Assinatura digital – o que é e para que serve?

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assinatura digital é uma solução moderna que criptografa alguns dados para que sejam utilizados na validação de documentos. Ela substitui completamente a rubrica ou a assinatura manuscrita. Mas, para obter uma é preciso ter um certificado digital válido e gerar as chaves de acesso pública e privada.   

O processo de assinatura digital tem se tornado cada vez mais frequente dentro das empresas. Essa é uma escolha inteligente e prática para otimizar alguns processos sem comprometer a segurança e confiabilidade dos acordos.

Atualmente, quanto tempo você dispensa apenas revisando e assinando contratos? Essa pergunta se aplica a negócios de todos os portes, afinal, mesmo as pequenas empresas precisam lidar com essa rotina de tarefas.  

Assim, a assinatura digital vem como uma solução moderna, capaz de tornar algumas tarefas mais ágeis e eficientes. Mas, antes de adotar esse método em seu negócio é importante você tirar todas as suas dúvidas e entender como funciona.  

Afinal, o que é a assinatura digital? 

Assinatura digital é, portanto, uma opção tecnológica para autenticação de documentos. Ela pode ser aplicada em documentos eletrônicos – como arquivos em PDF, por exemplo.  

Esse tipo de assinatura surgiu de maneira bastante oportuna para dar conta de uma nova realidade: os contratos digitais. Afinal, cada vez mais as pessoas têm optado por esse modelo de documento.  

Os motivos são diversos: os documentos digitais são mais seguros, organizados, sustentáveis, economizam espaço e garantem maior agilidade no acesso. 

Mas, eles ainda precisavam de um método de autenticação que compensasse o seu uso – e é aqui que a assinatura digital entra.  

Ela substitui a assinatura manual, aquela que fazemos usando uma caneta, seja ao declarar o nome completo ou com a famosa rubrica. Esse tipo mais moderno se vale de elementos criptográficos para garantir a autenticidade.  

Padrões de assinaturas 

Existem 3 padrões de assinatura digital. Eles se dividem em CAdES, XAdES e PAdES, e cada um possui suas particularidades.  

CAdES: 

Esse modelo é destinado especialmente aos chamados documentos binários. É recomendado esse padrão para a assinatura geral de um documento.  

Ele também permite que um documento seja validado por longo tempo. A sigla significa CMS Advanced Electronic Signature e é usado para ASN.1.  

XAdES: 

A sigla significa XML Advanced Electronic Signature. É usado em documentos em formato XML, como o próprio nome sugere. O seu diferencial com relação ao anterior é que permite a assinatura parcial de documentos.  

PAdES: 

Já o PAdES é para PDF Advanced Electronic Signature, ou seja, destinado a assinatura de arquivos em PDF. Através desse padrão é possível ter uma visualização do documento e da assinatura.  É ideal para empresas onde predomina o uso de PDF para a confecção de documentos.  

Assinatura digital agiliza processos e facilita negociações 

Contudo, imagine a seguinte situação: Você está em uma viagem de férias, mas a sua empresa acaba de fechar o melhor negócio de todos os tempos. Porém, para que isso seja validado a tempo, é necessária sua assinatura.  

A distância, você teria duas opções: Ou desistir do contrato porque não tem como assinar, ou cancelar a sua viagem e retornar as pressas para dar conta dessa obrigação.  

assinatura digital torna isso bem mais simples pois, permite que você valide esse contrato a distância. O procedimento é rápido e seguro – e pode ser feito de qualquer lugar desde que você disponha de uma conexão segura.  

Com o avanço tecnológico e a internet sendo parte cada vez mais frequente de nossas vidas. é natural que soluções como essas se tronem também mais presentes.  

Cuidados que você precisa ter 

Para ter acesso a uma assinatura digital você deve utilizar um software de sua segurança. Ele lhe garantirá uma assinatura segura, feita de maneira verdadeiramente qualificada.  

Controle de acesso personalizado por usuário: 

Uma das coisas mais importantes é que esse software garanta um acesso exclusivo para cada usuário. Isso será feito a partir da criação de um login e senha que garantirá assinaturas exclusivas.  

Software Inteligente com Árvore Documental: 

É importante também optar por um software que tenha uma organização inteligente e se valha do conceito de Árvore Documental, que é uma espécie de Organograma que assegura um Fluxo de Documentos mais seguro e organizado.  

Tabela de Temporalidade: 

A Tabela de Temporalidade refere-se a uma funcionalidade que organiza documentos públicos a partir de sua data de validade. Muitos desses documentos precisam ser renovados de tempos em tempos – e é justamente isso que essa função determina.  

Assim, você não apenas saberá quais documentos digitais precisam de sua assinatura digital como também saberá quais deles requerem uma nova versão.  

Assinatura digital tem validade igual assinatura manuscrita? 

Uma das dúvidas mais frequentes a respeito da assinatura digital é justamente se ela tem a mesma validade de uma assinatura manuscrita. A resposta é: sim! Ela tem o mesmo valor.  

Em 2001 foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. A partir de então, documentos digitais passaram a ter exatamente o mesmo valor dos documentos físicos.  

Para isso, porém, eles requerem uma assinatura digital válida, que garanta a sua autenticidade e valide a sua qualidade. Isso deve ser feito através de meios eletrônicos seguros fornecidos por empresas especializadas.  

