Assinatura digital e eletrônica – tudo o que você precisa saber

Assinatura digital e eletrônica referem-se a métodos para assinar e validar documentos sem necessidade de presença física. Isso porque, através de meios digitais ou eletrônicos as assinaturas são validadas com total segurança e qualidade. Saiba mais.

Assinatura digital e eletrônica possuem conceitos que muitas vezes se confundem. Mas, é importante compreender a diferença entre eles e tirar todas as suas dúvidas a respeito.

Primeiro, é importante compreender que esse tipo de assinatura é pautado em três pilares fundamentais: tecnologia, legislação e segurança. Eles precisam estar em perfeito equilíbrio para que a assinatura seja, de fato, validada.

A estratégia surge principalmente num contexto em que o governo visa diminuir a burocracia e tornar alguns processos mais ágeis e fluídos. É nesse cenário que surgiu, em 2020, a Lei 14.063, da qual falaremos a seguir.

Entendendo a Lei 14.063

A lei 14.063 foi instaurada em 23 de setembro de 2020. Nela, fica acordado que as assinaturas eletrônicas serão aceitas em interações com entes públicos.

É importante considerar que a lei foi aprovada em um ano de pandemia, onde o afastamento social prejudicou o fechamento de contratos e as sanções de documentos.

Nesse sentido, a solução chegou em hora excelente para facilitar os trâmites sem comprometer a segurança das partes envolvidas. Essa nova lei, então, compreende as assinaturas eletrônicas divididas em 3 categorias:

Assinatura eletrônica simples

Ela identifica o signatário e anexa dados em formato eletrônico signatário. Nesse caso, os dados são cruzados – aqueles que foram assinados com os dados do signatário propriamente dito.

Isso é feito através de um software. Todas as informações ficam registradas – dia, hora e a ciência a respeito do documento.

Então, a identificação do signatário é feita através do usuário e senha de acesso e atrelada a um documento que já está registrado no software.

O processo depende do gerenciamento das informações e da alta qualidade do software na hora de relacionar esses dados. Não há, porém, registro referente à integridade do documento, já que não se sabe se ele sofreu alguma alteração.

Por fim, esse documento depende da existência do software. Portanto, ele está atrelado ao software integralmente e deixa de existir se esse mesmo software também for extinto.

Assinatura eletrônica avançada

Aqui, são incorporados certificados não emitidos pela ICP-Brasil. Mas, é preciso que isso seja admitido pelas partes, que reconhecem a validade.

Ainda que não seja emitido pelo ICP-Brasil, há a necessidade de um certificado digital.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como identidade virtual de uma pessoa física ou jurídica. Este arquivo eletrônico pode estar no seu computador ou em uma mídia externa, como por exemplo um token ou cartão.

Quando um arquivo PDF é assinado com um certificado digital, o processo de assinatura insere neste PDF as informações certificadas, como se estivesse a partir daquele momento “selando” o arquivo para evitar alterações.

Com relação ao controle da operação do documento, ela ocorre a partir de uma das possibilidades:

Ou o signatário utiliza um login e senha pessoais para acesso;

Ou o documento é enviado para o e-mail pessoal, dependendo, portanto, de um acesso também com login e senha pessoais para que o documento seja verificado.

Uma das principais vantagens desse tipo de assinatura é que qualquer modificação no documento após assinatura é identificável – diferentemente na anterior. Isso é feito a partir da criptografia do HASH.

Isso porque, se o documento sofrer algum tipo de alteração, o HASH também é automaticamente alterado, o que corrompe a assinatura.

Nesse caso, ocorre um registro apontando quais assinaturas foram corrompidas e quais delas continuam válidas. As assinaturas ficam sinalizadas para que isso seja perceptível.

A confiança na validade e autenticidade, nesse caso, não recai sobre o software, mas, sim, sobre a tecnologia utilizada – o certificado digital.

Assinatura eletrônica qualificada

Na última possibilidade, a assinatura eletrônica é baseada em um certificado digital conforme os termos do parágrafo 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.

A assinatura Eletrônica qualificada é caracterizada como a mais segura com relação à identificação e também sobre a vontade do titular – a ciência acerca dos termos.

O processo é feito a partir de um certificado emitido pelo ICP-Brasil. O documento é submetido ao software, que por sua vez verifica o HASH – código individual de cada documento eletrônico.

