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Auditoria documental: como manter a conformidade legal?

Vamos falar sobre auditoria documental? O fluxo constante de informações em uma empresa, tanto em formato físico quanto digital, requer uma abordagem sistemática e estruturada para garantir a eficiência, conformidade e segurança dos documentos.

Nesse contexto, a auditoria documental desempenha um papel crucial ao oferecer uma avaliação imparcial e rigorosa dos processos de gestão de documentos.

Além de notificar quaisquer pendências relacionadas à documentação, a auditoria atua na prevenção de fraudes financeiras e na análise operacional, entre outras aplicações.

Portanto, trata-se de uma atividade de muita relevância para as empresas que sentem a necessidade de promover mudanças, verificar a integridade de informações sobre o negócio ou se manter conforme a legislação.

Para entender mais sobre o assunto, continue a leitura deste artigo. Aproveite e conheça o ArqAudit, o sistema de auditoria documental da Arquivar!

O que é auditoria interna e qual a sua importância para as empresas?

Auditoria interna é um procedimento realizado nas organizações periodicamente, com o intuito de analisar processos e operações da empresa.

Assim, é possível realizar avaliações e promover melhorias no controle das atividades internas, identificando riscos e garantindo o cumprimento das exigências legais.

Com isso, os auditores podem examinar as atividades da empresa e orientar a Administração quanto às mudanças necessárias.

Além disso, o procedimento permite identificar irregularidades e fraudes nos setores da organização, incluindo operações que envolvam dados financeiros e contábeis.

Foco nas mãos de duas pessoas de negócios segurando uma prancheta com gráficos impressos
A auditoria interna é importante para verificar informações do setor financeiro, analisar operações internas e garantir a conformidade legal, entre outras funções. (Foto: Freepik)

Existem alguns tipos de auditoria interna que podem ser conduzidos conforme os objetivos da empresa. Quando se aplica ao setor financeiro, permite avaliar os registros financeiros e assegurar a integridade das informações.

Similarmente, no departamento de TI é aplicada para revisar a infraestrutura tecnológica, política de segurança da informação, entre outros aspectos.

Também podemos citar a auditoria operacional, que analisa os procedimentos, recursos e controles internos relacionados às operações da organização, para maximizar a produtividade e minimizar os riscos.

A auditoria de conformidade, por sua vez, verifica se a organização está cumprindo as leis e regulamentos internos e externos.

Por fim, temos a auditoria de gestão de riscos, cujo objetivo é garantir que a organização tenha medidas adequadas para identificar, avaliar e mitigar os riscos relevantes. Nesse sentido, a gestão documental deve entrar em pauta em uma auditoria interna, já que engloba todos os aspectos acima: finanças, tecnologia da informação, operações, legalidade e gestão de riscos.

O que é auditoria documental?

Após entender o que é auditoria interna, vale a pena aprofundar um pouco mais na auditoria documental. Essa atividade é um processo de verificação e análise dos documentos e registros de uma organização para avaliar sua conformidade, precisão e confiabilidade.

O objetivo é verificar se os documentos estão completos, com informações precisas, devidamente arquivados e se seguem os requisitos legais e regulatórios.

Veja bem, os documentos guardam informações importantes, inclusive sigilosas, e é por isso que falamos em auditoria documental.

Além disso, eles possuem prazo de validade determinado pela Tabela de Temporalidade Documental e, caso sejam descartados antes do tempo determinado, a empresa poderá ter problemas diante de trâmites legais.

Os documentos digitalizados entram na categoria de segurança da informação, atrelada ao setor de TI, visto que devem ser adotadas medidas para evitar roubo de dados, e assim por diante.

Por que a auditoria interna e documental é importante? Conheça 4 motivos!

Conforme descrevemos acima, a auditoria interna desempenha um papel fundamental no fortalecimento da gestão, governança e controle interno das organizações. Da mesma forma, a auditoria documental garante que a documentação da empresa está adequada.

Na prática, estes são os principais motivos que tornam essas atividades importantes em uma organização:

1. Conformidade legal e regulatória

Ao realizar a auditoria interna, é possível verificar se a empresa está em dia com as leis, regulamentos e políticas aplicáveis. Desse modo, a identificação e correção de gargalos evita a aplicação de multas, penalidades e outras consequências negativas pelo descumprimento das obrigações legais.

2. Melhoria de processos

A auditoria pode ser realizada para analisar e avaliar processos operacionais da empresa, assim, identificando problemas e insuficiências.

A partir de orientações do auditor, a empresa pode traçar um plano de ação para implementar as mudanças necessárias, visando o aprimoramento de processos. Consequentemente, espera-se também uma melhoria nos resultados.

3. Garantia de integridade

A auditoria fornece uma garantia a respeito da precisão de informações financeiras, legais e operacionais. Ou, se for o caso, auxilia na descoberta e prevenção de fraudes, sobretudo no setor financeiro.

Com isso, é possível fortalecer a confiabilidade interna, devido à integridade dos dados.

4. Identificação de riscos

Com análise e avaliação dos processos e controles internos, a auditoria interna identifica riscos operacionais, financeiros, de conformidade e de segurança da informação. Nesse contexto, podemos mencionar novamente a gestão documental na empresa.

O gerenciamento adequado de arquivos é fundamental para as organizações manterem a segurança dos dados que estão sob sua posse.

No caso dos documentos físicos, além de organizá-los adequadamente para evitar perdas, é preciso garantir a proteção contra danos causados pelo tempo ou por acidentes, o que muitas vezes não é possível.

Logo, a digitalização de documentos é a solução que muitas empresas encontram. Ainda assim, os documentos eletrônicos também precisam de cuidados para se manterem protegidos em ambiente virtual. Sem dúvida, digitalizar documentos e armazená-los sem as devidas medidas de gestão é um risco que a empresa corre.

Por isso, é essencial contar com um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos que seja eficiente e, acima de tudo, confiável.

ArqAudit e seus benefícios para o controle de documentos

O ArqAudit é o módulo de auditoria documental dentro do nosso software de gestão de documentos, o ArqGED. Essa ferramenta avalia os documentos e fornece o controle de prazos e vigência, bem como notifica pendências de renovação e informa a falta de documentos importantes.

Com isso, sua empresa conta com um sistema único para auditoria de documentos e tem a garantia de que está cumprindo as determinações legais. Caso contrário, o sistema fornece informações que te permitem identificar desconformidades e, assim, retificá-las.

Organize seus arquivos com a ArqGED e, com o ArqAudit, garanta que os documentos da sua empresa estão em dia! Assim, você evita até mesmo a perda de processos trabalhistas por falta de documentação necessária.

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