Passos para obter uma assinatura digital 

Existem alguns trâmites que são fundamentais para que você tenha a sua assinatura digital validada e realmente possa usá-la em suas negociações.  

Certificado digital: 

A primeira coisa que você precisa ter é o chamado “Certificado Digital”. Essa é uma espécie de documentação eletrônica que pode ser emitida tanto para pessoa física (e-CPF), quanto para pessoa jurídica (e-CNPJ). 

Esse documento digital deverá ser emitido por uma Autoridade Certificadora, que é um órgão autorizado para tal – mais ou menos como o Detran funciona para alguns documentos físicos.  

O grande ponto é que o certificado digital criptografa informações a respeito da empresa ou pessoa e gera duas chaves aleatórias de acesso: uma pública e uma privada. 

As duas chaves se complementam e só podem ser utilizadas em conjunto. Aquela que é privada será usada pelo dono da assinatura para validação, enquanto a pública será compartilhada com as outras partes na assinatura dos contratos.  

Somente quando ambas as chaves forem acionadas em parceria é que a assinatura digita será devidamente validada. É importante ressaltar que de tempos em tempos o certificado precisa ser renovado e as senhas são aletradas.  

Carimbo do tempo: 

O Carimbo do Tempo é um método importante de validação de documentos. Ele atesta que um documento não sofreu nenhuma alteração no intervalo em que foi assinado até o momento em que foi checado.  

Se trata de um método com validade jurídica e mais uma forma de assegurar que as informações contidas na assinatura são verídicas. Somente uma autoridade competente pode carimbar o documento.  

A Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) credenciada pelo ITI – Instituto da Tecnologia da Informação é responsável por esse procedimento.  

Gerenciamento de documentos digitais e físicos 

Naturalmente esse processo de migração para os contratos e documentos digitais requer algum tempo. Não dá para simplesmente transformar tudo em digital de uma hora para outra.  

Para que isso ocorra de forma organizada e segura é importante contar com um software de qualidade, que consiga incorporar diferentes funções e garantir essa organização necessária para lidar com a documentação.  

ArqScan é um software que permite tanto gerenciamento de contratos eletrônicos como contratos físicos. Nesse caso, eles deverão ser digitalizados e assinados eletronicamente para garantirem sua validade no mundo digital.  

Se trata de um software parametrizável, capaz de responder a demanda gerada pela empresa. Ele é desenvolvido sob medida para cada caso, de modo que realmente consiga oferecer as soluções necessárias conforme cada empresa precisa.  

Vantagens ao adotar um software de gestão de documentos 

Agora que você já sabe um pouco mais a respeito da assinatura digital, é hora de falarmos sobre as principais vantagens em adotar um software de gestão para esses e outros documentos.  

Economize tempo: 

A gestão adequada de documentos feitas a partir de um programa específico para isso garante maior agilidade no acesso as informações. Só quem já dispensou algumas horas atrás de um documento sabe o quanto isso pode ser chato! 

Quando você os digitaliza, se tornam arquivos que podem ser nomeados e classificados conforme você quiser, de modo que pessoas autorizadas tenham acesso rápido quando demandarem.  

Economize espaço: 

Livre-se daquelas pilhas de documentos sobre as mesas ou aqueles vários armários de arquivos que você precisa manter e acabam ocupando grande parte do seu escritório.  

Resuma esses papeis em apenas alguns arquivos digitais leves, fáceis de serem acessados e devidamente organizados.  

Livre-se dos riscos: 

Quantos riscos existem para um documento físico? Podemos citar rapidamente alguns como: fatores climáticos, desgaste temporal e riscos de incêndio e umidade.  

Perder um documento, por menos relevante que ele pareça, pode ser uma grande dor de cabeça. Emitir uma nova via, buscar outros que comprovem sua validade, etc…você com certeza não quer passar por isso! 

Arquivos digitais são armazenados em nuvem, recebem assinatura digital e são mantidos em segurança pelo tempo que você quiser.  

Agilize os processos: 

Com certeza esse é um dos grandes benefícios ema dotar documentos digitais: a agilidade. Você ganhará muito tempo na administração, organização, arquivamento e acesso a esses documentos.  

Basta validá-los com uma assinatura digital emitida por uma empresa de qualidade, e pronto!  

Seus problemas acabam e sua equipe ganha mais tempo para prospectar clientes e garantir um bom atendimento ao invés de passar o dia apagando pequenos incêndios.  

Como a Arquivar pode ajudar a sua empresa a migrar para o digital? 

Se você tem uma empresa – seja ela de qual porte for – já notou que a digitalização é um caminho inerente ao crescimento. Afinal, para se tornar mais competitiva e forte a sua marca precisa usar dos canais digitais.  

A Arquivar é uma empresa com 30 anos de experiência na gestão de dados e documentos e possui mais de 50 unidades espalhadas por todo o Brasil.  

Nossa equipe de especialistas já ajudou milhares de empreendedores a adotarem processos mais modernos e ágeis que contribuem para a expansão e o crescimento empresarial. 

Acreditamos que a tecnologia é uma grande aliada e pode ser a solução para quem quer conquistar grandes feitos. Entre em contato e converse com nossa equipe! 

Uma assinatura digital protege seus documentos contra fraudes, falsificações e riscos de deterioração. Chegou a hora de dar esse grande passo e apostar em uma solução mais moderna para um negócio que só tende a crescer! 

E aproveite para assistir ao nosso vídeo sobre o assunto:

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