Ocorre em seguida a criptografia do certificado digital, o que gera o documento assinado – exatamente como a Assinatura Eletrônica Avançada.

O que muda aqui é que nesse caso o certificado segue os padrões ICP-Brasil. Isso aumenta a segurança com relação à identidade de quem recebe o documento, ou seja, o signatário.

Isso ocorre porque um agente de registros precisa confirmar que os documentos – sejam eles pessoais ou empresariais – dizem respeito, de fato, àquela pessoa autorizada para assinar.

Isso diminui consideravelmente os riscos de fraude, aumentando a confiabilidade desse processo para o mais alto patamar. Confiança, perenidade e integridade do documento são três características garantidas nesse caso.

Além disso, a lei prevê que documentos assinados a partir do uso de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil seja aceito, com total garantia de integridade.

Efetivamente, para os empresários brasileiros, a lei propõe facilidades e até pode tornar mais baratos os custos com cartórios e despesas relacionadas ao reconhecimento de documentos.

Mas, qual é a diferença entre Assinatura digital e eletrônica?

Entender a lei é importante e até fundamental. Mas, também é prioritário que se compreenda as diferenças entre Assinatura digital e eletrônica.

Assinatura eletrônica:

Assinatura eletrônica é aquele tipo de assinatura que usa algum – qualquer – tipo de validação eletrônica. Por exemplo, podemos citar as senhas do banco. Ou ainda, as próprias assinaturas digitais, tokens e biometria.

Portanto, entendemos que assinatura digital sempre é uma assinatura eletrônica. Mas, o contrário não se repete. Ou seja, nem sempre a assinatura eletrônica é digital.

A assinatura eletrônica é comumente utilizada em meios que envolvam alguma transação e compartilhamento de dados digitais. Por exemplo, podemos citar:

  • Sites de bancos;
  • Comércio eletrônico;
  • Conteúdos pagos;
  • Redes sociais, entre outros.

Ela garante maior proteção e segurança, fazendo com que os dados fornecidos fiquem restritos e permaneçam em sigilo, apesar de validar a ação.

Assinatura digital:

A assinatura digital foi escolhida pela legislação brasileira para ser aquela capaz de substituir definitivamente uma assinatura feita a próprio punho.

Ela se diferencia da anterior por não depender apenas de características virtuais ou de ações do próprio signatário. Para validar essa assinatura é imprescindível um certificado digital.

Isso é feito a partir de um cartão que é emitido por órgãos competentes – tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas – e cujo chip valida a ação de assinatura.

Isso ocorre porque esse modelo possui um altíssimo potencial probatório. Isso significa que uma assinatura digital é segura e comprova, de fato, a veracidade do documento assinado.

Ambas possuem validade jurídica e são regidas pela Medida Provisória 2.200/2001. A medida diz respeito especificamente à validade, integridade e autenticidade de documentos em formato digital ou eletrônica.

Tipos de assinatura ArqSign

O ArqSign é o software da Arquivar para gerar assinatura eletrônica. O sistema trabalha com assinatura avançada e qualificada.

Quando é utilizada a assinatura avançada, é gerado um novo certificado digital para cada signatário. Isso é feito automaticamente pelo software, sem necessidade de que o signatário forneça seu certificado pessoal.

Qualquer alteração realizada no arquivo fica registrada, garantindo maior segurança e total ciência a respeito de qualquer mudança.

A ferramenta permite, também, que o signatário utilize um certificado digital ICP-Brasil em qualquer etapa da assinatura gerando assim uma assinatura qualificada. Os dados serão igualmente registrados.

Por que migrar para Assinatura digital e eletrônica?

Assinatura digital e eletrônica são duas possibilidades modernas e seguras para quem precisa assinar documentos. Essa atividade já não precisa mais ser feita de forma integralmente física, o que atribui agilidade e otimização às tarefas.

Lembre-se que ambas possuem validade jurídica. Além disso, conhecendo um pouco sobre os diferentes tipos de Assinatura digital e eletrônica fica mais fácil entender os níveis de segurança de cada um.

Essa é uma importante etapa para empresas que pretendem praticar uma gestão inteligente de documentos e melhorar seus processos rotineiros. A Arquivar, por sua vez, propõe soluções modernas e qualificadas para isso.

Assista ao vídeo e saiba mais:

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