A era da digitalização é agora! O comércio, o atendimento ao cliente, o marketing e até mesmo os serviços são atividades que podem ser feitas no mundo virtual. Assim, nesse cenário, a autenticação de documentos também ganha uma nova roupagem neste contexto. Mas, ainda levanta uma dúvida: como fazer assinatura digital?
Desta forma, para que você possa entender tudo o que precisa sobre o assunto, neste artigo, te apresentaremos os seguintes tópicos:
- O que é assinatura digital?
- Qual a importância da assinatura digital?
- Existe diferença entre assinatura digital e eletrônica?
- Quais documentos podem ser assinados digitalmente?
- Quais as informações importantes para criar uma assinatura digital?
- Qual o valor legal da assinatura digital?
- 3 passos simples para fazer uma assinatura digital.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma forma moderna, prática e segura de autenticar documentos eletrônicos.
Sabemos que assinar documentos faz parte da rotina de qualquer pessoa. Agora, imagine-se na seguinte situação: suponha que você esteja viajando a negócios e que precise enviar à matriz da empresa documentos oriundos das reuniões que participou.
Obviamente, o jeito mais rápido de fazer isso é enviar o material pela internet. Por outro lado, se esses documentos fossem entregues em papel, você assinaria para comprovar sua autenticidade e sua responsabilidade sobre eles.
Felizmente, essa realidade já existe nas telas de celulares, computadores e tablets. Mas, como é a autenticação digital é feita? Entenda.
Afinal, como a autentificação digital é feita e quais seus recursos de segurança?
A assinatura digital, um recurso tecnológico para validação de documentos, é usada para arquivos eletrônicos, substituindo a assinatura manual e a rubrica. Como assim? Bem, trata-se de uma ferramenta regulamentada pelo Decreto Nº 10.543 de 13/11/2020, que funciona através de criptografia e chaves de segurança.
Veja como funciona: no método em papel, para garantir que alguma folha do documento não fosse trocada, era utilizada a rubrica em cada folha. Por outro lado, no método digital, a rubrica é dispensada, já que o que garante a integridade do documento é o algoritmo HASH.
Hash é um código único do documento, alterado quando há qualquer mudança no conteúdo do documento. Por sua vez, isso reduz as possibilidades de manipulação de informação no arquivo eletrônico. É uma verdadeira ferramenta de se segurança.
Ah, vale destacar que a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) regula as atividades por meio de dois órgãos subordinados: Autoridades de Registro (AR) e Autoridades Certificadoras (AC).
Entenda, agora, a função de cada uma dessas entidades.
Qual a importância da assinatura digital?
Antes de entender como fazer assinatura digital em documentos, veja qual a importância dessa ferramenta e mais alguns conceitos.
Bom, não é novidade que a transformação digital é muito benéfica para as instituições públicas e privadas. Definitivamente, a digitalização promove mais praticidade e mais qualidade nas operações. Os arquivos eletrônicos podem ser armazenados de forma mais eficaz no que se refere à organização e gerenciamento. Aliás, a digitalização ajuda a reduzir o volume de papel nas empresas e órgãos governamentais.
A assinatura digital otimiza processos, já que é feita com poucos cliques, sem o deslocamento das partes envolvidas, ou ainda o envio por motoboy, correio e afins. Desta forma, todo o processo é automatizado.
Portanto, esse recurso também gera mais segurança e autenticidade. Isso devido ao sistema de criptografia, o que valida e resguarda os dados, além de prevenir contra fraudes.
Além disso, a redução de custos minimiza as burocracias envolvidas nos serviços de cartório, como o reconhecimento de firma, por exemplo. Além disso, as despesas ficam menores ao eliminar a necessidade de impressão e armazenamento de documentos em espaço físico.
As principais vantagens dos arquivos eletrônicos
Em suma, arquivos eletrônicos com assinatura digital geram:
- Economia;
- Praticidade;
- Segurança;
- Sustentabilidade;
- Melhoria na experiência do público.
Aliás, determinadas aplicações, como as bancárias, são consideradas cruciais para a manutenção de um negócio. Logo, o uso de assinaturas digitais é imprescindível!
Há muito a ser discutido sobre o assunto, mas entre as divergências existentes, é unânime a importância dessa tecnologia para a era da informação eletrônica na qual adentramos.
