Inúmeros departamentos são essenciais e compõem uma empresa para que tudo funcione corretamente, como o setor Logístico. Você já parou para pensar em como estruturar documentos logísticos?
Saiba que a gestão negligente desses arquivos pode resultar em atrasos nas entregas, complicações nas tarefas e até prejuízo aos resultados. Por isso, no artigo a seguir, você entenderá quais são as melhores práticas para um gerenciamento de documentos eficiente e poderá evitar problemas.
Antes, confira as vantagens da gestão de documentos para a sua empresa:
Sua empresa ainda não investe em gestão digital para documentos logísticos? Entenda as vantagens dessas tecnologias.
A gestão documental e a assinatura eletrônica possibilitam o processamento e a liberação rápida e eficiente dos documentos, evitando atrasos desnecessários. Além disso, as operações são executadas com maior agilidade, o que resulta em maior produtividade.
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de novas impressões e reduz os gastos com armazenamento físico.
Consequentemente, como resultado, há uma diminuição nos gastos relacionados a papel, tinta e espaço físico. Assim, essa prática beneficia o meio ambiente e também contribui para a redução dos custos operacionais.
A assinatura eletrônica garante a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo contra fraudes e falsificações. Além disso, são fornecidas trilhas de auditoria que permitem rastrear as alterações realizadas, proporcionando segurança aos seus documentos.
Com a gestão documental eletrônica, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo uma colaboração mais eficiente entre equipes e parceiros de negócios.
Por consequência, isso resulta em melhorias na comunicação interna e externa, agilizando processos e promovendo maior sinergia.
A validade jurídica dos documentos é garantida pela utilização da assinatura eletrônica conforme as leis e regulamentações aplicáveis.
Ao adotar uma gestão documental eficiente, é possível simplificar processos burocráticos, reduzir riscos legais e garantir a conformidade com as regulamentações vigentes.
Por fim, o gerenciamento de documentos e a assinatura eletrônica automatizam processos e fluxos de trabalho, eliminando tarefas manuais e repetitivas. Isso resulta na otimização da produtividade, na redução de erros e na liberação de tempo para atividades mais estratégicas.
Ao adotar a gestão documental e assinatura eletrônica para documentos logísticos, sua empresa poderá desfrutar dessas vantagens, aumentando a eficiência, segurança e colaboração, enquanto reduz custos e cumpre as exigências legais.
Primeiramente, antes de falarmos das melhores soluções para gestão de documentos logísticos, conheça aqueles que mais importam para esse departamento. Aliás, vale destacar que alguns são indispensáveis e precisam ser arquivados por alguns anos.
Quando se fala em logística, não se pode negligenciar a importância essencial das notas fiscais. Além disso, as empresas que lidam com mercadorias sujeitas à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) têm a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Porém, é fundamental destacar que o remetente da carga sempre é responsável pela emissão do documento logístico, a nota fiscal. Adicionalmente, é necessário arquivá-la por um período de 5 anos, conforme estipulado no Artigo 173 da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional.
O principal objetivo do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é facilitar o acesso às informações da nota fiscal. Assim, por meio da DANFE, é possível reunir todos os dados importantes de forma mais simples.
Aliás, é importante ressaltar que, embora a DANFE seja indispensável para a circulação de mercadorias, ela não substitui a Nota Fiscal, sendo apenas uma versão simplificada dela.
Conhecido como CT-e, esse documento é emitido por empresas que prestam serviço de transporte de carga. Isso serve para qualquer modalidade de transportem tais como rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário.
Além da versão eletrônica, há também a opção da versão física do CT-e, conhecida como Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). O DACTE desempenha um papel semelhante ao da DANFE, proporcionando maior agilidade no acesso às informações, porém, sem substituir o documento original.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento eletrônico com a finalidade de identificar documentos fiscais por lotes, em vez de forma individual.
É importante ressaltar que o MDF-e tem validade em todo o território nacional e deve ser emitido após a emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Além da versão eletrônica, também existe a opção da versão impressa, conhecida como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE).
Ao contratar um serviço autônomo, é necessário emitir um Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Além disso, é importante incluir os dados do tomador de serviços e uma breve descrição do tipo de serviço contratado. Na área da logística, esse documento também pode ser denominado Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS.
Entre os documentos mencionados anteriormente, como o CT-e, o Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico, o Manifesto Eletrônico e o Recibo de Pagamento, é possível aplicar assinaturas eletrônicas ou digitais.
Existem três padrões diferentes de assinatura digital: CAdES, XAdES e PAdES. Cada um desses padrões oferece diferentes funcionalidades e níveis de segurança para garantir a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.
O CMS Advanced Electronic Signature (Assinatura Eletrônica Avançada do CMS) é utilizado para a Assinatura Eletrônica Avançada (ASN). Esse tipo de assinatura é indicado para documentos binários, sendo recomendado para a assinatura geral de um documento.
Portanto, com o uso dessa assinatura, é possível validar um documento por um longo período, garantindo sua autenticidade e integridade ao longo do tempo.
XML Advanced Electronic Signature é o padrão usado em documentos em formato XML Diferentemente do CAdES ele permite a assinatura parcial de documentos.
O PAdES é para PDF Advanced Electronic Signature. Assim, com esse padrão você pode ter uma visualização do documento e da assinatura. É a melhor escolha se a sua empresa costuma PDF para a confecção de documentos.
Ao implantar a assinatura eletrônica na empresa, deve-se fazer uma boa apresentação da solução. É natural que haja alguma resistência inicial por parte dos fornecedores e parceiros, pois muitos ainda desconhecem essa possibilidade.
No entanto, ao assinar contratos à distância, garante-se a segurança, mantém-se a validade do documento e facilita-se muito os processos para todas as partes. Portanto, após o período inicial de estranhamento, todas as pessoas tendem a aprovar o uso.
O ganho em tempo e agilidade é exponencial. A duração de processos que costumavam levar dias ou até meses para serem concluídos é reduzida para uma semana ou menos.
É importante ressaltar que isso pode variar de acordo com a demanda, porém, a rapidez na conclusão de algumas assinaturas se torna evidente logo nos primeiros dias de uso.
Manter um bom armazenamento de todos os documentos logísticos mencionados anteriormente é fundamental. No entanto, devido ao grande volume de documentos que se acumula em pouco tempo, essa tarefa pode se tornar complexa.
Portanto, é necessário criar um sistema de gestão eficiente que garanta o arquivamento adequado pelo tempo correto. No caso dos documentos logísticos, o ideal é arquivá-los por pelo menos 5 anos a partir da data de emissão.
A Arquivar trabalha com diferentes soluções para digitalização de documentos, guarda e gestão documental. Neste sentido oferecemos a ArqSign, uma plataforma desenvolvida especialmente para auxiliar no processo de migração da assinatura manual para digital.
Asim, com ela, é possível garantir a validade e segurança de todos os documentos. Além disso, é um software 100% brasileiro, sem riscos de incompatibilidade fiscal e legal para as normas do país.
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