A quantidade de dados que uma empresa pode gerar ao longo de sua trajetória é enorme. Mas, a grande questão é que nem todos os documentos que contém esses dados podem ser descartados facilmente. Nesse contexto, a gestão documental se torna um fator essencial para que haja um padrão no tratamento dos papéis e mídias que deverão ser arquivados.
Isso porque a lei determina prazos de guarda para cada tipo de documento, e alguns precisam ser mantidos por longo prazo. Desse modo, a administração dos arquivos precisa ser feita com cautela, pois o gerenciamento envolve diferentes procedimentos, tais como:
E essas são apenas algumas das demandas geradas na administração de documentos. Desse modo, é positivo que a empresa invista em uma gestão otimizada de documentos e ao mesmo tempo alinhada com as necessidades do mercado onde atua.
Quer saber quais as principais vantagens da gestão de documentos e arquivos? Leia este artigo!
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De forma simples e objetiva, a gestão documental é uma ferramenta administrativa que agrupa uma série de procedimentos para organizar e arquivar documentos de maneira adequada.
Dentro desses procedimentos está a tratativa dos documentos, visando primordialmente a segurança dos dados, e a adoção de procedimentos para manipulação dos arquivos conforme determina a lei.
A gestão documental é importante por diversos fatores, mas vamos destacar os principais deles neste tópico.
Quando não há padrão no gerenciamento documental ou os procedimentos adotados não são adequados, os riscos de que informações sigilosas sejam expostas é grande. Os dados que alguns documentos detém são muito valiosos. Para algumas empresas – senão todas – seus dados e registros correspondem ao seu maior patrimônio.
E isso é compreensível, pois imagine os prejuízos causados por informações que vazam, se perdem, são extraviadas ou que caem nas mãos da concorrência?
Sendo assim, o controle de dados é essencial, e a gestão documental deve lidar com medidas preventivas e de contingência para casos como esses. Políticas de segurança da informação são fundamentais no gerenciamento de documentos, o que deve incluir diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, uma administração assertiva dos documentos garante fluidez nas atividades dos colaboradores que lidam com eles. As buscas por informações são mais rápidas e a finalização de processos também.
Uma boa gestão documental só traz ganhos e vantagens para a empresa. Após a implementação dessa ferramenta, é possível perceber algumas mudanças no curto prazo:
Veja, detalhadamente, cada uma das vantagens da gestão de documentos associada à digitalização!
A gestão documental possibilita que apenas arquivos que necessitam de tempo de guarda sejam mantidos, enquanto outros, com temporalidade vencida, podem ser descartados. Além do mais, quando digitalizados, a necessidade de espaço físico se torna praticamente nula.
Dessa maneira, as salas de arquivo deixam de ser uma preocupação da empresa. Nesse caso, há duas possibilidades: destinar o espaço a uma outra finalidade ou alugar um escritório menor, reduzindo os custos.
A escolha por trabalhar com documentação digitalizada ajuda a diminuir as despesas uma vez que elimina uma série de gastos como:
O tempo gasto em algumas atividades pode fazer com que alguns colaboradores precisem realizar horas extras. Se o funcionário precisar de alguma informação que demande muito tempo para encontrar nos arquivos, automaticamente terá menos tempo hábil para cumprir suas demandas.
Mas com uma boa gestão documental, sobretudo eletrônica, os arquivos podem ser encontrados com muita facilidade devido ao padrão de organização adotado. Assim, o fluxo de trabalho se torna mais ágil e eficiente.
A rastreabilidade, controle e acesso às informações são aspectos fundamentais quando se fala em gestão documental. Dessa forma, quando medidas bem direcionadas são implementadas, esses três pontos são administrados de maneira mais eficiente.
Rastreabilidade: essa é uma frente essencial para localizar documentos, dados e informações contidas neles. A agilidade e facilidade nessa tarefa é primordial para a fluidez de processos.
Controle: é de suma importância saber quando movimentações ou alterações foram realizadas nos documentos, além de identificar quem as realizou.
Acesso às informações: conforme já dissemos, dados são ativos de alto valor e precisam de confidencialidade. Dessa forma, o acesso deve ser personalizado aos colaboradores de acordo com as necessidades para realização de suas atividades.
Além disso, uma plataforma de gestão eletrônica de documentos (GED) possui recursos que garantem a segurança dos dados, tais como criptografia, senhas e hierarquia de acessos.
Para empresas que lidam diretamente com atendimento ao cliente, a demora na apresentação de soluções devido à necessidade de encontrar documentos específicos é um ponto que prejudica a experiência do cliente.
Dessa forma, uma gestão documental bem planejada vai prever o uso de softwares dedicados a lidar com os documentos e as diferentes demandas do negócio. Os arquivos estarão centralizados, organizados e protegidos.
Você notará benefícios em todas as áreas da empresa, pois haverá agilidade e padronização para as tarefas que envolvem a consulta de documentos.
Agora que você já sabe quais os benefícios da gestão de documentos para uma empresa, aprenda também como resolver os 5 principais problemas da gestão documental.
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