Existe diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Sim e é comum confundir assinatura digital com assinatura eletrônica. Por isso, veja as diferenças:
A assinatura digital é autenticada com senha, biometria ou token. Ela exige um certificado digital emitido pela ICP-Brasil e é limitada a documentos textuais. Por outro lado, assinatura eletrônica não é criptografada, seu certificado digital não é incluído na assinatura.
Quais documentos podem ser assinados digitalmente?
Veja quais documentos podem receber autenticação digital!
1. Contratos
Os contratos, como o de prestação de serviços e suspensão de trabalho, podem ser gerados em ambiente virtual e hospedados em um software de gestão de documentos para receberem uma assinatura digital.
2. Petições públicas
As petições públicas e abaixo-assinados que circulam na internet servem para que a população demonstre ao governo o anseio por uma ação específica. O compartilhamento virtual é um aliado nesse sentido, pois atrai grande volume de assinaturas com facilidade.
3. Folha de ponto
Mesmo em tempos de home office, as empresas são obrigadas a manter o sistema de ponto. Como resultado, a folha contento das informações sobre assiduidade e horários dos funcionários pode receber assinatura digital.
4. Documentos financeiros
A abertura de uma nova conta no banco ou a conclusão de um empréstimo exigem a assinatura do usuário. Contudo, esses documentos, quando gerados no modo online pela instituição, têm a possibilidade de serem assinados também online.
5. Relatórios médicos
Por fim, os profissionais da área da saúde se beneficiam das facilidades do recurso digital. Aliás, existem as receitas, atestados e relatórios digitais na medicina para provar!
Outros documentos
Além dos documentos acima, existem:
- Documentos judiciais;
- Termos de compromisso;
- Ordem de pagamento;
- Acordos com sindicatos.
Informações importantes que você precisa saber antes de criar uma assinatura digital
Fique atento aos seguintes detalhes:
O que são AC e AR?
No início deste artigo, mencionamos brevemente as entidades subordinadas da ICP-Brasil, agora vamos explicá-las.
Por exemplo, a Autoridade Certificadora (AC) tem a função de verificar a identidade de um usuário e associar a ele uma chave. Essas informações são então inseridas em um documento conhecido como certificado digital.
Por outro lado, a Autoridade Registradora (AR) é encarregada de solicitar certificados a uma AC. Assim, para que um certificado seja válido, é necessário que o interessado tenha a chave pública da AC para comprovar que aquele certificado foi, de fato, emitido por ela.
Cuidados que você deve ter
Encontre uma AC autorizada pela ICP-Brasil e que tenha credibilidade no mercado e use uma plataforma de confiança. Além disso, armazene seus dados de maneira segura e não os compartilhe com pessoas alheias às suas operações.
Por isso, se for viável, faça uma cópia da chave privada da sua assinatura.
O valor legal da assinatura digital
Os arquivos assinados online possuem o mesmo valor legal dos físicos, desde que estejam em conformidade com os critérios do ICP-Brasil.
Atualmente, o órgão controla uma lista de ACs, sendo algumas delas a Presidência da República, a Receita Federal, o SERPRO, a Serasa e a CertiSign. Isso significa que, para ter validade jurídica diante do governo brasileiro, uma dessas instituições deve prover o certificado.
3 passos simples para fazer uma assinatura digital
Agora, sim, entenda como fazer assinatura digital de forma simples!
- Procure uma entidade que faça esse serviço, isto é, uma AC para a emissão do seu certificado digital mediante pagamento de taxa e apresentação da documentação solicitada;
- Então, selecione o modelo de certificado (A1 ou A3), cuja diferença consiste no local de armazenamento;
- Por fim, faça a validação presencial com cadastramento biométrico.
Por fim, para se fazer assinatura digital no seu computador, instale um programa de certificado SSL (Secure Socket Layer), que é próprio para o envio de informações criptografadas.
E lembre-se: os únicos documentos que exigem uma assinatura digital são aqueles que são exigidos por lei, isto é, certidão de casamento, óbito, contratos de trabalho, entre outros. Além disso, quaisquer documentos entre pessoas físicas e jurídicas podem ser assinados com assinatura eletrônica.
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Em suma, neste artigo, você entendeu que a assinatura virtual é uma tecnologia para autenticação de arquivos online. Assim, o recurso é de suma importância para instituições devido à segurança, praticidade, otimização de processos, entre outros fatores, e é aplicado a diversos tipos de documentos.
Ficou alguma dúvida sobre o que é e como fazer assinatura digital? Se sim, deixe-nos um comentário!
