Inúmeros departamentos são essenciais e compõem uma empresa para que tudo funcione corretamente, como o setor Logístico. Você já parou para pensar em como estruturar documentos logísticos?
Saiba que a gestão negligente desses arquivos pode resultar em atrasos nas entregas, complicações nas tarefas e até prejuízo aos resultados. Por isso, no artigo a seguir, você entenderá quais são as melhores práticas para um gerenciamento de documentos eficiente e poderá evitar problemas.
Antes, confira as vantagens da gestão de documentos para a sua empresa:
Vantagens da gestão documental e assinatura eletrônica
Sua empresa ainda não investe em gestão digital para documentos logísticos? Entenda as vantagens dessas tecnologias.
Maior agilidade e eficiência
A gestão documental e a assinatura eletrônica possibilitam o processamento e a liberação rápida e eficiente dos documentos, evitando atrasos desnecessários. Além disso, as operações são executadas com maior agilidade, o que resulta em maior produtividade.
Redução de custos e sustentabilidade
A assinatura eletrônica elimina a necessidade de novas impressões e reduz os gastos com armazenamento físico.
Consequentemente, como resultado, há uma diminuição nos gastos relacionados a papel, tinta e espaço físico. Assim, essa prática beneficia o meio ambiente e também contribui para a redução dos custos operacionais.
Segurança e integridade dos documentos
A assinatura eletrônica garante a autenticidade e integridade dos documentos, protegendo contra fraudes e falsificações. Além disso, são fornecidas trilhas de auditoria que permitem rastrear as alterações realizadas, proporcionando segurança aos seus documentos.
Acesso remoto e colaboração facilitada
Com a gestão documental eletrônica, os documentos podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, permitindo uma colaboração mais eficiente entre equipes e parceiros de negócios.
Por consequência, isso resulta em melhorias na comunicação interna e externa, agilizando processos e promovendo maior sinergia.
Conformidade legal e regulatória
A validade jurídica dos documentos é garantida pela utilização da assinatura eletrônica conforme as leis e regulamentações aplicáveis.
Ao adotar uma gestão documental eficiente, é possível simplificar processos burocráticos, reduzir riscos legais e garantir a conformidade com as regulamentações vigentes.
Automatização de fluxos de trabalho
Por fim, o gerenciamento de documentos e a assinatura eletrônica automatizam processos e fluxos de trabalho, eliminando tarefas manuais e repetitivas. Isso resulta na otimização da produtividade, na redução de erros e na liberação de tempo para atividades mais estratégicas.
Ao adotar a gestão documental e assinatura eletrônica para documentos logísticos, sua empresa poderá desfrutar dessas vantagens, aumentando a eficiência, segurança e colaboração, enquanto reduz custos e cumpre as exigências legais.
6 principais documentos logísticos
Primeiramente, antes de falarmos das melhores soluções para gestão de documentos logísticos, conheça aqueles que mais importam para esse departamento. Aliás, vale destacar que alguns são indispensáveis e precisam ser arquivados por alguns anos.
1. Nota fiscal eletrônica
Quando se fala em logística, não se pode negligenciar a importância essencial das notas fiscais. Além disso, as empresas que lidam com mercadorias sujeitas à cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) têm a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Porém, é fundamental destacar que o remetente da carga sempre é responsável pela emissão do documento logístico, a nota fiscal. Adicionalmente, é necessário arquivá-la por um período de 5 anos, conforme estipulado no Artigo 173 da Lei 5.172 do Código Tributário Nacional.
2. Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
O principal objetivo do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é facilitar o acesso às informações da nota fiscal. Assim, por meio da DANFE, é possível reunir todos os dados importantes de forma mais simples.
Aliás, é importante ressaltar que, embora a DANFE seja indispensável para a circulação de mercadorias, ela não substitui a Nota Fiscal, sendo apenas uma versão simplificada dela.
3. Conhecimento de Transporte Eletrônico
Conhecido como CT-e, esse documento é emitido por empresas que prestam serviço de transporte de carga. Isso serve para qualquer modalidade de transportem tais como rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário.
4. Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico
Além da versão eletrônica, há também a opção da versão física do CT-e, conhecida como Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). O DACTE desempenha um papel semelhante ao da DANFE, proporcionando maior agilidade no acesso às informações, porém, sem substituir o documento original.
5. Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento eletrônico com a finalidade de identificar documentos fiscais por lotes, em vez de forma individual.
É importante ressaltar que o MDF-e tem validade em todo o território nacional e deve ser emitido após a emissão do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Além da versão eletrônica, também existe a opção da versão impressa, conhecida como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE).
6. Recibo de Pagamento de Autônomo
Ao contratar um serviço autônomo, é necessário emitir um Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA). Além disso, é importante incluir os dados do tomador de serviços e uma breve descrição do tipo de serviço contratado. Na área da logística, esse documento também pode ser denominado Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS.
Quais documentos logísticos podem ser assinados digitalmente?
Entre os documentos mencionados anteriormente, como o CT-e, o Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico, o Manifesto Eletrônico e o Recibo de Pagamento, é possível aplicar assinaturas eletrônicas ou digitais.
Existem três padrões diferentes de assinatura digital: CAdES, XAdES e PAdES. Cada um desses padrões oferece diferentes funcionalidades e níveis de segurança para garantir a autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.
1. CAdES:
O CMS Advanced Electronic Signature (Assinatura Eletrônica Avançada do CMS) é utilizado para a Assinatura Eletrônica Avançada (ASN). Esse tipo de assinatura é indicado para documentos binários, sendo recomendado para a assinatura geral de um documento.
Portanto, com o uso dessa assinatura, é possível validar um documento por um longo período, garantindo sua autenticidade e integridade ao longo do tempo.
2. XAdES:
XML Advanced Electronic Signature é o padrão usado em documentos em formato XML Diferentemente do CAdES ele permite a assinatura parcial de documentos.
3. PAdES:
O PAdES é para PDF Advanced Electronic Signature. Assim, com esse padrão você pode ter uma visualização do documento e da assinatura. É a melhor escolha se a sua empresa costuma PDF para a confecção de documentos.
Como implantar assinatura eletrônica em sua empresa?
Ao implantar a assinatura eletrônica na empresa, deve-se fazer uma boa apresentação da solução. É natural que haja alguma resistência inicial por parte dos fornecedores e parceiros, pois muitos ainda desconhecem essa possibilidade.
No entanto, ao assinar contratos à distância, garante-se a segurança, mantém-se a validade do documento e facilita-se muito os processos para todas as partes. Portanto, após o período inicial de estranhamento, todas as pessoas tendem a aprovar o uso.
O ganho em tempo e agilidade é exponencial. A duração de processos que costumavam levar dias ou até meses para serem concluídos é reduzida para uma semana ou menos.
É importante ressaltar que isso pode variar de acordo com a demanda, porém, a rapidez na conclusão de algumas assinaturas se torna evidente logo nos primeiros dias de uso.
Armazenamento e cuidados com documentos logísticos
Manter um bom armazenamento de todos os documentos logísticos mencionados anteriormente é fundamental. No entanto, devido ao grande volume de documentos que se acumula em pouco tempo, essa tarefa pode se tornar complexa.
Portanto, é necessário criar um sistema de gestão eficiente que garanta o arquivamento adequado pelo tempo correto. No caso dos documentos logísticos, o ideal é arquivá-los por pelo menos 5 anos a partir da data de emissão.
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