Os principais documentos logísticos e como fazer uma gestão eficiente

São muitos os documentos logísticos que precisam ser administrados corretamente. NF-e, DANFE, CT-e, DACTE, MDF-e RPA são alguns dos principais. Com a assinatura eletrônica da ArqSign fica muito mais fácil e ágil liberar a documentação e fazer uma gestão de qualidade. Leia mais neste conteúdo exclusivo. 

Uma empresa é composta por inúmeros departamentos essenciais. O transporte de cargas sem dúvidas representa um dos setores essenciais para que tudo funcione corretamente.  

Pensando nisso, estruturar uma gestão eficiente de documentos logísticos é um ponto essencial para quem almeja crescimento mercadológico. Há muitos papéis que são fundamentais para essa movimentação.  

Negligenciar essa gestão não apenas pode atrasar entregas, complicar as tarefas e dificultar os resultados como também pode trazer prejuízos irreparáveis. Por isso, dê uma olhada nos principais documentos logísticos e saiba como fazer uma gestão qualificada. 

Quais são os principais documentos logísticos? 

Antes de falarmos das melhores soluções para gestão e documentos logísticos é importante conhecer aqueles que mais importam para esse departamento. Alguns são indispensáveis e precisam ser arquivados por alguns anos.  

Nota fiscal eletrônica 

Não tem como falar em logística sem considerar a importância essencial das notas fiscais. A NF-e é obrigatória para movimentação de mercadorias que estão sujeitos a cobrança de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). 

A nota fiscal é de responsabilidade do remetente da carga, sempre. No entanto, ela deve ser arquivada por um período de 5 anos, conforme previsto em Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173. 

Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica 

A DANFE – Documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica tem como principal objetivo facilitar o acesso às informações da nota fiscal. Por isso, a DANFE reúne todos os dados importantes de forma mais simples.  

É importante destacar aqui que embora a DANFE seja indispensável para a circulação de mercadorias, ela não substitui a Nota Fiscal, já que se trata de uma versão simplificada desta.  Conheça nosso módulo de gerenciamento de nota fiscal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico 

Conhecido como CT-e, esse documento é emitido por empresas que prestam serviço de transporte de carga. Isso serve para qualquer modalidade de transportem tais como rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário. 

Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico 

Além da versão eletrônica existe a versão física do CT-e que é o DACTE – Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico. Ele cumpre um papel similar ao da DANFE, oferecendo maior agilidade ao acesso de informações, porém, sem substituir o original.  

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais 

MDF-e é a sigla para o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, que é um documento eletrônico que tem como finalidade identificar documentos fiscais não individualmente, mas sim por lotes.  

Esse é um documento com validade nacional e deve ser emitido após o CT-e. Além da versão eletrônica existe também a versão impressa, conhecida como Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE). 

Recibo de Pagamento de Autônomo 

Quando ocorre a contratação de um serviço específico, é preciso emitir um Recibo de Pagamento de Autônomo – RPA. Ele entra em ação quando o prestador de serviços é uma pessoa física sem vínculo empregatício.  

Esse documento traz os dados do tomador de serviços e uma breve descrição do tipo de serviço que foi contratado. Para a área da logística ele também pode ser chamado de Recibo de Frete ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual do INSS.  

Armazenamento e cuidados com documentos logísticos 

Manter todos esses documentos logísticos anteriormente citados em bom armazenamento é fundamental. No entanto, essa tarefa pode ser complexa considerando o grande volume de documentos que se acumula em pouco tempo.  

Por isso é importante criar um sistema de gestão que seja eficiente e mantenha o arquivamento pelo tempo correto. No caso de documentos logísticos o ideal é arquivá-los por pelo menos 5 anos a partir da data de emissão.  

Agilidade e facilidade com assinatura eletrônica 

Um dos maiores problemas enfrentados na hora de manter e organizar documentos logísticos é com relação ao tempo. A assinatura é um dos pontos mais demorados, que pode atrasar muitos processos.  

Apostar em processos de assinatura eletrônica pode ser a solução, uma das formas mais adequadas para tornar essa tarefa mais rápida e facilitar potencialmente a gestão documental.  

Quais documentos logísticos podem ser assinados digitalmente? 

Dentre os documentos citados anteriormente, o CT-e, o Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico o Manifesto eletrônico e o Recibo de pagamento são alguns dos que podem receber assinaturas eletrônicas ou digitais.  

Existem 3 padrões diferentes de assinatura digital. São eles: CAdES, XAdES e PAdES. 

CAdES: 

O CMS Advanced Electronic Signature e é usado para ASN.1.Esse tipo de assinatura é indicado aos documentos binários. É recomendado esse padrão para a assinatura geral de um documento. Com ele é possível que um documento seja validado por longo tempo.  

XAdES: 

XML Advanced Electronic Signature é o padrão usado em documentos em formato XML Diferentemente do CAdES ele permite a assinatura parcial de documentos.  

PAdES: 

O PAdES é para PDF Advanced Electronic Signature. Com esse padrão você pode ter uma visualização do documento e da assinatura. É a melhore escolha se a sua empresa costuma PDF para a confecção de documentos. 

Como implantar assinatura eletrônica em sua empresa? 

Implantar a assinatura eletrônica na empresa requer uma boa apresentação da solução. É natural obter alguma resistência inicial de seus fornecedores e parceiros, já que muitos ainda desconhecem essa possibilidade.  

No entanto, assinar documentos a distância garante segurança, mantém a validade do documento e facilita muito os processos para todas as partes. Por isso, passado o estranhamento inicial todas as pessoas tendem a aprovar o uso.  

O ganho em tempo e agilidade é exponencial. O que leva dias ou até meses para ser concluído pode ser reduzido para uma semana ou menos. Claro que isso depende de sua demanda, no entanto, a rapidez com que algumas assinaturas serão concluídas é evidente logo nos primeiros dias de uso.  

Economia financeira 

Além da facilidade, esse processo gera uma grande economia financeira para a empresa. Isso porque, se você considerar que documentos impressos requerem ao menos duas vias, já pode entender o quanto de custo há nisso.  

Mas, também podemos citar facilmente a economia de espaço. Dê adeus às muitas gavetas e arquivos que estão sempre lotados. A organização em setores administrativos será muito mais fácil. Isso sem falar no apelo sustentável que a assinatura digital de documentos logísticos pode agregar à sua empresa.  

Conheça a ArqSign – solução de assinaturas da Arquivar 

A Arquivar trabalha com diferentes soluções para digitalização, guarda e gestão documental. Neste sentido oferecemos a ArqSign, uma plataforma desenvolvida especialmente para auxiliar no processo de migração da assinatura manual para digital.  

Com ela é possível garantir a validade e segurança de todos os documentos. E por ser um software 100% brasileiro não há riscos de incompatibilidade fiscal e legal para as normas do país.  

Acesse o site e saiba mais sobre a ArqSign e todas as soluções propostas pela Arquivar para gerir corretamente os documentos logísticos e toda a papelada de sua empresa.  

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