finalidade deve ser repensado para além de impressões. Adotar a gestão digital de documentos vai além de questões de inovações e tecnologia, se trata de seguir princípios que comprovadamente prezam pela sustentabilidade.
5 – Preferência do consumidor
O mercado consumidor tem consciência desses problemas ambientais, e o número de clientes que optam por consumir produtos e serviços de empresas ecologicamente responsáveis só aumenta. Inclusive, através das redes sociais, muitas pessoas expõem marcas a respeito do assunto, seja para elogiar a conduta ou para expressar críticas.
Diante disso, é nítido que além da urgência da preservação ambiental, assumir posturas ecossustentáveis valoriza as empresas e fortalece os laços com os consumidores. Reduzir o uso de papel se torna então uma ação estratégica, que pode aumentar a competitividade e agregar valor às marcas, produtos e serviços.
Mudando a gestão de documentos físicos para gestão digital
Mas, afinal, como reduzir o uso de papel nas empresas? Uma boa prática de sustentabilidade no que diz respeito à redução do papel é a digitalização de documentos.
Quando inovações chegam e as mudanças são necessárias, é importante compreender que todo processo de transição envolve primeiro uma mudança cultural, o que pede um novo mindset. Esse aspecto deve ser trabalhado em todos os níveis hierárquicos da empresa.
Para que tudo flua bem, o ideal é que todos os envolvidos compreendam já de início os benefícios que a digitalização vai proporcionar. Otimização de tarefas e ganhos em produtividade são as primeiras vantagens observadas, independente do setor.
Após a implementação, a adaptabilidade costuma acontecer de maneira muito mais rápida quando a mentalidade está preparada para as inovações. Além disso, a percepção das melhorias é um motivador adicional que vem rapidamente.
Com a chegada da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), locais que durante muito tempo só lidavam com documentos impressos, já atuam considerando a gestão de documentos digitais, como é o caso dos cartórios.
Por fim, vale mencionar que o próprio governo tem incentivado o processo de digitalização para empresas por meio da lei 13.726/18, que também é conhecida como Lei da Desburocratização. Além disso, há também a lei 14.603, que respalda as assinaturas digitais.
GED: ferramenta eficaz para reduzir o uso de papel
Bom, até aqui você já entendeu qual a importância da sustentabilidade para as empresas e como é possível migrar para hábitos ecologicamente conscientes, certo? Agora vamos apresentar uma ferramenta que favorece muito a redução do uso de papel na companhia: a gestão eletrônica de documentos (GED).
O GED é uma plataforma que permite acesso a todos os dados documentais da empresa virtualmente, e o documento original é resguardado de danos e acidentes. Com isso, os fluxos de trabalho são mais ágeis e a troca de informações mais fluidas.
A gestão documental por meio de uma plataforma digital é atualmente a alternativa mais rentável e eficaz para empresas que buscam diminuir os gastos e otimizar o trato dos documentos.
Como é feita a gestão de documentos pelo GED
Com essa plataforma é possível controlar todos os documentos, sobretudo os confidenciais, mantendo-os seguros, pois os acessos são baseados em permissões.
Além disso, sempre que for necessário localizar ou buscar qualquer informação, o GED otimiza a busca trazendo os dados de que precisa com muita agilidade. Como uma ferramenta pensada para empresas, inclui tudo que é necessário para gerir e armazenar documentos com total segurança.
Portanto, não se trata de um local em nuvem para simplesmente guardar informações. O GED é um recurso mais robusto, que visa realmente gerenciar dados e documentos de maneira estruturada.
Por fim, permite integração com ferramentas de BPM (Workflow), digitalização de documentos com OCR, realização de assinaturas digitais, guarda terceirizada e organização de documentos.
E então, vamos repensar as ações de sustentabilidade da sua empresa? Aproveite o tema e descubra quais documentos podem ser assinados com assinatura digital para começar a planejar uma transformação no seu negócio!
