Descubra as vantagens da procuração eletrônica e veja como fazê-la! 

A procuração eletrônica é mais uma ferramenta digital que otimiza o trabalho nas empresas. Por envolver diferentes serviços online, reduz muitos trâmites burocráticos que costumam causar transtornos e demora na rotina corporativa. Na forma eletrônica, a procuração dispensa o reconhecimento de firma e, no caso de extravio, pode ser replicada.

A finalidade de uma procuração é basicamente designar outra pessoa, de confiança do outorgante, como representante dele. Ou seja, com liberdade para agir em seu nome nos limites definidos no documento.

A procuração online é mais um exemplo da tendência empresarial da digitalização de documentos. Veja agora o passo a passo para fazer uma procuração eletrônica!

O passo a passo para fazer a procuração eletrônica na RFB

A pessoa interessada, chamada “outorgante”, deve entrar no site da Receita Federal do Brasil (RFB), na área “Senhas e Procurações”, selecionar o tipo de serviço almejado e gerar o documento. O documento deve ser impresso e assinado diante de um servidor da Receita Federal ou receber firma, com reconhecimento em cartório.

A procuração será entregue no período máximo de 30 dias, acompanhada das cópias autenticadas da RG do outorgante e do outorgado para conferência e validação no sistema. Depois de solicitada e autorizada pela Receita, o outorgado receberá um Certificado Digital para acessar online os itens disponibilizados pelo outorgante.

O passo a passo para fazer a procuração com Certificado Digital

Com o auxílio desse serviço, o contribuinte pode delegar a terceiros a oportunidade de usar determinados serviços eletrônicos da Receita Federal, desde que tenha Certificado Digital e depois de se estabelecer uma procuração eletrônica.

Nessa situação, tanto o outorgante como o outorgado precisam de Certificado Digital. No primeiro caso (procuração na Receita Federal), somente o outorgado necessita desse documento.

O cadastramento da procuração eletrônica

O processo é bem simples para quem já está habituado a navegar na internet:

1. Utilize um desses sistemas operacionais: Windows 7 (32 bits e 64 bits), Windows 8 e 8.1 (64 bits), Windows 10 (64 bits), Mac OSX Mavericks e Mac OSX Yosemite, nos principais navegadores (Internet Explorer, Google Chrome, Safari e Firefox).
2. Acesse o site da Receita Federal.
3. Acesse o e-CAC em “Atendimento Virtual” e, em seguida, “Certificado Digital” (a procuração pode ser feita como pessoa física ou empresa).
4. Depois de direcionado à página inicial do e-CAC, selecione na coluna de opções “Senhas e Procurações”.
5. Clique na opção “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC”.
6. Defina, em “cadastro”, se os dados do procurador usarão CNPJ (empresa) ou CPF (pessoa física) e o período de duração do documento, que pode alcançar 5 anos.
7. Selecione o que o procurador poderá fazer no nome do outorgante (como declaração de IRPF, parcelamentos, pagamentos, leilões eletrônicos, declaração sobre operações imobiliárias, SPED, e-financeira e assim por diante).
8. Clique em “Cadastrar procuração”.
9. Espere o aviso do Java e clique em “executar”.
10. Confirme se os dados estão certos e se as obrigações conferem para clicar em “Assinar Documento”.
11. Digite a senha do Certificado Digital.
12. Clique em “OK”, quando aparecer a mensagem de confirmação para concluir o processo.
13. Com a procuração eletrônica devidamente assinada, o cadastro foi efetivado.

O cancelamento da procuração eletrônica

Caso tenha cadastrado algum serviço errado ou trocado de procurador, tem solução. É possível cancelar a procuração eletrônica com Certificado Digital. Basta seguir os passos abaixo:

• com o Certificado Digital, entre no e-CAC;
• selecione “Senhas e Procurações” na coluna de opções;
• clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC”;
• vá até “Cancelar procuração eletrônica”;
• pesquise, entre as procurações ativas, aquelas que deseja cancelar;
• basta agora clicar na opção “Cancelar procuração”.

A consulta às procurações cadastradas

Para fazer uma consulta às procurações cadastradas, os passos a seguir são:

• com seu certificado, acesse o Portal e-CAC;
• escolha “Senhas e Procurações” na coluna de opções;
• clique em “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC”;
• agora acesse “Consultar por procurador”;
• verifique as procurações ativas e os prazos de validade. Fique alerta aos prazos de expiração e, caso seja preciso, solicite a renovação do documento e não deixe de fazer uso das vantagens de realizar todos os procedimentos online.

A procuração tem validade de 5 anos, contando desde a data de sua emissão — a não ser que o outorgante defina um prazo de validade diferente, que só pode ser inferior ao período legal, nunca superior. Vale lembrar ainda que o procurador não tem o direito de transferir os poderes que lhe foram outorgados a um terceiro (substabelecimento).

As utilidades e vantagens da procuração eletrônica

A procuração eletrônica torna o dia a dia de todas as pessoas mais fácil, sejam pessoas físicas, sejam pessoas jurídicas. O outorgado pode efetuar tarefas como a assinatura de documentos, o fechamento de negócios, a efetivação de contratações, a representação perante órgãos públicos, entre outras.

Abaixo separamos algumas vantagens da procuração eletrônica:

• segurança aprimorada, pois trabalha com certificação digital e assinatura digital;
• agilidade na autenticação e na remessa de procurações, pois é possível assinar e remeter um documento online a um outorgado que esteja em outra cidade ou estado, por exemplo;
• centralização de informações, já que a digitalização de documentos substitui a tradicional papelada espalhada em gavetas e pastas físicas;
• gerenciamento de documentos otimizado, pois é possível organizar as procurações na nuvem e ainda, caso se extraviem ou se danifiquem, é possível sua replicação;
• comodidade, já que, com a movimentação completa do eixo de informações do papel físico para o ambiente digital, a empresa amplia seu campo de ação (pode fechar acordos e dar andamento aos processos de qualquer local e em qualquer aparelho móvel);
• consulta rápida a partir da tecnologia Cloud Computing, que evita o desperdício de tempo quando se procuram documentos manualmente;
• redução das despesas operacionais, pois não é preciso recorrer a cartórios para reconhecimento de firma e outras ações e ainda há redução de gastos com impressão e papel.

A procuração eletrônica é uma ótima opção para agilizar processos corporativos e melhorar o gerenciamento de documentos. Em franquias de digitalização de documentos, você pode recorrer a esse recurso para delegar a outros profissionais certas atividades, sem a necessidade de ficar condicionado à procuração impressa. Toda a sua documentação ficará arquivada na nuvem, com segurança e fácil acessibilidade.

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Veja no vídeo abaixo as vantagens de ter uma empresa sem papel: